Najważniejsza umiejętność w dzisiejszym świecie zawodowym? Według mnie: zdolność wybierania i skupienia na kluczowych zadaniach. Zarządzanie nie tylko czasem, ale też energią, by wykonać je możliwie prosto, ale w wysokiej jakości.
Jeśli wydaje Ci się, że tylko Ty masz za dużo na głowie, a innych to w jakiś cudowny sposób nie dotyczy, to… jesteś w błędzie. Nie pamiętam takiego momentu w trakcie ostatnich kilku lat mojej kariery zawodowej, kiedy czułam, że mam więcej czasu niż zadań. Albo nawet kiedy czułam, że mam wystarczająco dużo czasu, by spokojnie wykonać wszystkie zadania. Nadmiar zadań i niedobór czasu staje się dziś normą. I o ile ciężko będzie Ci zmienić ten trend – możesz zmienić swoje podejście do niego. Możesz wykształcić umiejętności, które pomogą Ci radzić sobie w sytuacji, gdy ilość zadań przytłacza.
Kiedyś popełniałam trzy podstawowe błędy w zarządzaniu dużą ilością zadań:
- Wydawało mi się, że powinnam znaleźć czas na wszystko i że inni to umieją. Jeśli nie byłam w stanie tego osiągnąć – reagowałam dużym stresem i irytacją.
- Gdy spadało na mnie więcej zadań, niż byłam w stanie wykonać w danym momencie, nie poświęcałam czasu, by przemyśleć, które z nich są najważniejsze, od których warto zacząć (bo to przecież wymaga trochę czasu, którego ja nie mam!). Rzucałam się na pierwsze z brzegu, najłatwiejsze albo najciekawsze i dawałam się porwać.
- Notorycznie niedoszacowywałam czasu potrzebnego na wykonanie poszczególnych zadań w zadowalającej jakości. Planowałam w związku z tym nierealistycznie, nie chcąc przyznać, że części obowiązków po prostu nie będę w stanie dopełnić.
Zauważyłam jednak te błędy i zaczęłam szukać rozwiązań, które pomogą mi je wyeliminować. Tak wypracowałam technikę radzenia sobie z nadmiarem zadań, którą znajdziesz poniżej. Dzisiaj nie wyobrażam sobie swojej pracy bez jej zastosowania. Weszła mi w krew na tyle, że nawet nie myślę kiedy ją stosuję. Z jej pomocą:
- zrozumiałam, że nie muszę znaleźć czasu na wszystko, ale ponieważ jest ograniczonym zasobem – muszę go mądrze inwestować, wybierając te zadania, które dodają najwięcej wartości i przybliżają mnie do moich celów.
- wyrobiłam w sobie nawyk zatrzymania się na chwilę, gdy ilość zadań zaczyna przerastać moje możliwości czasowe i zastanowienia, które z nich wykonam, a które odrzucę.
- nauczyłam się planować bardziej realistycznie. Z większą dokładnością szacować ilość czasu i energii potrzebnej do wykonania poszczególnych zadań. Dzięki temu od razu wiem, których zadań nie wykonam (i to ja o tym decyduję), a nie daję się zaskoczyć upływowi czasu i energii.
Poniżej znajdziesz mój tok działania krok po kroku.
Krok 1: Zatrzymaj się na 15 minut
Kiedy czujesz, że grunt usuwa Ci się spod nóg, gdy zadania zaczynają napływać w lawinowym tempie i powoli narasta w Tobie panika, że musisz robić szybciej, więcej i dłużej, żeby to wszystko ogarnąć – ZATRZYMAJ SIĘ. Zrób 3 głębokie wdechy, w stresie trudno się myśli. A następnie ZAINWESTUJ 15 minut, by zastanowić się, jak zadziałać mądrze, które zadania wybrać i zrealizować, a z których zrezygnować.
