Chcesz spełnić swoje wielkie marzenie albo poprawić coś, co ewidentnie nie działa. Masz nawet pomysł na pewne zmiany. Ale jak tu się do nich zabrać, żeby działać skutecznie? Niezależnie od tego, czy zmiana dotyczy pracy zawodowej, pasji czy życia prywatnego, ścieżka od pomysłu do jego faktycznej realizacji jest całkiem podobna. Ma kilka etapów, a na każdym z nich musisz zadbać o nieco inne aspekty, by na koniec świętować sukces.
W uproszczeniu poszczególne etapy możemy nazwać:
Wizja
Cel
Plan
Działanie
Każdy z nich operuje na innym poziomie szczegółowości, spełnia inną funkcję i jest na prawdę ważny. Jednak z różnych powodów zdarza nam się pomijać jeden lub więcej z tych etapów w przygotowaniach nawet do dużych projektów.
Najczęściej pomijamy chyba etap tworzenia wizji. A wtedy nie do końca wiadomo, co tak na prawdę i z jakiego powodu chcemy osiągnąć. Spotykają nas też trudności z poprawnym sformułowaniem celu. A przez to nie jesteśmy w stanie stworzyć solidnego planu i stwierdzić, czy zbliżamy się do mety. Czasem brakującym elementem jest właśnie plan, który porządkowałby nasze wysiłki, pomagał zarządzać zasobami i działać efektywnie. Bez niego pracujemy na oślep. Choć w teorii wszystko to wydaje się proste, a realizacja zadań i projektów to dla nas chleb powszedni, to w praktyce nie tak łatwo wprowadzić poszczególne etapy w życie.
Kompleksowe omówienie tego procesu to wątek na znacznie więcej niż jeden blogowy artykuł ale na dobry początek poniżej zebrałam najważniejsze podpowiedzi, które dla mnie okazały się pomocne. Mam nadzieję, że przydadzą się też Tobie.
Wizja
Pierwszy w logicznej kolejności realizowania pomysłów jest etap wizji. Chodzi w nim tak na prawdę o puszczenie wodzy fantazji. Wizja to wyobrażenie pożądanego stanu docelowego. Niestety jest to etap, który często bywa pomijany. Bardzo niesłusznie, bo ma ogromną wartość dodaną – pozwala zrozumieć, co tak na prawdę i z jakiego powodu chcesz osiągnąć.
Zaczynaj z wizją końca
Jak uczył w swoich książkach Steven R. Covey (“7 nawyków skutecznego działania”) – przystępując do realizacji jakiegokolwiek pomysłu/projekty, zawsze zaczynaj od ustalenia, jaki tak na prawdę ma być jego wynik końcowy. Patrz od tyłu. Co chcesz osiągnąć? Po co? Jakie potrzeby swoje i innych chcesz zrealizować? Co jest kwintesencją danego przedsięwzięcia? Zanim przejdziesz do określania celów, uruchom wyobraźnię i odpowiedz sobie na pytanie, o czym tak na prawdę marzysz.
Chcę podwoić swoje przychody.
Chcę aby mój produkt był numerem jeden na rynku.
Chcę dotrzeć do miliona użytkowników.
Chcę pomagać osobom prowadzącym własną działalność gospodarczą.
Chcę pracować 8 miesięcy w roku.
Gdyby wszystko było możliwe, jak to powinno działać?
Na etapie tworzenia wizji najważniejsze jest odklejenie się od własnych ograniczających przekonań. Często tkwisz w utartych schematach, rutynach, sposobach działania i nawet nie przychodzi Ci do głowy, że mogłyby one wyglądać zupełnie inaczej. Zakwestionuj status quo, to co znasz i to co na ten moment wydaje się niewykonalne. Myśl odważnie. Wyrzuć z głowy wszystkie bariery. Wyobraź sobie, że wieje magiczny wiatr (wiem, wiem, brzmi dziwacznie, ale to pomaga) i wszystko jest możliwe. Jak wyglądałby idealny stan docelowy? Na tym etapie nie szukaj dziur i ograniczeń! Na trudności, koszty i nieprzewidziane okoliczności będziesz przygotowywać się na etapie tworzenia planu.
