Kończę spotkanie. Oczywiście się przedłużyło, więc na kolejne jestem już spóźniona. Szczerze mówiąc liczyłam, że skończy się wcześniej, bo w przerwie miałabym okazję umówić się do dentysty i napisać ważnego maila. Próbowałam to zrobić podczas spotkania, ale zaliczyłam wtopę. Ktoś zadał pytanie i wyszło na jaw, że nie słucham. A przecież wydawało mi się, że mam podzielną uwagę. W drodze na kolejne spotkanie zatrzymuje mnie koleżanka i rzuca: “pamiętasz, że muszę dzisiaj dostać od Ciebie ofertę?”. Cholera, no nie pamiętam, że to miało być akurat dziś. Mam to wpisane do kalendarza, ale jak go dzisiaj przeglądałam, to w tym samym czasie rozmawiałam przez telefon z biurem w Czechach i widać jakoś ominęłam ten termin.
Po spotkaniu otwieram zatem szkic oferty. Chyba piąty raz, bo zawsze mam za mało czasu, żeby się skupić i dokończyć. Podobnie jest tym razem – za 5 minut muszę wyjść z pracy, żeby zdążyć przed przyjazdem internetowych zakupów. 3 minuty zajmuje mi przypomnienie sobie, co wpisałam do tabelki do tej pory. Kolejne 2 minuty spędzam na dopisywaniu kilku formuł. Potem zamykam laptopa i myślę “dopracuję to jutro rano, termin wysyłki do klienta jest o 10, a może uda się skończyć wcześniej poranne spotkanie”. Przy okazji będę musiała odpowiedzieć na te 50 maili, które czeka w skrzynce, stworzyć raport i prezentację. Dużo tego. Chyba nie dam rady. Ale przecież trzeba to zrobić.
Zdarzają Ci się takie sytuacje? Mnie na szczęście coraz rzadziej, bo postanowiłam mocno popracować nad swoim podejściem do zadań i organizacją pracy. Trochę już przybliżałam Ci ten temat w tekście Wszystko na już – opanuj presję czasu, ale dzisiaj chciałam go rozszerzyć. Często presja czasu nie istnieje, a my i tak nie radzimy sobie z natłokiem zadań. Biegamy z miejsca w miejsce, a rzeczy i tak są niezrobione. W pracy i osiąganiu dobrych rezultatów chodzi o to żeby zrobić, a nie tylko robić, kręcić się w kółko i rozpoczynać coraz to nowe rzeczy. No i dziś spróbujemy sobie z tym poradzić, a przy okazji przyjrzymy się kilku ciekawym pojęciom.
Przyznaj: multitasking to ściema
Coś takiego jak multitasking de facto nie istnieje. Nie jesteśmy w stanie robić kilku rzeczy na raz. W rzeczywistości, kiedy multitaskujemy, to przełączamy bardzo szybko uwagę pomiędzy dwoma lub więcej czynnościami. Jakie są tego skutki? Po pierwsze – naukowcy udowodnili, że zrobienie tych samy zadań zajmuje nam wtedy więcej czasu, niż gdybyśmy każde z nich wykonali osobno, poświęcając mu pełną uwagę. Po drugie, zazwyczaj cierpi jakość pracy i robimy błędy. No i wreszcie takie wykonywanie zadań jest stresujące (jeszcze nie skończyłam tamtego a już muszę robić to), męczące i sprawia, że dużo mniej zapamiętujemy. Nie wiem jak Ciebie, ale mnie to przekonuje, żeby raz na zawsze pożegnać się z multitaskingiem.
Staw czoła FOMO
Spokojnie, to nie żadna organizacja przestępcza:). FOMO to skrót od Fear Of Missing Out (Lęk Przed Przegapieniem). To popularne ostatnio pojęcie opisuje stan lęku przed nie wykorzystaniem nadarzających się okazji. Lęk ten popycha nas do podejmowania się jeszcze większej ilości aktywności, zadań, obowiązków. Pomyśl przez chwilę, czy to zjawisko nie dotyczy także Ciebie. Jeśli na wieść o ciekawym wydarzeniu/ szkoleniu/ książce/ filmie/ spotkaniu czujesz nieodpartą chęć natychmiastowego wpisania go do kalendarza, który i tak jest już przepełniony – prawdopodobnie dopadło Cię FOMO.
Jak sobie z tym poradzić? Po pierwsze odpowiedz sobie na pytanie: co z tego mam? Prawdopodobnie głównie życie w pędzie, podczas kiedy wszystkimi tymi przybytkami i tak nie jesteś w stanie się cieszyć, bo już myślisz o kolejnych. Zostań esencjalistą. Zastanów się, które rzeczy są dla Ciebie na prawdę ważne i wyeliminuj/ogranicz pozostałe. Na początku będzie to nieprzyjemne – lęk się pojawi, ale z czasem zniknie, a Ty wreszcie poczujesz, że jesteś w właściwym miejscu, o właściwym czasie i polubisz to uczucie. Zajrzyj koniecznie do tekstu Mniej znaczy więcej.
