Szanuj szefa swego, możesz mieć gorszego – znacie to powiedzenie? Ja na szczęście tylko w teorii, bo miałam szczęście trafiać na na prawdę dobrych przełożonych. A bycie dobrym szefem jest niełatwe, część z Was pewnie dobrze to wie, ja też od pewnego czasu mam okazję się o tym przekonać. Dzisiaj chciałam podzielić się z Wami największymi błędami, które według mnie popełniają szefowie. Zapinajcie pasy i jedziemy!
Nie precyzuje jasnych oczekiwań
Ten punkt trafia na sam szczyt listy, bo często uniemożliwia efektywną pracę podwładnym. Jeśli jesteś szefem – po pierwsze zastanów się, co chcesz osiągnąć. Bez jasnej wizji, nie będziesz w stanie klarownie przekazać innym, czego od nich oczekujesz. Jak już tą wizję masz, lepiej powtórzyć ją za często (i upewnić się, że wszyscy rozumieją ją w ten sam sposób co Ty), niż za rzadko. Jeśli jesteś podwładnym i nie masz jasności co do oczekiwań – zapytaj. Wymyślanie ich na własną rękę nie ma żadnego sensu i bardzo możliwe, że włożysz dużo wysiłku w coś, co w ogóle nie zostanie potem wykorzystane. Większość osób ma tendencje do przeceniania swojej świadomości/wiedzy – warto się upewnić, nie jest to żaden wstyd, o ile nie pytasz piąty raz o to samo.
Nie daje feedbacku
Miałam raz szefa, który wychodził z założenia, że jak nic nie mówi, to znaczy, że wszystko jest dobrze (nota bene bardzo go lubiłam i dobrze i się z nim pracowało). Osobiście staram się podchodzić do sprawy inaczej, bo bardzo zależy mi na częstym otrzymywaniu informacji zwrotnych – zarówno pozytywnych, które mnie motywują, jak i negatywnych, które pozwalają mi się rozwijać. Jeśli nie powiesz drugiej osobie, że coś robi źle – nie oczekuj, że sama to zauważy i zmieni. Jeśli nie powiesz jej, że robi coś dobrze – po pierwsze przegapisz szansę na zmotywowanie jej do dalszych starań, jak i na utrwalenie w niej tego zachowania (o ile się nie mylę, w psychologii nazywa się to pozytywne wzmocnienie). Dawaj feedback nie tylko swoim pracownikom, ale i kolegom, szefom i wszystkim innym. Część osób ma problem z jego przyjęciem, ale zazwyczaj prędzej czy później go docenia. Pamiętaj żeby feedback był konstruktywny (co możesz zrobić lepiej, a nie co robisz źle) i zrównoważony (podoba mi się że… ale mógłbyś popracować nad…).
Rozwiąże problem za Ciebie
Lubimy przynosić swoje problemy do bardziej doświadczonych osób – dla nich przecież to pestka, dlaczego zatem nie mieliby ich za nas rozwiązać. Otóż rolą szefa nie jest rozwiązywać problemy pracowników, ale nauczyć ich jak mogą to robić sami. To inwestycja, która wymaga na początku dużo czasu i energii, ale spłaca się z nawiązką. Drogi szefie, jeśli nie zaczniesz rozwijać podwładnych – nigdy nie będziesz miał czasu na swoje zadania, bo zawsze będziesz zajmował się ich pracą. Dodatkowo, będzie Ci trudno ich zmotywować, bo nigdy nie poczują się właścicielami projektu. Jeśli jednak poświęcisz na początku więcej czasu, żeby ich odpowiednio przeszkolić, a potem będziesz odpowiednio korygował ich zachowanie i naprowadzał ich na rozwiązania – wkrótce staną się w nich lepsi od Ciebie.
Nie daj się zarzucić problemami i ucz ludzi szukać rozwiązań samodzielnie. Z drugiej strony, osoba bez odpowiedniego szkolenia nigdy nie wpadnie na właściwe rozwiązanie a jedynie doświadczy frustracji – zadbaj więc, żeby wymagania poprzedziło odpowiednie przygotowanie szkoleniowe. Polecam dwie świetna książki na ten temat – Jednominutowy manager spotyka małpę, Jednominutowy manager i przywództwo.
Nie ma dla Ciebie czasu
Nie zawracaj mi głowy błahostkami, kiedy mam na głowie pilny projekt dla prezesa. Brak czasu, zainteresowania i okazywanie zniecierpliwienia to duże błędy szefa. Regularne spotkania z moimi podwładnymi traktuję priorytetowo i nawet jeśli muszę je przesunąć, staram się znaleźć zastępczy termin w niedalekiej przyszłości. Należy tez pamiętać, że mniej doświadczeni pracownicy będą potrzebować więcej naszego czasu, żeby się rozwinąć. Staram się myśleć, że to szef jest dla pracownika a nie odwrotnie.
