Zebrałeś się, przygotowałeś wszystkie materiały, naparzyłeś kawy – wreszcie jesteś gotowy zabrać się do ważnej analizy i opracowania planu projektu ale… ciągle ktoś Ci przeszkadza! Albo dzwoni telefon, albo wyskakuje okienko powiadamiające o nowym mailu w skrzynce, zza drzwi wystawia głowę kolega pytając, czy nie znajdziesz dla niego dosłownie 5 minut na rozmowę. Z 5 minut robi się 35, po drodze dopada Cię szefowa zagadują w innym temacie i… tak mija pół dnia, a Ty dalej nie ruszyłeś z miejsca z najważniejszym zadaniem. Zdarza Ci się? No to koniecznie czytaj dalej!
Wyeliminowanie lub ograniczenie przerywników i wygospodarowanie nieprzerwanego dłuższego bloku czasowego na realizację ważnego zadania jest trudne w dzisiejszych warunkach pracy, ale nie ma chyba drugiej rzeczy, która równie mocno usprawniłaby moją efektywność. Nawet jeśli wydaje Ci się to nieosiągalne – wypróbuj choć jedno-dwa usprawnienia, zobaczysz, jak wiele zyskasz.
Uświadom sobie, że nie musisz być cały czas dostępny
To najważniejszy punkt i jeśli go nie przepracujesz, nie ma sensu ruszać dalej. Większość problemów zaczyna się w naszej głowie. Przyzwyczailiśmy się, że powinniśmy być stuprocentowo dyspozycyjni, dostępni najlepiej 24 godziny/dobę. Jeśli ktoś nie może się do nas dodzwonić, albo nie reagujemy szybko na jego prośbę – od razu nachodzą nas wyrzuty sumienia, bo może będzie to źle odebrane, prawdopodobnie wzbudzi irytację, zwłaszcza jeśli przyzwyczailiśmy innych do szybkich reakcji.
Prawda jest jednak taka, że trzeba w tym wszystkim znaleźć właściwy balans. Są oczywiście zawody, które wymagają elastyczności i dostępności, ale jeśli spędzimy 80% naszego czasu zajmując się tak zwaną „bieżączką”, możemy go nie znaleźć w ogóle na realizację najważniejszych zadań, od których zależy sukces nasz i firmy, w której pracujemy. Przestań więc działać motywowany wyrzutami sumienia i chęcią spełnienia oczekiwań innych, włącz zdrowy rozsądek.
Przypomnij sobie koniecznie najważniejsze cele do realizacji w tym roku i zacznij od znalezienia czasu na nie. Powiedz sobie głośno i wyraźnie, że poświęcisz im X godzin w tygodniu i nie będziesz w tym czasie reagować na „zaczepki” z otoczenia. Na początku będzie to trudne, z czasem po prostu się do tego przyzwyczaisz. Przyzwyczaisz też innych, że nie zawsze wszystko dasz radę zrobić na już. Najważniejsza jest zmiana mentalna, zrozumienie, że szanowanie swojego czasu to powód do dumy, a nie wyrzutów sumienia.
Powtarzam to w każdym artykule o organizacji i napiszę raz jeszcze – Twój czas to Twoja odpowiedzialność. Nikt nie wyczaruje Ci dodatkowej godziny, nie zmniejszy ilości zadań, nie wprowadzi nowych nawyków zamiast Ciebie. Ty decydujesz i podejmujesz działania ku lepszemu.
Ustal swoje zasady
Żeby ułatwić sobie i innym pracę w tych nowych warunkach – ustal jasne zasady według których zamierzasz postępować i poinformuj o nich współpracowników. A potem się ich trzymaj. Zmiana nawyków i przyzwyczajenie do nich otoczenia wymaga energii, ale w dłuższym czasie ułatwi Ci to pracę.
Przykładowe zasady, które możesz wdrożyć:
Odbieram maile 2 razy dziennie (np o 9:00 i o 14:00), poza tymi godzinami wyłączam skrzynkę.
Wszystkie niepilne sprawy omawiam z moim szefem/zespołem na cotygodniowych spotkaniach, nie od razu jak się pojawią.
Kiedy mam słuchawki na uszach – nie przeszkadzaj mi.
