Dawno nie pojawił się żaden post o organizacji pracy, a ostatnio ten temat mocno zaprząta moją głowę. Weszłam w kolejny intensywny okres i postanowiłam ponownie zastanowić się, co u mnie działa, a co jest stratą czasu i jeszcze lepiej się zorganizować. Zastanowiłam się, które proste czynności dodają mojej pracy najwięcej wartości. I tak spisałam poniższych 6 nawyków.
Poświęć pierwsze 15 minut na inspirację i rozwój
Moje poranki dzielą się na trzy kategorie. Przypadek pierwszy: wpadam do biura i lecę na spotkanie, które zaczyna się wraz z początkiem dnia pracy. Szczerze tego nie cierpię, bo nie mam czasu napić się kawy i „rozgrzać”, od razu wchodzę na wysokie obroty, brrr. Mogłabym oczywiście przyjechać 30 minut wcześniej, ale lubię się wyspać i nie spieszyć się od samego rana, więc zazwyczaj nie wychodzi.
Przypadek drugi: otwieram laptopa, z którego zalewają mnie maile „na już” i 5 osób zaczepia mnie zanim zdążę zdjąć płaszcz prosząc, żebym koniecznie zaglądnęła do materiałów, które przygotowali, spotkała się z nimi najlepiej od razu i dostarczyła brakujące dane. Efekt podobny jak w przypadku pierwszym.
I jest jeszcze ten trzeci przypadek, który staram się maksymalnie często zaplanować w kalendarzu. Przychodzę, robię kawę i 15 minut przeglądam ciekawe artykuły, inspirujące filmiki na youtube, które ktoś mi polecił, czasem rozmyślam. Luksus. Taki początek dnia działa na mnie magicznie. Od razu mam lepszy humor, świeży umysł. Chce mi się działać.
Przy okazji z tych materiałów zawsze czegoś nowego się uczę, biorę dużo dla siebie. Często wysyłam je do mojego zespołu. Jeśli nie znajdę czasu rano – zazwyczaj wpadam w nurt obowiązków i znacznie trudniej mi te 15 minut wygospodarować później w ciągu dnia. Poza tym umysł nie jest już tak świeży i chłonny jak gąbka.
Polecam więc ten prosty nawyk. Zaplanuj pierwsze 15 minut w pracy na „rozbieg”. Do kawy poczytaj coś ciekawego, wysłuchaj podcastu, zrób krótkie ćwiczenie medytacyjne. Nie wiesz gdzie znaleźć interesujące materiały? To koniecznie sięgnij do tego postu.
Rano zaplanuj najważniejsze zadania i ogarnij kalendarz
Żeby nie zginąć pod stertą miliona obowiązków, bardzo skrupulatnie korzystam z kalendarza, pilnując przy tym, żeby nim zarządzać, a nie pozwolić, by on zarządzał mną. Dobre planowanie to zdecydowanie jedna z umiejętności, które najbardziej pomagają w pracy. Do kalendarza wpisuję wszystko – nie tylko spotkania, ale też bloki mojej własnej pracy nad zadaniami, krótkie rzeczy do zrobienia, telefony do wykonania. W ciągu dnia zamiast łapać się przypadkowych czynności, które akurat „wpadną”, zaglądam do kalendarza, żeby ustalić, co mam do zrobienia.
Wiem, brzmi bardzo sztywno. W rzeczywistości oczywiście zdarzają się odchyły, ale jest to jedyny sposób żeby przy moim trybie pracy (obowiązki są bardzo rozproszone – 9 rynków, tysiące rozmaitych zadań, praca z wieloma ludźmi) nie zwariować i posuwać się do przodu z realizacją kluczowych zadań.
Właśnie dlatego, kolejną rzeczą jaką robię z rana po chwili „rozbiegu” jest właśnie przejrzenie kalendarza na dany dzień i odpowiedź na kilka pytań:
- Co mam dziś najważniejszego do zrobienia?
- Czy mam na to wystarczająco dużo czasu? Jeśli nie, to co muszę przełożyć?
- Z kim chcę się spotkać, porozmawiać, przekazać informacje, żeby inne zadania mogły się dziać?
Potem telefony mogą dzwonić, maile spływać, a ludzie domagać się mojej natychmiastowej uwagi, a ja będę jednak będę trzymać się swoich zadań. Chyba, że uznam, że faktycznie powinnam zmienić priorytety, to oczywiście się zdarza. Ale zawsze jest efektem mojej decyzji, nie „obrotu spraw”.
Dobre planowanie jest niezbędne, żeby osiągać długoterminowe cele, inaczej wiecznie będzie brakować na nie czasu. A taka poranna pięciominutowa sesja przypominająca, co danego dnia jest ważne zwraca się po tysiąckroć.
Poszerz perspektywę rozmawiając z ludźmi
Kiedyś wydawało mi się, że „biurowe pogaduszki” to strata czasu, lepiej się skoncentrować na realizacji zadań, w końcu to w głównej mierze wpływa na wynik. Z czasem coraz bardziej zaczęłam doceniać korytarzowe rozmowy z osobami nie zaangażowanymi bezpośrednio w realizację moich projektów. I przestałam je nazywać pogaduszkami, bo okazało się, że płynie z nich duża wartość.
Teraz regularnie staram się w ten sposób poszerzać perspektywę. Dowiadywać, co jest na tapecie u kolegów w innym dziale, jak dane zagadnienie wygląda z punktu widzenia innych funkcji, co jest dla nich głównym wyzwaniem, na jakie wpadli ostatnio pomysły, z jakimi problemami się borykają. Jeśli tylko nadarza się okazja – idę o krok dalej i z zainteresowaniem słucham o tendencjach i obszarach rozwoju w innych branżach.