Pomyśl na wielką skalę
Jeśli chcesz zwiększyć dochód swojego przedsiębiorstwa o 5%, szukasz rozwiązań w adekwatnej skali. Myślisz o wprowadzeniu nowego produktu lub usługi, podwyżce cen, częściowej redukcji kosztów. A teraz pomyśl jak bardzo zmienisz perspektywę, szukając rozwiązań by PODWOIĆ swój biznes! Nie wystarczą już działania na małą skalę, trochę więcej tego, co już robisz. Trzeba myśleć w zupełnie innych wymiarach. Długofalowo i przełomowo. Brzmi irracjonalnie? Być może, ale w ostatecznym rozrachunki nawet jeśli zamiast podwojenia biznesu zwiększysz swoje dochody “tylko” o 50%, to nadal znacznie więcej niż pierwotne 5%. Do myślenia na dużą skalę zachęca Grant Cardone w swojej kultowej książce “Reguła 10X”, którą szczerze polecam. Na zachętę poniżej zostawiam Ci jej krótkie podsumowanie wideo.
Cel
Masz już wizję tego, co chcesz osiągnąć. Wiesz jak powinien wyglądać stan docelowy. Czas teraz stanąć twardo na ziemi i ująć ją w bardziej precyzyjne, konkretne i mierzalne ramy. Przystępujemy zatem do formułowania celu/ celów.
Po czym poznasz, że już tam jesteś?
Jeśli naprawdę zależy Ci na jego realizacji, musisz wiedzieć, co konkretnie chcesz osiągnąć. Inaczej zboczysz z drogi i zaczniesz podejmować działania, które wcale nie przybliżą Cię do mety. Dlatego formułując cel zacznij od zadania sobie ważnego pytania:
Po czym poznam, że już tam jestem?
Jakie obiektywne okoliczności/dane pozwolą mi stwierdzić, że cel został osiągnięty?
Czasem odpowiedź na to pytanie jest łatwiejsza, bo zawarta w liczbach (cel sprzedażowy, spadek wagi do XYZ, czas w biegu na 5 km), a czasem trudniejsza (np. jeśli zamierzasz poprawić relację, zdobyć nowe umiejętności lub zmienić swoje nastawienie). Zwłaszcza w tym drugim przypadku, ważne jest byś zastanowił się, po czym poznasz, że cel został osiągnięty. Łatwiej tu pobłądzić w ślepe uliczki.
Szczegółowych wskazówek na temat sposobu formułowania celów dostarcza metodologia SMART. Według niej dobrze sformułowany cel powinien być:
SZCZEGÓŁOWY (precyzyjnie określony – co, kto, kiedy, gdzie ma osiągnąć);
MIERZALNY (po czym poznasz, że już tam jesteś?);
AMBITNY, ale OSIĄGALNY (w zasięgu możliwości, ale również zależny od Ciebie, nie stawiaj sobie celów, w obszarach na które nie masz wpływu);
ISTOTNY (powinien stanowić określoną wartość, być krokiem naprzód);
OKREŚLONY W CZASIE (z wyraźną definicją, do kiedy ma zostać zrealizowany).
Więcej o zasadach dotyczących formułowania celów przeczytasz w tym poście.
Czy to dla mnie na prawdę ważne?
Niestety bardzo często wyznaczamy sobie cele, które tak na prawdę… nie są dla nas ważne. A potem dziwimy się, że brak nam motywacji, by je realizować. Nie oszukuj się, motywacja nie spłynie na Ciebie z nieba. Płynie właśnie z poczucia, że podejmując działanie, zbliżasz się do urzeczywistnienia Twoich kluczowych wartości. Robisz coś, co jest dla Ciebie na prawdę istotne.
Zanim porwiesz się na realizację kolejnego celu, zadaj sobie 3 ważne pytania:
Jakie potrzeby/wartości chcę poprzez to zrealizować?
Czy to jest na pewno mój cel? Czy ktoś mi go nie podsunął?
