Wchodzę do biura o 9 rano z uśmiechem na twarzy. Zapowiada się przyjemny, spokojny dzień. Wczorajsze ważne spotkanie przebiegło bardzo pomyślnie – szef i szef szefa są zadowoleni, pochwalili jakość przygotowań i wykonanej pracy. Jeszcze w korytarzu zaczepia mnie kolega, żeby przekazać kwaśną nowinę – duży klient odrzucił naszą ofertę i postanowił zrealizować projekt z konkurencją. Mamy jeszcze szansę zawalczyć ale musielibyśmy przygotować propozycję praktycznie od nowa w ciągu godziny. Jasne, zrobimy to – odpowiadam – przecież taka okazja nie może nam przejść koło nosa. Rzucam w pośpiechu torbę na biurko, płaszcz w kąt i otwieram laptopa, żeby pisać ofertę.
Zagadnienia “brak czasu” nie rozwiąże się przez pośpiech, lecz przez spokój.
Stefan Wyszyński
5 minut później – przychodzi mail. Pisze moja podopieczna z jednego z sąsiednich krajów. Daje mi znać, że niestety nabawiła się świnki i nie jest w stanie przygotować i poprowadzić jutrzejszej prezentacji o wprowadzeniu nowego produktu na rynek. Będę musiała to zrobić sama – najlepiej gdybym tego samego dnia wsiadła w samolot i zjawiła się tam osobiście.
10 minut później – dzwoni telefon. To jednostka partnerska naszej firmy chce porozmawiać w sprawie wczorajszego spotkania. Po ponownym przeanalizowaniu aspektów finansowych okazuje się, że rozwiązanie, które zaproponowaliśmy musi zostać zmodyfikowane. Znacząco zmodyfikowane. Najlepiej jeszcze dzisiaj.
12 minut później – wyskakuje przypomnienie w kalendarzu – urodziny mojej przyjaciółki. Miałam wczoraj kupić prezent ale oczywiście zapomniałam. Wieczorem jesteśmy zaproszeni na imprezę. Przyjaciółka pytała, czy nie mogłabym przyjść chwilę wcześniej i pomóc w dekoracji.
Siedzę z telefonem w ręku przed otwartym Outlookiem i pośród miliona papierów zastanawiam się czy to już jest moment kiedy powinnam się rozpłakać/krzyczeć/rzucić pracę/kupić worek treningowy i zacząć boksować. Przypominam sobie jednak, że lubię „jak się dzieje” i sama takie życie wybrałam, zatem zamiast się nad sobą użalać albo kumulować swoją złość – muszę wziąć oddech i się ogarnąć :).
Jedyną osobą, która „nie ma czasu” jest ta, 10 metrów pod ziemią
Norman Vincent Peale
Brzmi znajomo? Założę się, że masz do czynienia z podobnymi sytuacjami na co dzień. Daleko mi jeszcze do perfekcji ale udało mi się znaleźć kilka sposobów, by presja czasu nie wytrącała mnie kompletnie z równowagi:
Zanim cokolwiek zrobię, biorę głęboki oddech i zastanawiam się, co jest tak na prawdę ważne i priorytetowe. Sporo czasu zajęło mi zrozumienie, że na pewnym etapie nie da się zrobić wszystkiego. Pewne rzeczy trzeba odpuścić, pewne przesunąć w czasie, tak żeby te najważniejsze udało się zrealizować. Odpuszczanie to bardzo wartościowa ale trudna do wypracowania umiejętność.
Powtarzam sobie, że to ja kontroluję sytuację i kalendarz, a nie one kontrolują mnie. Najgorsze co zdarzało mi się robić pod napięciem to łapać się na oślep za najpilniejsze zadania (niekoniecznie te najważniejsze), zrobić je na pół gwizdka i przeskakiwać na kolejne. Zawsze, naprawdę zawsze, po tak spędzonym dniu miałam wrażenie, że tak właściwie to nie zrobiłam nic. Spędziłam czas bezproduktywnie. Dlatego zadania nad którymi pracuję, zwłaszcza pod presją, wybieram świadomie i świadomie decyduję ile czasu na nie poświęcę. Staram się aby nie porwało mnie tornado natychmiast-już-pilne-muszę-teraz-szybciej.