To najważniejszy element całego procesu. Natłok zadań popycha Cię do natychmiastowego, bezmyślnego działania. Nie daj się ogłupić, nie rzucaj się do roboty, tylko zastanów się jak sprawić, żeby ta robota miała sens. Będziesz czuć wielką pokusę, by ominąć ten kwadrans, w końcu w jego trakcie nic nie robisz, TYLKO myślisz. A robota czeka i się piętrzy. Mógłbyś już odpowiedzieć na kilka maili, zamiast myśleć.
Tyle, że te 15 minut to czas, który robi różnice pomiędzy (wybacz określenie) oślim pędem, a DECYDOWANIEM o inwestowaniu swojego czasu w działania dodające najwięcej wartości. Kolejne kroki wykonuję właśnie w jego trakcie.
Krok 2: wypisz wszystkie zadania
Drugi krok pozwala zrozumieć, ile różnych zadań na Ciebie czeka, zobaczyć je “w całości”. Przynosi też dużą ulgę psychiczną. Gdy wypiszesz na kartce wszystkie dopraszające się Twojej uwagi zadania, masz już pewność, że o nich nie zapomnisz. Zostały zapisane, utrwalone na pamięci zewnętrznej, Twój mózg przestanie Ci o nich bez przerwy przypominać.
Spisując kolejne pozycje pamiętaj, że masz ująć na liście WSZYSTKO, co wymaga Twojego czasu w danym okresie (np. tygodniu). Nie zapominaj o spotkaniach, w których musisz uczestniczyć, czytaniu maili, zapoznawaniu się z ważnymi materiałami. Lista “do zrobienia” musi być kompletna.
Być może już w momencie, gdy zobaczysz 30 różnych zadań do realizacji w ciągu najbliższego dnia, zrozumiesz, że Twoje plany są… nierealne. Z części z nich zrezygnujesz, a część przełożysz na inny termin. Jeśli nie będzie to takie oczywiste, przejdź do kolejnego kroku.
Krok 3: oszacuj czas potrzebny na realizację zadań
W tym ruchu, przy każdym zadaniu oszacuj czas potrzebny na jego realizację. Najłatwiej będzie Ci to zrobić w godzinach. Wykonując obliczenia pamiętaj o kilku ważnych wskazówkach:
- Notorycznie niedoszacowujemy ilość czasu potrzebną na realizację zadań, zwłaszcza tych bardziej złożonych. Zastanów się, czy Twoich pierwotnych założeń nie warto jednak zweryfikować. Jeśli ta technika ma Ci pomóc lepiej zarządzać czasem, szacunki muszą być realne.
- Rzadko przygotowujemy się na niespodzianki. W swoim planowaniu załóż bufor na ewentualnie poprawki i zadania, których nie byłeś w stanie przewidzieć.
- Nie jesteś maszyną i nie będziesz efektywny pracując bez przerwy. W Twoim planie powinien znaleźć się czas na przerwy, by chwilę odpocząć, zregenerować siły, zjeść porządny posiłek.
Krok 4: Wypisz ile masz dostępnego czasu
To stosunkowo proste zadanie, ale musisz je wykonać dokładnie. Oszacuj swój dostępny czas w godzinach. Pisząc “dostępny czas” mam na myśli ten, który będziesz w stanie poświęcić na wykonanie zadań z listy i na nic innego. Taki, na który nie masz zaplanowanych innych zobowiązań (spotkań, szkoleń, wyjazdów itp.). Czas, którym jesteś w stanie dowolnie rozporządzić. Masz to? Pamiętałeś, by odjąć przerwy na obiad? :).
Krok 5: porównaj czas potrzebny i czas dostępny
Czas zderzyć się w rzeczywistością. Będę zdziwiona, jeśli w tym miejscu okaże się, że Twojego dostępnego czasu jest więcej niż czasu potrzebnego na wykonanie zadań z listy. Zazwyczaj mamy do czynienia z odwrotną sytuacją. Przyrzekamy sobie wykonanie dwukrotnie lub trzykrotnie więcej, niż na prawdę jesteśmy w stanie. A potem dopada nas poczucie winy, że nie udało nam się tego nierealnego planu wcielić w życie.