Zauważyłam, że to jedna z kluczowych aktywności, która pozwoliła mi rozwinąć umiejętność dostrzegania słynnego „duże obrazka” (z angielskiego big picture – spojrzenie na zagadnienie z lotu ptaka, strategicznie, długoterminowo, bez wgłębiania się w szczegóły). Bo ten duży obrazek wychodzi daleko poza moje zadania, kompetencje i wiedzę, więc jeśli również ja poza nie nie wyjdę – to skąd będę wiedzieć, co tam się w ogóle dzieje?
Pytaj częściej „co jest moim celem” i „po co to robię”
To aż nieprawdopodobne jak wiele wykonujemy zadań, które wcale nie przybliżają nas do realizacji większych celów. Bo zawsze tak robiliśmy. Bo ktoś poprosił. Bo możemy. Bardzo wierzę, że da się to zmienić. I na pewno trzeba zacząć od samego siebie, wyrabiając nawyk zadawania pytania „po co to robię, do czego to mnie do prowadzi i czy przybliży mnie do celu?”. Im częściej tym lepiej.
Bo praca nie polega na „robieniu”, tylko na realizacji zadań, kroków, które przybliżają nas do celu. Ten cel (lub cele) powinny być jasno określone, ale nawet wtedy mają tendencję znikać z horyzontu, zasłonięte przez rutynowe czynności. Rzuć wyzwanie tej rutynie – na początek chociaż na tydzień. Przed wykonaniem każdego zadania, pójściem na spotkanie, wysłaniem maila zapytaj siebie, po co to robisz. Myślę, że wnioski mogą Cię zaskoczyć.
Planuj zadania w blokach, tak żeby je zaczynać i kończyć
Wiesz, co mam tendencję najczęściej odwlekać? Większe zadania, które wymagają skupienia i zajmują kilka godzin. Też tak masz? Zawsze znajdzie się jakiś mail do odpisania, telefon do wykonania, dane do przejrzenia – idealna wymówka, że znowu zabrakło czasu na to, co naprawdę ważne. No bo przecież nie ma sensu zaczynać takiego zadania na godzinę przed końcem pracy, kiedy padam ze zmęczenia.
Żeby przezwyciężyć tą tendencję podjęłam pewne kroki. Jeśli mam do czynienia z jednym, wyraźnie wyodrębnionym zadaniem (np. przygotowanie oferty dla klienta, analiza danych i podsumowanie ich, opracowanie części merytorycznej warsztatu) staram się je po pierwsze z góry zaplanować w kalendarzu, a po drugie wygospodarować tyle czasu, by je w tym samym bloku pracy skończyć.
Najczęściej planuję taki blok rano, bo wtedy mój umysł pracuje na najwyższych obrotach. Zakładam na zadanie tyle czasu, by raczej skończyć wcześniej, niż nie zdążyć. Traktuję ten blok w kalendarzu równie poważnie jak każdy inny – nie przesuwam go z byle powodu. No i nie lubię dzielić go na części, bo kiedy już wejdę w temat, szkoda mi przerywać, a po przerwie przypominać sobie, gdzie skończyłam, jakie były moje najważniejsze wnioski i założenia, co planowałam zrobić dalej.
Takie zadania najtrudniej zacząć. Kiedy już ten pierwszy opór zniknie i poczujesz flow, korzystaj z niego. Nie przerywaj, dopóki nie skończysz. Wiem, ze żyjemy dziś w świecie, gdzie trzeba być ciągle dostępnym i natychmiast reagować na wszystkie bodźcie z zewnątrz. Tym bardziej umiejętność odcięcia się od tych rozpraszaczy i skupienia przez dłuższy czas na ważnych zadaniach jest na wagę złota. Bycie „w biegu” jest postrzegane jako synonim sukcesu, a ja uważam że jest zupełnie odwrotnie. Im mniej jestem w biegu, a bardziej koncentruję się na dużych blokach ważnych zadań – tym więcej jestem w stanie osiągnąć.
Tą zasadę stosuje jednak tylko do pojedynczych, wyraźnie wyodrębnionych zadań – te bardziej złożone, wręcz przeciwnie, staram się dzielić na konkretne etapy i wtedy mogę znowu zastosować wspomniane podejście.
Przed wyjściem podsumuj dzień i „zgraj” z głowy niedokończone sprawy
Dzień zaczynam od planowania, a kończę krótkim podsumowaniem, co udało się zrobić, jakie są kolejne ważne kroki. Często nanoszę od razu zmiany w kalendarzu na kolejne kilka dni, upewniam się, że odzwierciedla moje priorytety i wybory. Jeśli danego dnia wydarzyło się coś ważnego (sukces, niekorzystna decyzja, konflikt, głęboka rozmowa, odkrycie, trudne emocje) to daję sobie chwilę, żeby jeszcze je przemyśleć, wyciągnąć wnioski.
I wreszcie najważniejsze – zgrywam z głowy wszelkie niedokończone sprawy, pomysły, wątpliwości. Przepisuję je na “pamięć zewnętrzną” czasem do notesu, czasem prosto do kalendarza. Wiem, że niektórzy używają elektronicznych post itów na ekranie komputera. Dzięki temu po głowie nie krążą mi przez cały wieczór zadania o których „muszę pamiętać”. Jeśli przypomni mi się coś o czym wcześniej nie myślałam – wysyłam do siebie maila ze smartfona, albo zapisuję to w wirtualnych notatkach. Mogę odpoczywać, bo mam wolną głowę.
A Ty, masz jakieś nawyki, które mocno poprawiają Twoją efektywność i satysfakcję z pracy?