Nie wie, kiedy poprowadzić za rękę, a kiedy dać wolną rękę
Jak już wspomniałam powyżej – szef musi zawsze wziąć pod uwagę, na jakim etapie doświadczenia w danym projekcie jest pracownik – to powinno determinować nasze podejście wobec niego. Nowo zatrudniony adept będzie potrzebował szczegółowego szkolenia, bezpośrednich instrukcji i częstego nadzoru. Doświadczony wyjadacz szybko straci motywację, jeśli nie damy mu znacznie więcej przestrzeni, jeśli jednak na początku ustalimy jasne oczekiwania a potem od czasu do czasu będziemy sprawdzać postęp prac – mamy szansę nie tylko na świetne wyniki, ale też na szczęśliwego pracownika. Styl zarządzania musi zawsze korespondować ze stopniem doświadczenia podwładnego – więcej na ten temat znajdziecie w książce Jednominutowy manager i przywództwo. Ważna uwaga – pamiętaj, że doświadczenie jako takie nie równa się doświadczeniu w danej dziedzinie – jeśli doświadczony sprzedawca będzie starał się opanować nowy system komputerowy – na początku też będzie potrzebował więcej pomocy.
Nie docenia i nie buduje dobrej atmosfery
To jeden z ważniejszych obowiązków szefa, moim zdaniem często zaniedbywany. Szczęśliwi ludzie pracują lepiej, warto zatem poświęcić choć 10 minut dziennie na zbudowanie dobrej atmosfery. Jak to zrobić? Przede wszystkim okazując innym szacunek, zainteresowanie, budować zaufanie. Warto też być otwartym na sugestie, pytania, pomysły. Czasem wystarczy się po prostu uśmiechnąć albo zapytać “co słychać”, żeby pomóc drugiej osobie zmienić nastrój/nastawienie na lepsze. Warto pokazać (a nie tylko powiedzieć) pracownikom, że o nich dbasz i Ci na nich zależy. Uważaj jednak, jeśli coś obiecujesz, bo jeśli nie dotrzymasz danego słowa – będzie Ci bardzo ciężko odbudować utracone zaufanie.
Jest zestresowany, więc Ty też będziesz
Umiejętność nieprzenoszenia presji i stresu na podwładnych to trudna sztuka, ale i wyznacznik szefa z klasą. Jeśli nie chcesz stresować swoich podwładnych – musisz najpierw nauczyć się radzić sobie ze swoimi nerwami. Nie jest to łatwe i często mi nie wychodzi. Zwłaszcza pod presją czasu zdarza mi się podnieść głos ze zniecierpliwienia czy warknąć na współpracownika. Jednocześnie jednak najlepiej wspominam tych szefów, którzy opanowali tą sztukę i nie wyładowywali na mnie swoich napięć, dzięki czemu mogłam być bardziej produktywna (nie lubię pracować pod presją).
Nie stoi po stronie swoich ludzi
Nie zdarzyło mi się nigdy doświadczyć tego od żadnego z moich szefów (chwała im za to!), ale słyszałam dużo takich historii. Idziecie na ważne spotkanie – prezentujesz rekomendację nowej strategii, część osób ma co do niej wątpliwości, a szef, zamiast pomóc Ci odpowiadać na trudne pytania – dorzuca jeszcze kilka obiekcji ze swojej strony. A mógł Ci przecież wcześniej powiedzieć, że coś mu się nie podoba. Jeśli zdarzy Ci się taka sytuacja – porozmawiaj z przełożonym i powiedz, jak się poczułeś/poczułaś. Bardzo prawdopodobne, że nie do końca zdawał sobie sprawę z powagi sytuacji. Pamiętaj też, żeby zawsze przed ważnym spotkaniem podzielić się wcześniej przygotowanymi przez Ciebie materiałami ze swoim szefem, tak, żeby miał możliwość wypowiedzieć się na ich temat w cztery oczy i przekazać swoje komentarze. Jeśli tego nie zrobisz – trudno się dziwić, że nie będzie publicznie popierał pomysłów, z którymi się nie zgadza.
Jego/jej priorytetem nie jest rozwój ludzi
Im wyżej pniesz się w hierarchii służbowej – tym mniej zadań wykonujesz własnoręcznie, a więcej zależy od ludzi, którymi zarządzasz. Żeby osiągać rezultaty, szef musi zadbać o rozwój podwładnych, o odpowiednie wdrożenie ich w nowe obowiązki, szkolenia, regularne spotkania i wymianę feedbacków, coaching. Rezultaty będę coraz lepsze, tylko jeśli ludzie będą coraz lepsi. Zadbaj o to, jeśli jesteś szefem, i zaplanuj czas na rozwój pracowników w swoim kalendarzu – to inwestycja z dużą stopą zwrotu.
A kończę garścią inspirujących cytatów o szefowaniu:
