Podsumowanie, Podstawowe narzędzie postępu

photo-1457296898342-cdd24585d095

Zakochałam się. Po uszy i bez pamięci. Kocham podsumowywać. Dlaczego? To wspaniałe narzędzie, które pozwala się rozwijać, wyciągać wnioski, zapamiętywać kluczowe rzeczy, monitorować postępy. Dzisiaj będzie właśnie o podsumowaniach. Po przeczytaniu tego wpisu stwierdzisz pewnie, że jestem najmniej spontaniczną osobą jaką znasz, ale nie oceniaj mnie zbyt pochopnie;). Myślę, ze to jedna z takich technik, którą jedni pokochają, a innym zupełnie nie przypadnie do gustu. Wybierz zatem tylko to, co będzie Ci odpowiadać. Zachęcam Cię jednak, aby wprowadzić choć odrobinę spojrzenia z dystansu i podsumowań do swojego życia.

Kiedy i gdzie stosuję podsumowania? Głównie w pracy, choć ostatnio również w życiu prywatnym. Te prywatne są jednak zdecydowanie mniej restrykcyjne. Wychodząc z biura, lubię krótko przeanalizować w myślach miniony dzień. Pod koniec tygodnia poświęcam więcej czasu na przejrzenie postępu w projektach. Miesięczne podsumowania biznesowe są już bardziej „strategiczne”, bierze w nich udział cały zespół. Te prywatne z kolei mają formę luźnych inspiracji i przemyśleń, nie rozliczam się z założeń i nie samobiczuję za to, czego nie udało mi się zrealizować. Podsumowania roczne z oceną wyników to dziś standard w większości firm, również w mojej. Podsumowuję też w określonych okolicznościach, na przykład na koniec spotkania, czy po zamknięciu projektu.

Dlaczego tak to lubię? Z kilku powodów. Po pierwsze, mam analityczny umysł, który lubi porządkować (myślę, że do artystycznych dusz to rozwiązanie nie przemówi). Lepiej działam, kiedy problem ma strukturę, a projekt określony plan realizacji.

Po drugie – mam możliwość monitorowania postępów na bieżąco. Mogę zareagować, kiedy dostrzegam, że sprawy nie idą się naprzód. To konieczne zwłaszcza w pracy.

Po trzecienie umykają mi istotne tematy. Pamięć jest bardzo zawodna. Dlatego planuję zazwyczaj w formie pisemnej (poprzez listy, o których mowa będzie później) i podsumowując odnoszę się do tych planów. Dzięki pisemnemu podsumowaniu przeczytanej książki albo odbytego spotkania – mogę potem wrócić do kluczowych punktów.

Po czwarte – dzięki temu nauczyłam się patrzeć na obowiązki i plany w szerszej perspektywie, na tak zwanym dużym obrazku. Trzeźwe spojrzenie z dystansu na to gdzie jestem, a gdzie chciałabym być i co się w tej kwestii zmienia, pozwala skupić się na właściwych aktywnościach. Oduczyłam się w ten sposób robienia wielu rzeczy, które w żaden sposób nie przybliżały mnie do realizacji moich celów (pamiętacie artykuł na ten temat?).

Ale dość już tego wstępu, przejdźmy do meritum. Chciałam podzielić się z Tobą okolicznościami, w jakich podsumowuję. Może któreś z nich zdecydujesz się wprowadzić u siebie? A może już je stosujesz?

photo-1440342324699-75e542689857

Podsumowanie dnia

Ma u mnie formę bardzo nieformalną i dotyczy głównie spraw zawodowych. Zamykając komputer przed wyjściem z biura poświęcam pięć minut, żeby zastanowić się nad tym, co wydarzyło się przez ostatnie kilka godzin.


Myślę:

Czy to był dobry dzień?

Czy spożytkowałam dobrze swój czas?

Co konkretnie zrobiłam?

Czy nauczyłam się czegoś nowego?

Czy poprawiłam, albo pogorszyłam jakąś relację?

Czy wypłynęła jakaś sprawa, którą powinna się zająć?


Zapisuję ważne wnioski, które pociągają za sobą zadania na przyszłość. Przeglądam kalendarz, robię ewentualne korekty terminów, dopisuję nowe sprawy.

