Równowaga pomiędzy życiem prywatnym a pracą zawsze była dla mnie ważna. Stanowiska się zmieniały, obowiązków przybywało, raz było bardziej intensywnie, raz trochę spokojniej, zawsze jednak prędzej czy później osiągałam swój zdrowy balans. Jedni pytają, jak mi się to udaje, inni nie dowierzają (“na moim stanowisku to niemożliwe”). A ja mam po prostu jeden sekretny sposób, którego trzymam się przez cały czas. Jest bardzo prosty i nigdy mnie nie zawiódł. Dzięki niemu cieszę się z sukcesów i zamykam laptopa o 17:30, żeby spędzić popołudnie z rodziną. Nie pracuję wieczorami ani w weekendy. Nie sprawdzam maili na smartfonie. Dzisiaj chcę podzielić się z Tobą moim sekretnym sposobem, którym jest skupienie na celach.
Tak, to takie proste! Nie masz pojęcia ile czasu marnowałam, zanim zrozumiałam, że większość rutynowych czynności nijak nie przybliża mnie do realizacji moich celów. Dziesiątki spotkań, setki maili, tysiące procesów, wydzwonione minuty, przejechane kilometry. Jeśli tylko bym chciała, byłabym zajęta przez 20 godzin dziennie. Zawsze jest coś do zrobienia. Pytanie brzmi jednak: ile z tych aktywności niesie ze sobą wartość dodaną? Ile przysporzy firmie w której pracuję zysku? Ile przełoży się na realizację moich rocznych celów?
Cały sekret tkwi w selekcjonowaniu tych aktywności, które przybliżają nas do upragnionych rezultatów i rezygnowaniu z pozostałych. Mogę to porównać do pielenia zaniedbanego ogrodu. Wchodząc przez bramę widzisz wszędobylskie chwasty, które przesłaniają drzewom owocowym słońce i wypijają wodę. Dopiero kiedy wypielesz chwasty, drzewa owocowe będą w stanie spokojnie rosnąć i dawać plony, a Ty będziesz ich doglądać. Podlewanie chwastów do niczego nie doprowadzi, będą tylko coraz bardziej się rozprzestrzeniać, wysysać z Ciebie czas i energię, a drzewa owocowe będą podupadać. Zrób porządek z chwastami i poświęć uwagę drzewom owocowym.
Skup się na celach
Cofnijmy się teraz o krok i spróbujmy ustalić, na jakie czynności chcesz znaleźć czas w swoim planie dnia. Czy umiesz planować tak, żeby coś konkretnego zrobić, a nie tylko być zajętym? To nie lada sztuka. Wiele osób wpada w błędne koło rutyny i bieżączki, biegając ze spotkania na spotkanie, pisząc maila za mailem, nie zastanawiając się w ogóle, czy to przybliża ich do osiągnięcia celów. Właśnie, celów.
Zanim zaczniemy jakiekolwiek planowanie, odpowiedz czy znasz swoje cele zawodowe. Przykładowo – pracuję w sprzedaży, moje cele dotyczą zatem najczęściej obrotu jaki powinnam zrealizować z klientem, nowych produktów które mam wprowadzić do sklepów, wzrostu udziałów rynkowych. Realizacja tych celów sprawi, że moja firma osiągnie zysk. Wszystkie czynności, które podejmuję w ramach czasu pracy powinny przybliżać mnie do realizacji tych celów, nazwijmy je nadrzędnymi. Czy możesz z czystym sumieniem powiedzieć, że znasz swoje cele nadrzędne i wszystko co robisz przybliża Cię do ich realizacji?
Jeśli nie, zacznij od 3 kroków:
1) Przemyśl swoje cele nadrzędne na najbliższy rok (mówimy o konkretnych rezultatach, które chcesz osiągnąć w pracy),
2) Uzgodnij je ze swoim szefem,
3) Przy każdym celu nadrzędnym wypisz mniejsze cele (małe kroczki), które realizowane po kolei doprowadzą Cię do Twojego celu/celów nadrzędnych.
Największym wrogiem efektywności jest brak zrozumienia, które aktywności prowadzą do osiągnięcia założonych rezultatów, a które po prostu zajmują czas. Żeby poświęcać się właściwym czynnościom – zatrzymaj się, pomyśl, ustal zakres i dopiero wtedy ruszaj do pracy. Pomiędzy byciem zajętym a realizowaniem zadań jest kolosalna różnica.
Analiza dnia pracy
Zróbmy małe ćwiczenie. Przez najbliższe 3 dni zapisuj czynności, które wykonujesz w pracy, wraz z czasem jaki Ci zajmują. Odpisywanie na maile, przeglądanie Facebooka, przygotowanie prezentacji dla klienta, rozmowa przy kawie z koleżanką, spotkania – postaraj się wykonać to zadanie najdokładniej jak potrafisz. Umówmy się, że zapisujesz wszystkie czynności, które zajmują Ci minimum 15 minut.
Jakieś wnioski? Ile czasu podczas tych 3 dni dedykowane było czynnościom, które zbliżają Cię do realizacji Twoich celów? Zdziwiło Cię, że niektórym czynnościom poświęcasz aż tyle czasu? Czy to nie zastanawiające, że część pozycji w ogólne się na tej liście znalazło? Czy na jakieś ważne aktywności nie udało Ci się znaleźć przez to czasu? Zapisz swoje wnioski/postanowienia.