Wykorzeń pracę, która nie dodaje wartości
To moim zdaniem najważniejszy krok do bardziej efektywnej pracy. Wszystkim, którzy są przeładowani mówię – zastanów się, co nie przybliża Cię do Twoich celów. Pomyśl, z których aktywności możesz w ogóle zrezygnować, bo nie ma z nich dużego pożytku. Te które chcesz nadal wykonywać postaraj się zautomatyzować. Wyznacz swoje zasady (np. w jakich godzinach jesteś dostępny, w jakim czasie odpowiadasz na maile, co robisz a czego nie) i powiedz o nich innym. Zaplanuj również czas, w którym będziesz rewidować czy udało Ci się już wyeliminować pracę nie dodającą wartości czy nadal musisz nad tym popracować. Dokładniej omawia ten temat Priscilla Calaman w artykule Make Time for The Work That Matters.
Wylecz trzebofilię
Czy nie nadużywasz przepadkiem twierdzeń “powinnam”, “trzeba”, “muszę”? To przypadłość, która wiąże się z posiadaniem sztywnych zasad i wysokich wymagań w stosunku do siebie lub innych. Przez najbliższe 3 dni spróbuj zaobserwować, jak często mówisz o przymusie zamiast chęci wykonywania czynności. Trzebofilia skutkuje bardzo często spadkiem motywacji (“ciągle coś muszę, a nie mam czasu na to, co chcę”) oraz poczuciem winy (“powinnam puścić pranie i ugotować obiad, a tak bardzo chce mi się już spać”). Ale oczywiście da się nad tym pracować – zerknij do tekstu Chcę, czy muszę?, znajdziesz w nim proste zadanie, które pomoże Ci przestawić myślenie. Zastanów się też, które z zadań na prawdę powinny być zrobione, a które możesz zwyczajnie odpuścić.
Stosuj OHIO
Nie, nie chodzi tu o stan w USA. To kolejny popularny ostatnio skrót od wyrażenia: Only Handle It Once (Zrób To Tylko Raz). Przeznaczenie jednorazowo więcej czasu na wykonanie danej czynności od początku do końca jest znacznie bardziej efektywne niż wielokrotne wracanie do niedokończonego zadania i dokładanie kolejnych cegiełek. Nad zadaniem trzeba się skupić, przemyśleć. Jeśli robimy to na raty – za każdym razem musimy przypomnieć sobie, do jakich wniosków doszliśmy w poprzednich podejściach, odświeżyć informację. Z drugiej strony nie ma co popadać w przesadę. Jeśli utknę na jakimś zagadnieniu i dopadnie mnie blokada twórcza – przerwa często mi pomaga. Zdecydowanie jednak wolę doprowadzać zadania od początku do końca, niż zostawiać je rozgrzebane.
Trenuj uważność
Jeśli ciężko Ci się skupić na jednym zadaniu, pomoże Ci systematyczny trening uważności. To umiejętność bycia tu i teraz, świadome przeżywanie teraźniejszości, zwracanie uwagi na to co dzieje się w danym momencie w nas i w okół nas oraz odbieranie tego pełnią zmysłów. Nie będę się powtarzać, bo pisałam już o 4 ćwiczeniach mięśnia uważności i 2 aplikacjach, które pomagają ją ćwiczyć. Dodam tylko, że systematyczny trening tej umiejętności pomaga w utrzymaniu koncentracji, wyciszeniu umysłu, osiągnięciu skupienia. Bardzo się przydaje w dzisiejszym szalonym świecie ciągłego pędu.
Podsumuj rezultaty
O rezerwowaniu sobie cotygodniowego “czasu na myślenie” trąbię w kółko, a dzisiaj chciałam zachęcić Cię do komplementarnego rytuału – cotygodniowych podsumowań. Co piątek zadaję sobie pytanie “co udało mi się zrealizować w tym tygodniu?”. Mam z tego dwie korzyści – po pierwsze orientuję się, na ile zbliżyłam się do swoich celów, jakie są kolejne ważne kroki. Po drugie – pamięć o tym rytuale na koniec tygodnia pomaga mi zachować skupienie na realizowaniu zadań podczas jego trwania. Wolę zamknąć tydzień z satysfakcją, niż przyznać przed sobą, że marnowałam czas i zajmowałam się pierdołami. Polecam!
Spodobał Ci się ten artykuł? Bardzo mi miło! Koniecznie daj znać w komentarzach co o tym myślisz i podaj dalej!
