Założę się, że przynajmniej od czasu do czasu robisz prezentacje multimedialne. Ja mam z nimi doczynienia praktycznie codziennie. Albo robię je sama, albo jestem ich odbiorcą. Parę miesięcy temu miałam okazję uczestniczyć w świetnym szkoleniu, po którym przyjrzałam się dokładnie swoim „dziełom” i stwierdziłam, że muszę się jeszcze wiele nauczyć. Od tego czasu regularnie nad tym pracuję, a także zwracam uwagę na dobre przykłady. Dzisiaj chciałam podrzucić Ci kilka bazowych sugestii, jak podszlifować umiejętności się w tym obszarze. W przyszłości będę na pewno rozwijać temat w bardziej zaawansowanej formie.
Czy na pewno potrzebujesz prezentacji?
Nie masz wrażenia, że ostatnimi czasy prawie żadne spotkanie biznesowe nie ma prawa odbyć się bez prezentacji? Co ciekawe w dużej liczbie przypadków te prezentacje nie są w ogóle potrzebne, ani nawet pomocne. Sprawniej, prościej i szybciej byłoby po prostu porozmawiać, rozdać wydrukowane dane, rozesłać je dzień wcześniej mailem, żeby uczestnicy mogli się przygotować lub zwyczajnie wyświetlić je, bez konieczności produkowania na ich temat 20 slajdów. Przed każdym spotkaniem zastanów się:
Jaki jest jego cel?
Co musi się wydarzyć, żeby ten cel osiągnąć?
Jakie dane chcesz pokazać?
Jaka forma komunikacji jest do tego najbardziej odpowiednia?
Uwaga na pułapkę! Osobiście jestem już tak przyzwyczajona do robienia prezentacji, że zazwyczaj wydają mi się najbardziej odpowiednią formą komunikacji. Wynika to jednak z mojej kalki myślowej, nie z prawdziwej potrzeby. W takiej chwili zadaję sobie 2 pytania: co zrobiłaby na moim miejscu dopiero co zatrudniona osoba? Co zrobiłby mój szef? Te „zewnętrzne okulary” pomagają mi trochę zmienić perspektywę. Zatem, czy na pewno potrzebujesz prezentacji?
Co chcesz powiedzieć?
Tej jak mogłoby się wydawać oczywistej umiejętności nauczyła mnie koleżanka z pracy. Wcześniej po prostu siadałam i „sklejałam” slajdy. „To się może przydać, może jeszcze powiem o tym, tamto w sumie też jest ważne”. Potem pokazywałam publiczności taką „sklejkę”, a gdy kończyłam prezentować, widownia zazwyczaj nie wiedziała, czego od nich chcę, albo nie znajdowała odpowiedzi na swoje pytania.
Teraz zabieram się do robienia prezentacji zupełnie inaczej. Najpierw wypisuję na kartce jej plan:
co chcę osiągnąć,
jakie tematy muszę w tym celu poruszyć,
do kogo kieruję przekaz
i jak on w związku z tym powinien być skonstruowany.
Po napisaniu planu czytam go i zastanawiam się, czy będzie zrozumiały dla odbiorcy. Następnie przy każdym punkcie wypisuję dane/materiały, które będą potrzebne żeby go zobrazować. Dopiero potem – zabieram się za przygotowanie slajdów.
Nie pisz wszystkiego na slajdzie!
To niestety bardzo powszechne podejście. Slajdy pękają w szwach od nadmiaru tekstu, odbiorca nie jest w stanie tego wszystkiego przeczytać, stresuje się, skupia na slajdzie zamiast na tym, co do niego mówisz. To nie ma żadnego sensu! Nie musisz wypisywać wszystkiego, co powiesz! Prezentacja to narzędzie, które pomaga Ci pewne rzeczy wizualizować, przedstawić dane w czytelny sposób. Nie ma zastąpić Ciebie jako prelegenta!
Nie powinna też służyć jako notatki, żeby o niczym nie zapomnieć. Od tego są inne narzędzia – możesz spisać kluczowe punkty na kartce lub użyć „trybu prezentera”, wtedy na ekranie komputera będzie wyświetlać się dodatkowy tekst, widoczny tylko dla Ciebie (zobacz instrukcję tutaj).