Czas planowania, czas podsumowania
Namawiam Cię do wpisania do swojego kalendarza na stałe dwóch cotygodniowych 30-minutowych sesji, jednej w piątkowe popołudnie, drugiej w poniedziałkowy poranek.
W piątek:
1) Odpowiedź na pytanie: co zrobiłam/em w tym tygodniu, żeby przybliżyć się do realizacji moich celów nadrzędnych?
2) Odpowiedz na pytanie: co powinnam/ienem zrobić w przyszłym tygodniu żeby przybliżyć się do realizacji moich celów nadrzędnych?
3) Wpisz te zadania/czynności do swojego kalendarza na konkretne dni i godziny, zarezerwuj na nie odpowiednią ilość czasu. Odpowiednią, czyli taką, w której będziesz w stanie spokojnie, całościowo i w dobrej jakości wykonać najważniejsze zadania.
W poniedziałek:
1) Przeglądnij kalendarz na nadchodzący tydzień, przypomnij sobie, jakie czekają Cię zadania.
2) Wprowadź konieczne poprawki.
Przemyśl, które czynności powinny być zrealizowane w pierwszej kolejności, bo są kluczowe dla osiągnięcia Twoich celów. Odpowiednie planowanie, zagwarantuje Ci, że te czynności uzyskają maksimum Twojej uwagi. Zminimalizuj czas poświęcany na zadania, które nie są ważne, albo przybliżają do celów inne osoby, nie Ciebie. Nie znaczy to, że masz nagle przestać odbierać telefony i współpracować z innymi. Masz tylko zachować zdrową równowagę i podejmować świadome decyzje, zamiast płynąć z prądem.
Gratuluję, masz za sobą milowy krok do poprawy jakości swojego życia i efektywniejszej pracy! Rozsądnie dysponujesz swoim czasem. Jeśli będziesz trzymać się planu – nie obudzisz się kolejnego piątkowego popołudnia z przeświadczeniem, że cały tydzień przeleciał przez palce, a prezentację na poniedziałkowe spotkanie z klientem musisz zrobić w sobotę. No właśnie – jeśli będziesz trzymać się planu.
Trzymaj się planu
W teorii brzmi to wspaniale, rzeczywistość rzadko jest cukierkowa. Terminy się przesuwają, nowe zadania i spotkania wpadają do kalendarza, a maile piętrzą się w skrzynce odbiorczej, krzycząc, żeby natychmiast się nimi zająć. I jak tu w takich warunkach trzymać się planu?
Zapamiętaj dwie proste zasady:
Ty zarządzasz swoim czasem i kalendarzem, a nie one zarządzają Tobą!
Ty decydujesz na co poświęcasz swój czas!
Realizacja tych zasad to podstawowy obowiązek i umiejętność każdego dobrego managera. Jeśli czujesz, że sprawy wymykają się spod kontroli a inni zaczynają dysponować Twoim czasem – zatrzymaj się, weź głęboki wdech i wróć do swojego planu.
Pracuj nad sobą. Zobacz, które z poniższych obszarów możesz poprawić:
Nie bój się grzecznie odmawiać – to wręcz Twój obowiązek.
Spójrz na swoje obowiązki z dystansu. Odpowiedz sobie na pytanie: co najgorszego może się wydarzyć, jeśli tego nie zrobię?
Codziennie rano zerknij w swój kalendarz i zastanów się, czy masz dobrze zaplanowany dzień. Jeśli coś się zmieniło (np. ważny klient poprosił o dodatkową konsultację), zastanów się jak rozsądnie przeplanować obowiązki – które możesz przełożyć na później, a które wymagają uwagi koniecznie danego dnia.
Oceniaj REALNIE ilość rzeczy, które chcesz wykonać. Jeśli na jeden dzień zaplanujesz 20 sporych zadań, a zrobisz tylko 10 z nich to albo poświęcisz swój prywatny czas na dokończenie reszty albo wyjdziesz z pracy z poczuciem klęski, niewyrobionego planu. Jeśli jednak od początku postawisz przed sobą realistyczne oczekiwania i je wykonasz, poczujesz satysfakcję i przypływ mocy.
Zacznij planować w dłuższej perspektywie. O większości zadań wiesz wcześniej, ale zabierasz się za nie późno. Systematyczność pomoże Ci skończyć z wiecznym pośpiechem.
Przestań być niewolnikiem maili! Nie musisz odpisywać na nie 30 sekund po ich otrzymaniu. Więcej na ten temat znajdziesz w poście Opanuj swoje maile.
To samo dotyczy odbierania telefonu – o ile nie pracujesz na recepcji, zawsze możesz oddzwonić.
Jeśli masz problem z osiągnięciem skupienia, co chwilę ktoś Ci przeszkadza – odłącz się. Znajdź ustronne miejsce, osobny pokój, biurko w innym dziale, żeby móc poświęcić się nieprzerwanej pracy nad projektem albo ustal ze swoim szefem, że pracujesz jeden dzień z domu.
I to tyle – sekret równowagi pomiędzy pracą, a życiem prywatnym ujawniony. Spróbuj, trzymam kciuki, żeby i w Twoim przypadku to podejście sprawdziło się tak dobrze jak u mnie. Skutkiem ubocznym będzie większa satysfakcja z pracy, która będzie napędzać Cie do działania. No i wreszcie znajdziesz czas na kultywowanie małych przyjemności!
Spodobał Ci się ten artykuł? Bardzo mi miło! Koniecznie daj znać w komentarzach co o tym myślisz i podaj dalej!