Często zasypiając uzupełniam w myślach takie dzienne podsumowanie o czas „po pracy”. Przez długi czas każdego wieczora wykonywałam świetne ćwiczenie, które gorąco Ci polecam. Otwierałam mały notes i spisywałam 3 dobre rzeczy, które mi się danego dnia przydarzyły. To był taki mój trening dostrzegania pozytywnych momentów. Przestałam robić to ćwiczenie bo… weszło mi w krew (czyli zadziałało!). Zaczęłam dostrzegać dobre momenty na bieżąco, ale nadal wieczorem lubię sobie o nich przypomnieć i pomyśleć.

photo-1465640406257-97b8d79f102e

Podsumowanie tygodnia

Stosuję je tylko w kontekście zawodowym i jest to moje główne „narzędzie” monitorowania postępu realizacji zadań.


Co piątek poświęcam około pół godziny na przemyślenie:

Czy posunęłam się naprzód w istotnych projektach?

Jak bardzo jestem zaawansowana w ich realizacji?

Jakie powinny być moje kolejne kroki?

Czy mój kalendarz na nadchodzący tydzień/miesiąc odzwierciedla moje priorytety?

Czy powinnam zacząć jakieś nowe projekty?

Jak mogę pomóc swojemu zespołowi funkcjonować lepiej?


Dzięki takim sesjom jestem w stanie zdecydowanie lepiej zarządzać swoim czasem i energią. Czuję się też dużo pewniej, bo wiem, że zmierzam w odpowiednim kierunku. Wierni czytelnicy bloga wiedzą już, że dopełnieniem piątkowego podsumowania jest poniedziałkowy „czas na myślenie”, podczas którego skupiam się na bardziej merytorycznych aspektach zadań.

photo-1467177942249-bb110bf12f98

Podsumowanie miesiąca

Zawodowo, co miesiąc spotykamy się całym zespołem i wspólnie podsumowujemy postępy prac w różnych obszarach. Zanim zaczniemy prezentować na forum – każdy członek zespołu przygotowuje się indywidualnie (ja robię to podczas moich cotygodniowych podsumowań, nie potrzebuję poza nimi dodatkowego czasu). To świetna okazja by całościowo przyjrzeć się połączonym ze sobą wzajemnie projektom, zweryfikować, czy przynoszą oczekiwane rezultaty i przedyskutować organizację pracy na kolejny miesiąc.

Podsumowanie miesiąca zaczęłam również stosować prywatnie, za sprawą… bloga. Spodobał mi się pomysł spojrzenia z dystansu na to, co wydarzyło się przez ostatnie 30 dni, a następnie poszukanie i spisanie kilku inspiracji na najbliższy miesiąc (zobacz wpisy z tej serii). Blogowy post o tym,  co przeżyłam, wypracowałam, zobaczyłam, przeczytałam i poznałam, wzbogacony o kilka zdjęć, to taki mój „pamiętnik”. Wracam jeszcze raz do miłych momentów, wspominam, ubieram te wspomnienia w słowa. Zerkam, ile ze spisanych wcześniej inspiracji udało mi się zrealizować, sprawdzam, czy było wśród nich coś ważnego, czemu chcę poświęcić więcej uwagi.

Dzięki tej technice czuję, że przeżywam i wykorzystuję czas, a nie tylko egzystuję i płynę z prądem rutyny (praca-kanapa-sen-praca). Pamiętam o nowych rzeczach, których chcę spróbować, spotkaniach, książkach, zadaniach. Potem mogę spojrzeć z perspektywy i cieszę się, jeśli widzę, że miesiąc obfitował w ciekawe doświadczenia.

photo-1441906363162-903afd0d3d52

Podsumowanie roku

Nie cierpię noworocznych postanowień, zdecydowanie wolę działać na bieżąco niż od święta. Lubię jednak na koniec roku zastanowić się, co spotkało mnie przez ostatnie miesiące. Nie robiłam tego wcześniej, ale w tym roku zamierzam spisać moje pierwsze roczne podsumowanie. Pokrewną funkcję spełnia u mnie Project Life, czyli scrapbookingowy album w którym gromadzę na bieżąco zdjęcia, historie, przemyślenia – dokumentuję codzienność. Myślę jednak, że takie roczne pisemne podsumowanie będzie kiedyś piękną pamiątką i pomoże mi uporządkować sprawy.


Zamierzam zastanowić się nad następującymi pytaniami:

Co dobrego wydarzyło się w moim życiu w tym roku?

Jakie napotkałam trudności?

Czego się nauczyłam?

Co osiągnęłam?

Na czym chcę się skupić w kolejnym roku?


Na moje ostatnie urodziny pokusiłam się o jeszcze szerszą perspektywę i spisałam 30 rzeczy, których nauczyłam się do trzydziestki. Polecam Wam też taką formę długodystansowej refleksji.