Proponuję realne terminy. W większości przypadków okazuje się że „dzisiaj” równie dobrze może być „jutro” lub „pojutrze”. Najlepiej byłoby „dzisiaj” ale nie jest to wcale konieczne. Jeśli będę mieć dzień lub dwa więcej – projekt zyska na jakości i wszyscy będą zadowoleni.
Oczyszczam kalendarz. Jeśli tego dnia miałam mieć 5 spotkań pod rząd ale potrzebuję wygospodarować czas na pracę nad projektem – nie ma cudów, muszę część spotkań przesunąć/odwołać. Nie jest to żadna tragedia a kalendarz nie jest wyryty w kamieniu. Współpracownicy to rozumieją o ile nie zdarza się to notorycznie. Wszyscy przecież gramy do tej samej bramki.
Najlepszą strategią zarządzania czasem, jest eliminacja
Brian Tracy
Zastanawiam się „co właściwie muszę zrobić”. Zaczynam od ustalenia jaki ma być końcowy efekt mojej pracy, żeby skupić się tylko na tych czynnościach, które mnie do niego zbliżą. Jeśli mam do przygotowania prezentację/dokument/e-maila – zastanawiam się najpierw (i spisuję) co właściwie chcę w nich przekazać. Nauczyła mnie tego jakiś doświadczona koleżanka i oszczędziło mi to do tej pory bardzo wiele godzin. Zakładając, że dysponuję czasem na stworzenie 10 slajdów – wolę, żeby to były kluczowe slajdy, na których przekazuję najważniejsze treści a nie 10 slajdów wprowadzenia i jeden dotyczący meritum.
Uzgadniam priorytety z szefem. Mogę potem potrzebować jego pomocy jeśli ktoś będzie próbował mi dorzucić kolejne zadanie, na które w danej chwili nie mam czasu.
Mówię „nie”. Kolejna trudna ale konieczna umiejętność, w której się szkolę. To nieprzyjemne (bo to przecież moi współpracownicy, koledzy, chcę im pomóc, jestem uczynna, nie chcę, żeby pomyśleli, że zadzieram nosa, jest im ciężko a ja mogę rozwiązać ich problem w kilka minut) ale czasem konieczne, jeśli chcesz zrealizować własne zadania. Znam sporo osób, które przez połowę dnia realizują zadania/priorytety innych a potem kończą swoją pracę pomiędzy 22 a 2 w nocy. Jedyna możliwość, żeby tego uniknąć to mówić „nie”.
Znajduję spokojne miejsce do pracy. Lubię pracować w open space’ie, jednak kiedy praca pali mi się w rękach, potrzebuję ciszy, spokoju i samotności. Wtedy zamykam się w jednym z mniejszych pokoi albo wybieram pracę w domu. Jestem wtedy znacznie bardziej efektywna. Niektórzy moi koledzy używają również słuchawek (takich z muzyką lub takich do prac budowlanych, które bardzo dobrze wyciszają dźwięki otoczenia).
Kluczem nie jest wykorzystywanie czasu, ale jego inwestowanie
Stephen R. Covey
Wyłączam Outlooka i służbowy komunikator. Nic bardziej mnie nie dekoncentruje niż migające powiadomienia (te da się w ogóle wyłączyć – sprawdź tu!), wpadające do skrzynki maile z których 70% zaczyna się od słowa „PILNE” (serio – 70%!) i zagadujące mnie inne osoby. To samo dotyczy mediów społecznościowych, z których ja akurat korzystam bardzo oszczędnie i nie w pracy.
Wyciszam telefon. Nie odbieram, chyba, że czekam na jakieś ważne informacje. Informuję wcześniej swoich współpracowników, łącznie z szefem, że taki jest mój styl pracy w podbramkowych sytuacjach i jeśli naprawdę będą potrzebowali pilnie się ze mną skontaktować – wyślą mi sms z taką informacją. Prawda jest taka, że praktycznie nigdy się to nie dzieje, bo 99% tematów naprawdę może poczekać kilka godzin albo niekoniecznie wymaga mojego zaangażowania.
Uff, sporo tego i na pewno lista nie jest kompletna. W kolejnych wpisach będę podrzucać Wam ćwiczenia i wskazówki jak wyćwiczyć poszczególne elementy. A Wy – macie jakieś sposoby na efektywną pracę gdy pojawia się presja czasu? Koniecznie podzielcie się nimi w komentarzach!
Czas jest tym, czego potrzebujemy najbardziej, ale wykorzystujemy najgorzej
William Penn
