“Nie mam czasu”. Słyszę to zdanie tak często, jak żadne inne. I krew mnie zalewa, kiedy pada w odpowiedzi na pytanie dlaczego delikwent nie zajął się ważnym tematem. Niezależnie czy chodzi o projekt w pracy, rozmowę z rodziną, własny odpoczynek, czy wizytę u lekarza – mam ochotę dosadnie powiedzieć takiej osobie, że opowiada głupoty. Bo czasu mamy wszyscy dokładnie tyle samo – 24 godziny na dobę. Sekret tkwi w tym, w co je inwestujemy.
Nie znajdziesz w swoim życiu czasu na wszystko. Nawet jeśli zawęzisz zakres tylko do tych rzeczy, które CHCESZ zrobić, nadal czasu będzie za mało. Sztuką jest tak dysponować swoimi 24 godzinami, żeby zrealizować zadania dla Ciebie najważniejsze. Ze wszystkich innych trzeba po prostu zrezygnować i pogratulować sobie tej decyzji. Nawet jeśli na początku czujesz się dziwnie, bo przecież dałoby się jeszcze coś wcisnąć.
I wiesz co? Za podjęcie decyzji w co inwestujesz swój czas odpowiadasz Ty i tylko Ty. Nikt nie zrobi tego za Ciebie, nie zwalaj winy i odpowiedzialności na innych. To dlatego tak bardzo działa mi na nerwy wymówka “nie mam czasu”. Używając jej przerzucasz odpowiedzialność, ale w dłuższej perspektywie się ubezwłasnowolniasz. Bo kto inny decyduje o Twoim czasie jeśli nie Ty? Zamiast mówić „nie miałem czasu się przygotować”, powiedz zgodnie z prawdą „zdecydowałem się poświęcić czas na inny projekt”. Weź odpowiedzialność.
Łatwo mi pisać, prawda? Myślisz pewnie teraz, że nie mam pojęcia o Twojej rzeczywistości, że u Ciebie jest inaczej, więc te swoje mądrości mogę schować sobie do kieszeni. I masz rację – nie mam pojęcia. Dlatego chcę zachęcić Cie do prostego ćwiczenia, które pomoże Ci zarządzać TWOIM czasem lepiej. Każdy myśli, że jego przypadek jest wyjątkowy, bo… przejęcie odpowiedzialności jest trudne, a szukanie wymówek i narzekanie na czynniki zewnętrzne dużo łatwiejsze. Jednak we wszystkich znanych mi przypadkach, problem braku czasu sprowadza się do błędów na etapie decyzji w co zainwestować, co odpuścić i ile czasu poświęcić na poszczególne czynności.
Jak podejmować lepsze decyzje? Trzeba najpierw zrozumieć status quo. Większość osób nie zdaje sobie sprawy, że dysponuje czasem nieefektywnie. Jeśli przestają nadążać z zadaniami – szukają przyczyn w zwiększonym zakresie obowiązków, intensywnym okresie w pracy, złym szefie. Rzadko w sobie samym. Ćwiczenie, które dzisiaj Ci proponuję sprowadza się właśnie do przyjrzenia się sobie i zweryfikowania z precyzją zegarmistrza, na co konkretnie poświęcasz cenne minuty w ciągu dnia. Już na pewno pamiętasz – rozwój zaczyna się od samoświadomości.
Krok 1 – raport
Żeby poznać dokładnie swój sposób zarządzania czasem, przez najbliższy tydzień spisuj chronologicznie wszystkie czynności, które wykonujesz i zajmują Ci minimum 15 minut. Zapisuj dokładnie czas, jaki na nie poświęcasz. Pilnuj, by robić to na bieżąco oraz być precyzyjnym. Przypominanie sobie wieczorem, co robiłeś między 10:00 a 10:15 będzie trudne i prawdopodobnie zgubisz kilka aktywności, zabraknie dokładności, która jest w tym ćwiczeniu ważna. Nie da się go zrobić “z grubsza”, bo traci wtedy sens.
Przykład:
9:00 – 9:20 – kawa z koleżanką z działu finansów
9:20 – 9:45 – odpowiadam na maile
9:45 – 10:00 – rozmowa z Iksińską, zapytała mnie o opinię na temat raportu
10:00 – 11:00 – spotkanie z marketingiem
itd.
