Efektywne spotkania w 8 krokach

photo-1418225162054-0f773a996f9e

Masz problem z mnożącymi się spotkaniami, przez które nie możesz wykonywać innych, ważnych obowiązków? No to dzisiejszy wpis jest właśnie dla Ciebie! Moje doświadczenia pochodzą z pracy w korporacji, jeśli jesteś freelancerem lub przedstawicielem innej “mniej spotkaniowej” branży – pewnie nie wszystkie wskazówki będą dla Ciebie równie adekwatne, ale myślę, że co najmniej kilka będzie przydatnych.

Na początek proszę Cię o chwilę autorefleksji – ile godzin tygodniowo spędzasz na spotkaniach? Czy jest to efektywny czas (=przybliża Cię do realizacji Twoich celów)? Czy jesteś w stanie w takim układzie wykonywać inne istotne obowiązki? Spotkania są potrzebne, często niezbędne. Przedyskutowanie problemu w szerszym gronie, twarzą w twarz w większości przypadków jest dużo lepsze niż niekończące się dyskusje mailowe (zwłaszcza jeśli zdania są odmienne). Czy aby jednak spotkania (oraz maile) nie zawładnęły Twoją codziennością i nie przejęły kontroli nad kalendarzem? Łatwo wpaść w pułapkę chomika w kołowrotku. Dlatego przystań na chwilę, pomyśl, przeczytaj i rozważ, czy możesz któryś z poniższych punktów wprowadzić w życie, z korzyścią dla swojej pracy i wyniku firmy.

Żeby nie był to tylko taki suchy post, o którym jutro zapomnisz – proponuję Ci mały eksperyment. Zanim zaczniesz czytać dalej – otwórz swój kalendarz na przyszły tydzień i postępuj według instrukcji wyróżnionych na niebiesko na końcu każdego kroku. Będziemy brać pod lupę każde Twoje spotkanie.

photo-1435527173128-983b87201f4d

 
Krok 1: zastanów się, czy to spotkanie jest na prawdę konieczne. Jaki jest jego cel?

To najważniejszy punkt! Sekretem dobrze zorganizowanych osób jest skupienie na celach, do których dążą i poświęcanie czasu aktywnościom, które ich do tych celów przybliżają. Zastanów się trzy razy, zanim podejmiesz decyzję o zwołaniu kolejnego spotkania, albo o dołączeniu na takowe. Dwa proste pytania “czy to spotkanie przybliży mnie do realizacji moich celów?” i “czy to ja jestem właściwym uczestnikiem?” oszczędzą Ci bardzo dużo czasu. Wyrób w sobie nawyk zadawania tych pytań za każdym razem, kiedy dostaniesz zaproszenie, lub zanim je wyślesz.

Spójrz w kalendarz i odpowiedz dla każdego spotkania z osobna, czy przybliża Cię ono do realizacji Twoich celów. 

 
Krok 2: Zarządzaj spotkaniami, nie pozwól im zarządzać sobą – odrzucaj, proponuj inne terminy

Nie bój się odmawiać. Jeśli zrobisz to w kulturalny sposób i wytłumaczysz, dlaczego nie widzisz wartości dodanej w swoim uczestnictwie – współpracownicy powinni to zrozumieć. Kto wie, może nawet przejmą od Ciebie tą złotą zasadę? Część osób zapomina, że zawsze ma wybór. Albo, że niektóre sprawy można załatwić w 3 minuty przez telefon. Jeśli chcesz uczestniczyć w spotkaniu, ale termin nie jest dla Ciebie dogodny – nie wahaj się i zaproponuj inny!

Pracuję ostatnio nad jednym usprawnieniem – bardzo często zdarzało się, że pomiędzy kilkoma spotkaniami danego dnia miałam pół godzinne przerwy (bo tak wpadały zaproszenia). Nie cierpię tego, nie jestem w stanie w tak krótkim czasie skupić się nad żadnym ważnym zadaniem i najczęściej ten czas przelatuje mi przez palce. Wypowiedziałam zatem wojnę półgodzinnym przerwom i z uporem maniaka proponuję alternatywne terminy, które będą układały się dla mnie w logiczną całość.

Skasuj od razu wszystkie spotkania, które nie mają dla Ciebie wartości dodanej/nie przybliżają Cię do celu i zaproponuj alternatywne terminy dla tych, które uniemożliwiają Ci efektywną pracę.

 

photo-1445252454112-997778161cbe

 

Krok 3: Umawiaj się na spotkania poza Twoim czasem najwyższej produktywności lub wyznacz dni bez spotkań

Każdy z nas ma porę dnia podczas której jego umysł pracuje na najszybszych obrotach – u mnie jest to zdecydowanie przedpołudnie i wczesne popołudnie (między 10 a 14). W tym czasie planuję sobie najważniejsze zadania kreatywne, które wymagają wypoczętego umysłu, większej koncentracji, świeżości. Jeśli tylko to możliwe – staram się w tym czasie nie umawiać na spotkania i nie odpisywać na maile. Oczywiście nie zawsze jest to wykonalne, ale mam to na uwadze. Jeśli nagromadzi mi się dużo spotkań – wyznaczam jeden w dzień, w którym je kumuluję (wtedy nie planuję realizacji samodzielnych zadań), kolejnego dnia zaś cieszę się dniem bez spotkań. Wtedy 100% czasu poświęcam na samodzielną pracę. W ten sposób mogę skupić się na ważnych zadaniach, a mój czas i uwaga nie są poszatkowane.

Czy możesz skumulować większość przyszłotygodniowych spotkań w jeden-dwa dni, a w pozostałe skupić się na pracy twórczej? A może jesteś w stanie przenieść wszystkie spotkania poza swój czas najwyższej produktywności?