Co by się stało, gdybym teraz zapomniał o realizacji tego celu? Czy to miałoby dla mnie poważne skutki? (1)
W ten sposób określisz, na ile dane działania są dla Ciebie na prawdę istotne, a na ile są wyłącznie chwilową zachcianką lub oczekiwaniem z zewnątrz.
Czy cel jest ekologiczny?
Zazwyczaj skupiamy się na pozytywnych stronach realizacji celów, korzyściach jakie to nam przynosi. Często zapominamy jednak o kosztach. Dążenie do celu wpływa zarówno na nas samych (potrzebne zasoby, w tym czas, energia i uwaga) oraz na innych (skutki uboczne). Przed przystąpieniem do realizacji danego celu, zastanów się, czy jest on ekologiczny, a zatem czy będzie miał zbalansowany, zdrowy wpływ na Ciebie i Twoje otoczenie.
Nieekologicznym celem będzie taki, który wymaga pokładów energii ponad Twoje aktualne zasoby. Który negatywnie odbije się na Twoim zdrowiu. Taki, który sprawi, że nie będziesz mieć w ogóle czasu dla bliskich albo będzie wymagał od nich działań, których nie akceptują. Przemyśl i sprawdź, czy Ty i Twoje otoczenie jesteście gotowi ponieść koszty określonych działań.
Plan
Masz już wizję i jasno sformułowany cel. Czy to już czas zabrać do działania? Warto byłoby jednak najpierw te działania przemyśleć i skoordynować, by pozwalały osiągnąć maksimum efektu przy minimum nakładów. Potrzebny jest dobry plan.
Jakie są etapy działania (tzw. kamienie milowe)?
O ile Twój cel nie jest bardzo krótkoterminowy i prosty, dla zwiększenia skuteczności podziel działania na etapy. Robienie wszystkiego na raz jest po prostu nieefektywne. Każdy etap powinien kończyć się “mini-celem” do osiągnięcia, tak zwanym kamieniem milowym (ciekawostka: pojęcie to pochodzi z czasów Imperium Rzymskiego, gdzie kamienie milowe służyły do odmierzania odległości). Docierając do danego kamienia milowego kończysz pewien etap podróży do celu. Zadbaj, by były one określone w czasie (do kiedy chcesz je osiągnąć?) i uszeregowane w logicznym porządku (co musi następować po czym?).
Wiele celów nie zostaje osiągniętych właśnie dlatego, że ich autor nie ma jasności, jakie konkretne działania wymagają realizacji i w jakiej kolejności. W takim wypadku trudno też oszacować potrzebne zasoby.
Jak nakreślić kamienie milowe?
- Wyjdź od końca, czyli nadrzędnego celu, który chcesz osiągnąć. Spisz, jakie działania są konieczne, by doszło do jego realizacji. Następnie zastanów się, co musi się wydarzyć, byś mógł podjąć te działania i tak dalej. Rozpisywanie planu i kamieni milowych na początku przypomina obieranie kapusty.
- Porozmawiaj z kimś doświadczonym w danej działce. Pomoże Ci dostrzec te etapy i kamienie milowe, o których możesz jeszcze nie wiedzieć.
- Zastanów się, które działania są konieczne i dodają najwięcej wartości, a bez których możesz się jednak obejść. Zasada Pareta mówi, że 80% rezultatów dostarczane jest przez 20% działań. Warto te kluczowe 20% nazwać, zwłaszcza jeśli masz mocno ograniczone zasoby.
- Pamiętaj, że każdy kamień milowy to “mini-cel”, powinien zatem być jasno sformułowany.
Jakich potrzebuję zasobów?
Planując nie skupiaj się tylko na tym “co jest do zrobienia”. Wypisz też potrzebne zasoby, od tych oczywistych (pieniądze, ludzie, czas), po te mniej oczywiste ale równie ważne (wiedza i umiejętności, energia, uwaga, wsparcie psychiczne). Co już masz, a czego jeszcze potrzebujesz, by móc efektywnie działać?
UWAGA! Mamy drastyczną tendencję do niedoszacowywania potrzebnych zasobów. Gdy ustalisz, czego potrzebujesz, spójrz jeszcze raz na listę i przemyśl, gdzie potrzebny będzie Ci jednak większy bufor.