Wiem, nie masz czasu, a ja namawiam Cię do ćwiczenia, które samo w sobie jest czasochłonne i uporczywe. Wierz mi jednak, że to jedna z tych aktywności, w które na prawdę warto zainwestować. Po co robić coś takiego? Żeby zrozumieć dokładnie, jak wygląda sytuacja początkowa i być ją w stanie poprawić. Bez subiektywnych założeń, bez rozgrzeszania się, bo przecież cały dzień byłeś zajęty. Po prostu spisz dane czarno na białym, a potem je przeanalizuj, tak samo jak podejmujesz biznesowe decyzje. Założę się, że kilka rzeczy Cię zaskoczy – możliwe, że nie zdajesz sobie sprawy ile na prawdę poświęcasz czasu na czynności, które nie dodają wartości.
Krok 2 – analiza
Robiłam to ćwiczenie sama dla siebie oraz z kilkoma innymi osobami. Wszyscy wyciągnęliśmy z niego wnioski, które wcześniej nigdy nie przyszły nam do głowy, bo wydawało nam się, że skoro pewne czynności wykonujemy od zawsze, to tak musi być. W moim przypadku wystarczyło lepiej przypatrzeć się kalendarzowi, żeby zrozumieć, że jest w nim dwa razy więcej spotkań, niż powinno (bo wszystkie wydawały mi się konieczne). W efekcie nie miałam czasu na swoją własną pracę twórczą. Zmieniłam to na przekór przeciwnościom i moja produktywność oraz satysfakcja z pracy intensywnie wzrosły. Świat się nie zawalił z powodu, że nie dołączam już na wszystkie spotkania.
Jedna z moich koleżanek odkryła, że zajmuje się zbyt wieloma zadaniami, nie doprowadzając żadnego z nich do końca. Rozpoczyna (np. uczestnicząc w spotkaniu), a potem przerzuca się w zupełnie inną dziedzinę, następnie w jeszcze inną. Uznała, że zdecydowanie bardziej efektywnie będzie, jeśli swój czas zaplanuje tak, by zaczynać i kończyć większe zadania jednego dnia, a dopiero potem zabierać się za kolejne. Problemem byli też koledzy, którzy co chwilę przerywali jej “na minutkę”, z której robiło się zazwyczaj pół godziny. Znalazła sposób, by poradzić sobie i z tą trudnością.
Inna osoba dzięki temu ćwiczeniu zrozumiała, że za dużo rzeczy robi samodzielnie, a za mało prosi o pomoc swój zespół, ostatnia zaś uznała, że zadania wykonuje zbyt szczegółowo i poświęca im dwa razy więcej czasu niż powinna. Aby dojść do takich konkluzji trzeba zebrać materiał do analizy (czytaj: szczegółowe notatki, co robisz i jak długo), a następnie tą analizę wykonać. Wyciągnięcie wniosków i podjęcie działań, by wdrożyć je w życie to Twoja przepustka do świata bez „nie mam czasu”.
Spisałem swoje aktywności, powiesz, ale skąd mam wiedzieć, które z nich są niepotrzebne, których jest za dużo, a którym poświęcam zbyt wiele uwagi? Przede wszystkim przypomnij sobie swoje cele (zawodowe i prywatne). Inwestuj czas w pierwszej kolejności w czynności, które będą przybliżać Cię do ich realizacji. Wybieraj najprostszą drogę, działania absolutnie konieczne. Bardzo prawdopodobne, że część aktywności, które uważasz za niezbędne wcale takie nie są dlatego … poproś o opinię przełożonego, kolegę z zespołu, partnera. Spojrzenie z perspektywy jest bezcenne i otwiera oczy na niezauważane do tej pory fakty.
Krok 3 – co dalej
Na koniec jeszcze raz przypominam, Twój czas jest Twoją odpowiedzialnością. Jeśli dojdziesz do konstruktywnych wniosków – zrób wszystko, by wcielić je w życie, nawet jeśli będzie to wymagać sporego wysiłku i asertywności. Przestań narzekać, że masz za wiele obowiązków, jesteś przeciążony i zasuwasz jak chomik w kołowrotku i ZRÓB COŚ Z TYM. Większość przepracowanych „przypadków”, które znam funduje sobie to przepracowanie na własne życzenie, biorąc na siebie zbyt wiele i nie komunikując swojej sytuacji. Przełożeni zaś cenią sobie umiejętne zarządzanie priorytetami i asertywność, serio. Robienie wszystkiego to bardzo krótkowzroczna, szkodliwa i niekonieczna taktyka. Czas na zmiany!