Pierwsze dwie godziny pracy to mój czas na realizację najważniejszego zadania. Nie umawiam wtedy spotkań.
Wygospodaruj duże bloki czasu na ważne zadania
Aby wygospodarować nieprzerwany czas na ważne zadania – zarządzaj proaktywnie swoim kalendarzem. Z dużym wyprzedzeniem wpisz do niego pracę nad kluczowymi projektami, zaplanuj odpowiednią ilość czasu w jednym bloku danego dnia. Dostosuj pozostałe spotkania i prace wokół tych bloków. Jeśli w międzyczasie inni zaczną prosić o spotkania – grzecznie zaproponuj inny termin. Nie zrealizujesz ważnego zadania w półgodzinnych przerwach pomiędzy zebraniami, telefonami i innymi projektami. Potrzebujesz trochę przestrzeni, postaraj się więc o nią. Nie oddawaj swojego kalendarza całkowicie w ręce innych.
Wyłącz powiadomienia o mailach/służbowy komunikator/komórkę
Po prostu. Żeby nic Cię nie rozpraszało, wyłącz to. O ile nie pracujesz w centrum telefonicznym albo pogotowiu ratunkowym, nic się nie stanie, jeśli nawet na ważne telefony odpowiesz po 2-3 godzinach. Nic się też nie stanie, jeśli maile poczekają w skrzynce do końca dnia. Nie musisz rzucać się na każdy nowy sygnał i natychmiast działać. Dopóki jednak nie wyrobisz w sobie nawyku ignorowania tych wszystkich mrugających okienek i urządzeń – najprościej będzie je po prostu wyłączyć. Świat się nie zawali, a Ty zyskasz skupienie i święty spokój do pracy twórczej.
Najbardziej rozprasza mnie chyba mailowa skrzynka odbiorcza. Pokusa, żeby zobaczyć co tam wpadło przez ostatnie 30 minut, czy nie znajdę tam szybkich zadań, by się nimi zająć i odwlec moment rozpoczęcia tych trudniejszych jest wielka. I tak mogę zmarnować pół dnia, a potem wściekam się na siebie, bo mogłam podjąć inną decyzję. Mogłam zamknąć Outlook i postąpić zgodnie ze swoim planem.
Jakiś czas temu w książce Zarządzanie codziennością natknęłam się na wskazówkę, by ustalić, kiedy w ciągu całego dnia następuje Twój czas najwyższej produktywności, kreatywności, skupienia – te kilka godzin, kiedy jesteś wypoczęty, dobrze Ci się myśli. Poświęć ten czas na kluczowe zadania. Wszystkie rutynowe czynności, nie wymagające aż tyle świeżości umysłu przesuń na inny termin. Na maile możesz odpowiadać na przykład pod sam koniec dnia. Uwaga! Czas najwyższej produktywności dla każdego może przypadać o innej porze – u mnie jest to rano, ale znam wiele osób, którym najlepiej myśli się późnym popołudniem i wieczorem.
Wyłącz całkiem internet
Gdy nic innego nie działa – odłącz się całkowicie. Wyeliminujesz w ten sposób nie tylko pokusę sprawdzania nowych maili (bo nie będą wpadać do skrzynki), wycieczki do mediów społecznościowych, chodzenie po bezużytecznych stronach i … w ogóle większość rozpraszaczy. Bycie online to nie jest Twoja praca. To tylko narzędzie, które ma Ci pomóc ją wykonywać, a często przeszkadza. Nie do pomyślenia? Przyzwyczaisz się! Kiedyś ludzie żyli bez internetu;).
Włącz dźwięki natury na słuchawkach
Jeśli pracujesz w pokoju z innymi osobami, a tym bardziej w open space, zaopatrz się koniecznie w wygodne słuchawki, w których przygrywać Ci będzie ulubiona muzyka lub dźwięki natury. Ja przy muzyce nie jestem się w stanie skupić, ćwierkanie ptaków lub szum morza za to kompletnie nie przeszkadzają mi w myśleniu i skutecznie wyciszają wszystkie hałasy dokoła mnie. Polecam stronę Calm. Możesz wybierać pomiędzy odgłosami górskiego jeziora, morza o zachodzie słońca, deszczu w lesie, kominka i wielu innych. Kiedy dookoła robi się głośno, włączam i przenoszę się w inny wymiar.