Bardzo często przeładowujemy prezentację tekstem dlatego, że rozsyłamy ją potem jako samodzielne źródło. Chcemy zatem zadbać, żeby wszystkie informacje się w niej znalazły. W takim wypadku rozgraniczmy jednak prezentację, którą robimy na wykład/spotkanie z publicznością, od dokumentu wysyłanego mailem, który będzie wszechstronnym podsumowaniem naszych wniosków (czy na pewno ten drugi powinien mieć formę prezentacji?). Może krótki raport w formie PDF byłby bardziej odpowiedni?
vs
Zadbaj o ciekawy i inspirujący przekaz
Zamiast mnożyć tekst, użyj prezentacji do celu, w jakim ją stworzono – przedstaw klarownie dane, użyj zdjęcia, żeby zafascynować, opowiedz historię. Pamiętaj – jeden obraz mówi więcej niż tysiąc słów. Jeśli chcesz, żeby odbiorcy zapamiętali, co chcesz im przekazać – zadbaj o wyrazistość.
Postaraj się ograniczyć liczbę zdjęć na slajdzie (do jednego?). Pamiętaj, żeby były dobrej jakości. Wykorzystaj któryś z darmowych banków online (polecam przydatny post One Little Smile na ten temat).
Przekaz: zmień perspektywę
Usuń wszystkie niepotrzebne ozdobniki
Po prostu uwierz mi na słowo – im mniej tym lepiej. Dotyczy to wszystkich środków wyrazu: zdjęć, logotypów, wykresów, ramek, kolorów, wykrzykników, pogrubień, podkreśleń, cieni, kolorów i wszystkiego innego, co jeszcze przyjdzie Ci do głowy. Nadmiar wygląda po prostu brzydko, a brzydka prezentacja będzie Ci tylko przeszkadzać, zamiast pomagać.
vs
Ma być czytelnie
Jedna prezentacja = jedna czcionka. Nie ważne czy to nagłówek, czy akapit. Zwróć na to uwagę zwłaszcza, jeśli przeklejasz slajdy pomiędzy prezentacjami. Wybierz czytelną czcionkę.
Pamiętaj też o kolorach. Najlepiej czyta się czarny tekst na białym tle. Jeśli już musisz operować kolorami, upewnij się, że nie piszesz np. czerwoną czcionką na żółtym – nikt tego potem nie odszyfruje. Również w kolorach obowiązuje zasada „mniej znaczy lepiej”. Jeśli Twoje slajdy zawierają więcej niż 3 kolory – przyjrzyj się uważnie, które możesz wyeliminować.
vs
Użyj symboli zamiast tekstu
O zdjęciach już pisałam, jest jeszcze jedna forma wizualna, której bardzo lubię używać – są to figury geometryczne oraz symbole. Oddają znaczenie bez użycia słów, pomagają uprościć i uporządkować przekaz.
Nie będę pisać, po prostu podam Ci kilka przykładów wykorzystania symboli. Spójrz na swoje slajdy i zastanów się, czy możesz zastąpić nimi lub podkreślić tekst. Pamiętaj jednak, by i tu zachować umiar i nie wstawiać ich na każdy slajd!
Użyj prostych animacji
Animacje to całkiem fajne narzędzie, które pomaga przeprowadzić odbiorców przez treść. Błagam Cię jednak – wybieraj prostotę! Te wszystkie wirujące, wlatujące i kręcące się motywy są złe! Powinno się je w ogóle zlikwidować:). Jeśli zatem bawisz się z dzieckiem, szalej ile wlezie! Jeśli robisz prezentację do pracy – użyj najprostszej animacji, w której nowa treść po prostu się pojawia. Zaufaj mi – nie będzie nudno, będzie idealnie.
Użyj tylko koniecznych danych
Skomplikowanych wykresów i tabelek nikt nie zrozumie. Odpuść widowni przekopywanie się przez morze danych i skup się raczej na trendzie lub kluczowym wyniku. Pozostałe niepotrzebne dane usuń ze slajdu.
vs
To by było na tyle podstaw, może masz coś do dodania? Niech te 9 punktów będzie od dzisiaj Twoją checklistą dla każdej prezentacji. A już wkrótce przejdziemy na wyższy poziom wtajemniczenia w tym obszarze!
Spodobał Ci się ten artykuł? Bardzo mi miło! Koniecznie daj znać w komentarzach co o tym myślisz i podaj dalej!