 
Krok 4: Zastanów się, kto powinien uczestniczyć w spotkaniu

Jestem przekonana, że liczbę uczestników większości spotkań można by okroić przynajmniej o połowę. Zastanów się kogo zapraszasz do rozmowy, a będąc uczestnikiem – czy jest jakaś wartość dodana z faktu, że do spotkania dołączysz. Jeśli jest ona mała, lepiej spożytkować ten czas w inny sposób. Gdy organizator roześle podsumowanie – możesz się zawsze z nim zapoznać i nie przegapisz żadnych istotnych ustaleń. Jedyny minus jest taki, że wynik spotkania, na które decydujesz się nie dołączyć musisz zaakceptować, nawet jeśli nie do końca się z nim zgadzasz.

Przejrzyj listę uczestników spotkań które organizujesz i zastanów się, czy wszyscy zaproszeni są tam konieczni. 

 
tEREUy1vSfuSu8LzTop3_IMG_2538
 
Krok 5: Skróć każde spotkanie o połowę i…bądź na czas

Gwarantuję Ci, że jest to możliwe. Trzeba się tylko odpowiednio przygotować i skupić na kluczowym temacie. Większość spotkań jest zwyczajnie za długa. Może skrócenie spotkań będzie wymagało od Was nowych reguł dyskusji (np. każdy ma na przedstawienie swojego punktu widzenia dokładnie minutę, potem następuje dyskusja i w ciągu 30 minut wybieracie najlepszą opcję). Zapewne trzeba będzie ograniczyć produkcję slajdów – to jest plaga, mam wrażenie, że czasem nie jesteśmy już w stanie w ogóle odbyć spotkania bez power pointa, kompletnie zapomnieliśmy jaka jest jego podstawowa funkcja (pomoc wizualna, nie podstawowy środek przekazu treści).

No i najważniejsze: jeśli zamiast godziny rezerwujemy na spotkanie 30 minut – ważne jest, żeby każdy przyszedł na nie o czasie. Jeśli 10 osób czeka 6 minut na jedenastą osobę – w sumie tracą dokładnie godzinę. Ile warta jest godzina Twojej pracy? Jak wiele rzeczy możesz w tym czasie zrealizować? Czy możesz sobie pozwolić na wyrzucenie jej w błoto?

Policz, ile czasu zaoszczędzisz w przyszłym tygodniu, jeśli wszystkie spotkania skrócisz o połowę i… zrób to!

 
Krok 6: Przygotuj się

Jeśli chcesz by spotkanie trwało krócej – przygotuj się wcześniej, lub rozdystrybuuj przygotowania wśród uczestników. Zawsze dziwi mnie, jak wiele ludzi traktuje każde spotkanie jako burzę mózgów albo warsztat. Oczywiście – część z nich ma właśnie taką funkcję, większość służy jednak podjęciu decyzji, przeglądowi sytuacji/postępów, ustaleniu planów/priorytetów/zadań, zapoznania innych z projektem. Jeśli przyjdziemy odpowiednio przygotowani zamiast wymyślać na miejscu – pójdzie znacznie szybciej.

Zastanów się, jak możesz przygotować się do każdego spotkania, tak żeby było ono bardziej produktywne. Czasem wystarczy 5 minut, by zaoszczędzić godzinę.
 
photo-1429032021766-c6a53949594f
 
Krok 7: Stwórz agendę i się jej trzymaj – dyscyplinuj

Już na etapie wysyłania zaproszenia warto sprecyzować cel spotkania, agendę, punkty do dyskusji/decyzje do podjęcia. Koniecznie zaczynaj od tego każde spotkanie, które prowadzisz. Taki wstęp pozwoli Ci nawigować uczestników i tok ich myślenia, zapobiec dryfowaniu dyskusji na boczne tory. Nic Wam też nie umknie. To także świetny test, aby upewnić się, czy spotkanie jest na prawdę konieczne.

Sprecyzuj cel każdego ze spotkań, ustal agendę, spisz decyzje do podjęcia i podziel się tym z uczestnikami. 

 
Krok 8: Podsumuj spotkanie na piśmie w ciągu 24 godzin

Wiele osób uważa to za stratę czasu, bo po co pisać jeszcze raz to, co przed chwilą omówiliście? Ja jestem dokładnie przeciwnego zdania – jest to wielka oszczędność czasu! Pamięć bywa ulotna i za tydzień, dwa lub dziesięć możemy nie pamiętać, jakie konkretnie ustalenia poczyniliśmy (a wtedy trzeba się będzie znowu spotkać, prawda?:)). Spisując je krótko, możemy zawsze do nich wrócić lub odnieść się w kolejnych dyskusjach, monitorować postęp ustaleń i dopilnować, żeby każdy wykonał swoją robotę.

Każde spotkanie podsumuj na piśmie choć w 3 zdaniach i podziel się podsumowaniem z uczestnikami. 

 

photo-1455390582262-044cdead277a

 

Podlicz teraz, ile czasu udało Ci się wygospodarować, robiąc porządek ze spotkaniami? Muszę Cię dalej przekonywać, że to dobry pomysł? Kolejny raz wróć do tej oceny po faktycznym przeżyciu takiego eksperymentalnego tygodnia i podsumuj dalsze wnioski. Życzę efektywnych spotkań!

Spodobał Ci się ten artykuł? Bardzo mi miło! Koniecznie daj znać w komentarzach co o tym myślisz i podaj dalej!

  • Ula, jak zawsze w punkt 🙂 Ostatnio wprowadziłam zasadę spotkań w jednym bloku czasowym i jestem zachwycona efektem 🙂