Słuchawki na uszach dają też pewien pożądany w tym wypadku efekt uboczny – wysyłasz sygnał „jestem zajęty”. Potencjalny przeszkadzacz trzy razy zastanowi się zanim skłoni Cię do ich zdjęcia. Kilka lat temu pracowałam z osobą, która praktycznie cały swój czas przy biurku spędzała w słuchawkach. Denerwowało mnie to, bo lubiłam sobie czasem pogawędzić przy pracy. Wielokrotnie zdarzało mi się zapomnieć o tych jej słuchawkach i powiedzieć coś na tyle głośno, że zdejmowała je z uszu i patrząc na mnie wymownie pytała “chciałaś coś?”. Było mi wtedy strasznie głupio, że zakłóciłam jej pracę. No i z czasem nauczyłam się eliminować ten nawyk gadania do wszystkich wokoło. Przy tym sama stałam się dużo bardziej skupiona. Z pogawędek całkowicie nie zrezygnowałam, ale zostawiam je na przerwy w pracy i zasiadam do nich z osobami, które w tym samym momencie mają na nie ochotę.
Każdy ma swoje nawyki, które trzeba szanować, ale też trzeba na nie reagować, jeśli zakłócają naszą przestrzeń. Porozmawiaj z osobami, które notorycznie Ci przeszkadzają – prawdopodobnie nie mają złych intencji, może nawet nie zdają sobie sprawy, jak uciążliwe jest ich zachowanie. Ustalcie inny kanał komunikacji niż nagabywanie za każdym razem, kiedy pojawi się nowy temat (np. cykliczne spotkania, 15 minut przy kawie na początek lub koniec każdego dnia, by wymienić się nowymi informacjami).
Usiądź tam, gdzie Cię nie znajdą
Wprowadziłeś nowe zasady, zakomunikowałeś je innym, zaplanowałeś dobrze swój czas, wyłączyłeś internet ale… inni nadal podchodzą i Cię rozpraszają? Sięgnij po ostatni krok i zaszyj się tam, gdzie Cię nie znajdą. Może znajdzie się jakieś wolne biurko w dziale finansowym? Oczywiście nie na stałe, ale na te kilka dni, kiedy musisz przygotować się do negocjacji z ważnym klientem. A może Twoja firma daje możliwość pracy z domu raz na jakiś czas? Nie jest to systemowe rozwiązanie problemu, ale przy nagłej potrzebie sprawdza się świetnie.
Współpracownicy kilka razy zastanowią się zanim ruszą korytarzem, by zadać Ci nieistotne pytanie. Mniejszym wysiłkiem będzie samemu znaleźć dane, niż przejść pół budynku, by Cię o nie siódmy raz poprosić. Ludzie sięgają po najprostsze dla nich rozwiązania. Jeśli przeszkodzenie Ci i zdobycie w ten sposób potrzebnych zasobów/informacji przestanie być takie proste – poszukają innych opcji. I z zaskoczeniem stwierdzisz, że radzą sobie doskonale, nie mając Cię pod ręką przez calutki czas.
Wreszcie na koniec mała kontrowersja – zastanów się, czy przypadkiem nie lubisz całego tego rozproszenia i podświadomie go nie nakręcasz. Bo daje Ci poczucie pracy z ludźmi, a nie izolowania się w swoim świecie. Bo pozwala Ci co chwilę robić przerwy od trudnych zadań. Bo dostarcza usprawiedliwienia, żeby zabrać się za mozolny projekt dopiero jutro. Jeśli tak jest – prawdopodobnie sam szukasz kontaktu, możliwości pogawędki. I nie ma w tym oczywiście nic złego, dopóki jeden taki dzień nie zmienia się w tydzień, a potem w miesiąc, podczas gdy zadania pozostają niezrealizowane.
Uwielbiamy przenosić odpowiedzialność na rzeczy dokoła nas – ludzi, procesy, okoliczności. Prawda jest jednak taka, że praktycznie w każdej sytuacji mamy wybór, jak się zachować. Zastanów się więc na początek, czy pierwszym krokiem do zmian nie powinno być zdyscyplinowanie i zmotywowanie samego siebie.