W pracy z kolei jestem regularnie rozliczana z realizacji rocznych celów, przygotowuję zawsze podsumowanie wyników na specjalnym formularzu. Rozmawiam o nim potem z moim szefem, on dzieli się swoją perspektywą. Dzięki temu wiem, na czym powinnam skupić się w przyszłości, jakie umiejętności rozwinąć, co nie poszło mi najlepiej, a gdzie osiągnęłam bezapelacyjny sukces. To taki mój drogowskaz do dalszego rozwoju.

photo-1437422061949-f6efbde0a471

Podsumowanie spotkania

Na spotkaniach poruszamy wiele wątków, podejmujemy liczne decyzje, padają deklaracje na temat kolejnych kroków, które trzeba wykonać. Właścicielami tych zadań zazwyczaj są różne osoby. Zawsze powinny one zostać wykonane w określonym czasie, konkretnej sekwencji. Jeśli wszystkie te ustalenia nie zostaną po spotkaniu podsumowane na piśmie – robi się bałagan. Możemy o części zapomnieć, członkowie zespołu nie będą mieć jasności kto i do kiedy powinien zrealizować określone aktywności. Dlatego zachęcam, aby po każdym spotkaniu wysłać choć krótkie pisemne podsumowanie.


Podsumowanie spotkania powinno zawierać:

Informację o podjętych decyzjach/ustaleniach.

Informację o kolejnych krokach.

Informację o tym kto i do kiedy je wykona.


Jeśli robisz notatki w trakcie spotkania, warto na jego koniec zweryfikować je z zebranymi, podsumować ustnie. Możesz już na tym etapie wyłapać wszelkie nieścisłości co do podjętych decyzji („ale przecież ja wcale nie powiedziałem, że się na to zgadzam!”), zakresu odpowiedzialności („to zadanie należy do Kowalskiej, nie do mnie!”) i co do terminów („wykonanie zadania wymaga tygodnia, oczekiwanie, że zrealizuję je w 3 dni jest nierealne”).

photo-1465403843003-b277b46a1120

Podsumowanie książki

Kiedyś czytałam książkę i po prostu odkładałam ją na półkę. Pół roku później kompletnie nie pamiętałam, czego się z niej dowiedziałam.  Od przeczytania o czymś do wdrożenia tego w życie jest jeszcze długa droga (przypomnij sobie post Wiedzieć nie znaczy jeszcze robić). Jeśli chcemy coś zapamiętać i zrealizować – musimy wielokrotnie sobie o tym przypomnieć, powtórzyć. Zaczęłam w związku z tym prowadzić zeszyt, w którym spisuję kluczowe rzeczy, których nauczyłam się z danej książki (oczywiście nie dotyczy to beletrystyki:)). Robię notatki, utrwalam cytaty, rysuję schematy. Potem regularnie wracam do tych notatek (np. przeglądam podczas śniadania). Dzięki temu nie zapominam i wcielam w życie. Gorąco zachęcam Cię do założenia takiego zeszytu i podsumowywania książek.

Podsumowanie projektu

Jeśli poświęcamy dużo czasu i energii na realizację projektu, warto potem poświęcić choć godzinę, aby przeanalizować na ile przebiegł on zgodnie z naszymi oczekiwaniami i jakie wnioski możemy wyciągnąć z niego na przyszłość. Tymczasem ten ostatni etap (występujący również pod nazwą „ewaluacja”) często bywa zaniedbywany. No bo przecież co miało zostać zrobione to zostało, a na biurku piętrzą się już kolejne raporty do uzupełnienia i sprawy do załatwienia. Stop! Ta godzina czasu poświęcona na podsumowanie projektu może Cię wiele nauczyć i zaoszczędzić całe tygodnie w przyszłości. Popełnić błąd raz jest rzeczą ludzką i często konieczną. Ale popełniać ten sam błąd w kółko nie jest już dobrze. Żeby go jednak wyłapać i zastanowić się nad lepszym rozwiązaniem – potrzebna jest chwila refleksji.


Podsumuj projekt:

Co zostało zrobione dobrze/przyniosło dobre efekty?

Co można poprawić w przyszłości?