Jak będę śledzić postępy?
Bez śledzenia postępów… nie ma postępów. Planując działania zastanów się więc od razu, w jaki sposób będziesz weryfikować ich progres. Może to być habit tracker, cotygodniowe przeglądanie planu i odhaczanie zrealizowanych zadań, podsumowujące spotkania zespołu, podsumowania pisemne lub tabelaryczne, przegląd systemu do zarządzania projektami. Formę dopasujesz do swoich potrzeb, upewnij się jednak, że już na etapie planowania masz jasność, w jakiej formie i z jaką częstotliwością będziesz sprawdzać, co udało się zrealizować, a co wymaga więcej uwagi. Szerzej na ten temat pisałam w tym artykule.
Na jakie trudności, koszty, nieprzewidziane okoliczności muszę się przygotować?
Oprócz zachęcania nas do myślenia na szeroką skalę, w “Regule 10X” Grant Cardone pisze też o tym, że bardzo często nie przygotowujemy się należycie (albo w ogóle) na trudności, koszty i nieprzewidziane okoliczności które są przecież nieuniknione przy realizacji każdego projektu.
Rzadko mamy “awaryjne zasoby”, “awaryjne scenariusze”, a także wewnętrzną akceptację dla przeszkód, elastyczność i determinację, by szukać drogi dookoła nich. Dlatego dajemy się zdemotywować przy pierwszej trudności w którą napotkamy na drodze, wpadamy w apatię i zniechęcenie.
Jak lepiej się przygotować na etapie planowania?
- zaplanuj bufor, “awaryjne zasoby”.
- zastanów się WCZEŚNIEJ, co może pójść nie tak i co wtedy zrobisz. Stwórz “awaryjny scenariusz”. Nawet jeśli ostatecznie napotkasz na inne trudności, to ćwiczenie pokaże Ci, jak dużą posiadasz elastyczność w reagowaniu na nieprzewidziane okoliczności.
- Poszukaj motywującego cytatu lub ilustracji, do której możesz wrócić w obliczu trudność, by przypomnieć sobie, że przecież się ich spodziewałeś i są one normalne. Moja ulubiona to ta.
Jaki jest najbliższy krok?
Które działanie podczas trwania projektu jest najważniejsze? Mówi się, że to NAJBLIŻSZE. Jeśli po skończeniu poprzedniego zadania, nie wiesz jakie jest następne, nie ruszysz z miejsca. Upewnij się więc, że w każdym przypadku masz jasność co do kolejnego kroku.
Ten element jest szczególnie ważny w pracy zespołowej. Projekt utyka w miejscu, gdy każdy czeka na działania innych członków zespołu, nie wiedząc, jakie one tak na prawdę powinny być.
I na koniec… DZIAŁANIE
Na koniec został nam jeszcze jeden ważny etap. Oczywisty, ale i tak muszę o nim napisać. Możesz mieć świetlaną wizję, najlepiej sformułowany cel i najbardziej precyzyjny i przemyślany plan. Żadne z nich nic jednak nie da, bez systematycznego działania i determinacji. Plany pozostają tylko planami, cele celami a wizja wizją, dopóki nie zakasasz rękawów i nie wcielisz ich w życie.
Pracując nad dużymi projektami warto poświęcić czas na tworzenie wizji, formułowanie celów i spisanie planów, bo znacząco zwiększa to szanse na ich realizację. Sprawia, że wysiłek podejmowany jest w określonym i pożądanym kierunku. Pomaga koordynować działania, zwłaszcza jeśli pracujesz w zespole. ZAWSZE upewnij się jednak, że proporcja pomiędzy planowaniem i działaniem jest zdrowa, rozsądna. Zdarzyło mi się spędzać długie godziny i dni na tworzeniu planów, które nigdy nie doczekały się realizacji. Oprócz szlifowania umiejętności planowania, nie wyniosłam z tego żadnych korzyści.
Trzymam kciuki za realizację Twoich najśmielszych pomysłów i projektów!
1) Pytania inspirowane są artykułem “Prawdziwe pragnienia” Ewy Mukoid w magazynie Coaching Extra 4/19