Popełniamy ten błąd, bo rzadko patrzymy na CAŁOŚĆ dostępnego czasu i CAŁOŚĆ zadań do wykonania. Podejmujemy decyzje w oparciu o fragment rzeczywistości, zapominając, że tych fragmentów jest więcej. Dopiero przyglądając się dużemu obrazkowi dociera do nas, że to po prostu nie mogło się udać. Trzeba wybierać, decydować. I właśnie tym zajmiemy się w kolejnym kroku.
Krok 6: zdecyduj, które zadania są najważniejsze
Wiesz już, że nie zdołasz zrealizować wszystkich zadań. Wiesz ile czasu masz do wykorzystania. Czas nadać priorytety konkretnym działaniom, zdecydować, które dodadzą najwięcej wartości i wykonasz je w pierwszej kolejności, a które mogą poczekać. Jeśli zaczniesz planować od mniej istotnych i prostszych zadań – zabraknie czasu na te najważniejsze. Zazwyczaj takie decyzje podejmujesz na gorąco, idąc w niewłaściwą stronę. Tym razem podkreśl na liście te zadania, które koniecznie chcesz wykonać.
Wybieraj najważniejsze zadania z listy do momentu aż nie wyczerpiesz ilości dostępnego w danym okresie czasu. Jeśli obliczyłeś go na 35 godzin, wybierz zadania, których realizacja zajmie nie więcej niż 35 godzin i które mają w danym momencie najwyższy priorytet. Nie oszukuj (siebie) i nie naciągaj dostępnego czasu, chyba, że jesteś gotów pracować po godzinach. Pamiętaj o przerwach!
Krok 7: zdecyduj, które zadania odpuszczasz/przesuwasz/delegujesz
Naturalną konsekwencją będzie decyzja, co do zadań, z których w ogóle zrezygnujesz, które przesuniesz w czasie, albo poprosisz o pomoc w ich realizacji kogoś innego. Masz z tego powodu wyrzuty sumienia? W takim razie spójrz na listę zadań, które wybrałeś do realizacji i odpowiedz na pytanie, czy któreś z nich jesteś w stanie zastąpić tą aktywnością, która te wyrzuty sumienia wywołuje. Zarządzanie czasem to sztuka wyboru.
Powyższe ćwiczenie pomoże Ci również komunikować innym swoje decyzje. Jeśli będziesz zmuszony odmówić komuś uczestnictwa w spotkaniu lub w projekcie, zawsze możesz powiedzieć, z jakiego innego ważnego zadania musiałbyś zrezygnować, by wygospodarować czas. Dla większości osób taki argument jest znacznie bardziej przekonujący niż “nie mogę”.
Krok 8: wpisz pracę nad wybranymi zadaniami do kalendarza
Ostatni ważny krok to rozplanowanie wszystkich zadań wybranych do realizacji w kalendarzu. Zdecyduj w jakiej kolejności będziesz je wykonywać, kiedy dokładnie przeznaczysz na nie czas. Trzymam kciuki, żeby udało Ci się ten plan w pełni zrealizować.
Pracując z powyższą techniką z czasem wykształcisz w sobie nawyk zatrzymywania się w gorących okresach i podejmowania decyzji co do tego, które z zadań są najważniejsze, a które warto odpuścić. Zapewnisz sobie też “alibi”. Gdy ilość zadań przytłacza pojawia się stres, presja i poczucie winy wobec tego, czego nie zrobisz. Technika porównywania dostępnego czasu z ilością obowiązków pozwala oddzielić fakty od emocji. Zdejmuje z Ciebie to nieznośne poczucie, że może po prostu za mało się starasz. Ale też wymusza wzięcie odpowiedzialności za inwestowanie czasu w kluczowe działania, zamiast marnować go na te najprostsze ale dodające niewiele wartości. Dlatego tak bardzo ją lubię.