Co Cię zaskoczyło?


photo-1414500923875-1704944d8df7

Listy

Żeby było co podsumowywać, trzeba na początek mieć jakieś założenia. Ponieważ nie lubię przerostu formy nad treścią, ale uwielbiam wszystko porządkować – w moim przypadku najlepiej sprawdzają się listy. Nie prowadzę wprawdzie bullet journala (o tej technice świetny post przygotowała Kasia na blogu Worqshop), ale większość rzeczy do zrobienia/przeczytania/przemyślenia notuję w formie punktów. Stosuję:

  • listę rzeczy do zrobienia na dany dzień – no tu chyba nie muszę się rozpisywać. Zazwyczaj rano „zgrywam” z głowy/kalendarza zadania i nadaję im priorytety. A potem biorę się do roboty:).
  • listę książek do przeczytania – zawsze mam w głowie co najmniej kilkanaście pozycji, które chciałabym poznać. W rozmaitych okolicznościach pojawiają się kolejne inspiracje. Żeby tytuły mi nie uciekły, zaczęłam je spisywać. W żadnym razie nie narzucam sobie kolejności czytania. Kończę jedną książkę, zerkam na listę i wybieram co następnie chcę przeczytać.
  • listę ubrań do kupienia – jakieś pół roku temu zrobiłam gruntowne porządki w garderobie i zmieniłam podejście do ciuchów. Zaczęłam kupować zdecydowanie mniej rzeczy, ale inwestować w klasyczne ubrania lepszej jakości. Nie kupuję dziesiątej ołówkowej spódnicy, nawet jeśli mi się spodoba. Skupiam się na tym, czego brakuje w mojej szafie. Jeśli zainteresuje Was to podejście, koniecznie zajrzyjcie do Kasi z bloga Simplicite.
  • listę inspiracji na dany miesiąc – pierwszą spisałam pod kątem cyklu „podsumowania i plany” na blogu i bardzo mi się to spodobało. Taka lista ma u mnie zazwyczaj około 10 – 15 pozycji. Zawiera ważne projekty na dany miesiąc („dopracuj newsletter”), postanowienia („trenuj słuchanie”), książki do przeczytania, przyjemności („zorganizuj kolację dla przyjaciół”). Jak już pisałam, nie rozliczam się z niej rygorystycznie, ale spisanie jej motywuje mnie do działania.
  • listę ważnych spraw do załatwienia – przeanalizowanie budżetu domowego, zarezerwowanie wakacji, przegląd roweru, zakup garnka, ważny telefon. Takie operacyjne sprawy, których nie planuję w danym momencie na konkretny dzień, trafiają na listę spraw do załatwienia.

Główne funkcje jakie pełnią u mnie listy to pamięć zewnętrzna (w przypadku zadań) i inspiracja (w przypadku pomysłów). Gdybym nie porządkowała pojawiających się myśli, pomysłów i zadań – o połowie bym zapomniała i pogrążyłabym się w chaosie. Sprawdź, czy takie rozwiązanie będzie Ci odpowiadać, a jeśli tak się nie stanie, pomyśl nad swoim własnym systemem. Znajdź jednak trochę czasu na spojrzenie z dystansu, autorefleksję i podsumowanie.

Spodobał Ci się ten artykuł? Bardzo mi miło! Koniecznie daj znać w komentarzach co o tym myślisz i podaj dalej!

  • Przyjęło się, że spontaniczność to cecha uznana za pozytywną zawsze i wszędzie, a to nie do końca prawda. W sumie czasem warto sobie wszystko uporządkować, zaplanować i podsumować, a w rezultacie zaoszczędzić sporo czasu, który z kolei możemy wykorzystać sobie na największym spontanie jaki można sobie wyobrazić 🙂

  • Dobry artykuł 🙂 też lubię porządek, listy i wszelkie podsumowania 🙂 Pozdrawiam

  • Dziękuję!

  • Dla mnie tu nawet mniej chodzi o rozliczanie się z rezultatów (w pracy jednak to ważne, spontanicznosć nie za bardzo się sprawdza;)), ale bardziej o złapanie z perspektywy, krótką refleksję, wyciągnięcie wniosków. Dzięki podsumowaniom, wiele rzeczy mi nie umyka, uczę się z minionych sytuacji. Pozdrawiam serdecznie!

  • Aktualnie jestem w trakcie tworzenia swojego idealnego plannera na 2017 rok, chcę mieć wszystko, co najważniejsze, w jednym miejscu.
    Szczerze mówiąc, nie zamierzałam uwzględniać w nim miejsca na podsumowania, ale po przeczytaniu tego wpisu zmieniłam zdanie! Jestem duszą artystyczną, ale zdecydowanie pokochałam planowanie i analizowanie, więc i miejsce na wnioski również znajdzie się w moim organizerze 🙂

  • Cieszę się, że znalazłaś coś ciekawego dla siebie:) ja na razie nie miałam do spisywania podsumowań żadnej zorganizowanej formy, ale to jest bardzo dobry pomysł z uwzględnieniem tego w planerze.