Opanuj swoje maile

photo-1456615074700-1dc12aa7364d

Wchodzisz do pracy i wiesz, że już na Ciebie czekają. Jest ich dużo i jak Cię dopadną, to nie odpuszczą, dopóki nie wyssą całej energii. Kiedy wydaje Ci się, że zaraz się od nich uwolnisz, skończysz z nimi – dopadają Cię kolejne. Czasem wydaje Ci się, że walka nie ma sensu, uginasz się pod ich naporem, puszczają Ci nerwy. Zdarza się, że po jednym dniu bez zaglądania do nich masz wrażenie, jakby ktoś podjechał wielką wywrotką i  wysypał na Ciebie tonę spraw – leżysz pod tym kopcem i zastanawiasz się, czy kiedykolwiek się spod niego wygrzebiesz. Maile. Ciężko z nimi żyć, bez nich jeszcze trudniej. Dzisiaj chciałam Ci zdradzić 11 sposobów, żeby nie dać się pogrzebać żywcem:). Przeczytaj, zastosuj i zyskaj minimum dodatkową godzinę efektywnej pracy dziennie.

Pisz mniej maili. Wtedy otrzymasz też mniej odpowiedzi, a ludzie przyzwyczają się, że nie jest to Twój preferowany sposób komunikacji. Zamiast pisać maila – zadzwoń, odezwij się na służbowym komunikatorze, podejdź do koleżanki dwa biurka dalej, zapisz pytanie i zadaj je na kolejnym spotkaniu z daną osobą. Za każdym razem zastanów się też, czy mail jest na prawdę konieczny? Czy na prawdę masz coś ważnego do dodania? Unikaj toczenia “rozmów” na mailach, to zazwyczaj mało produktywne. Jeśli komunikacja zmierza w tą stronę, o wiele lepiej będzie się spotkać albo zdzwonić, oszczędzisz sporo czasu i nerwów.

Pisz krótsze i bardziej czytelne maile. Wtedy nie otrzymasz szestanstu próśb, żeby doprecyzować, co masz na myśli. Otrzymasz konkretną odpowiedź, na której Ci zależy. Upewnij się, że

– tytuł maila wskazuje na jego cel

– na samym początku maila odbiorcy znajdą informację, czego od nich oczekujesz

– mail jest krótki i prosty – wierz mi, nikt nie lubi czytać Twoich “sześciostronicowych” elaboratów ani odszyfrowywać, co masz na myśli. W tym przypadku stosuję metodę KIS = Keep it simple.

Usuń połowę osób z listy dystrybucyjnej. Nie znoszę być kopiowana na mailach, które tak na prawdę niewiele dla mnie wnoszą. Upewnij się, że każda osoba, którą załączasz na komunikacji na prawdę potrzebuje danego maila otrzymać i zachęć kolegów do podobnej refleksji.

Poproś współpracowników, żeby ograniczyli liczbę maili do Ciebie. Jak już zrobisz porządek ze sobą 🙂 – czas porozmawiać z innymi. Zidentyfikuj osoby, od których dostajesz najwięcej maili. Następnie: 1) zaproponuj im inną formę komunikacji (np. krótkie cotygodniowe spotkanie), 2) zakomunikuj jakie tematy są dla Ciebie ważne/interesujące, a o których niekoniecznie musisz wiedzieć, 3) jeśli to konieczne – poproś o bardziej zwięzłą komunikacje.

macbook-air-all-faded-and-stuff

Sprawdzaj maile tylko o określonych porach. Długo mi zajęło zanim się nauczyłam, że outlook nie może być ciągle otwarty! Wpadające non stop maile całkowicie mnie rozpraszały, a pokusa, żeby natychmiast na nie odpisać była bardzo silna. W efekcie spędzałam w ten sposób znacznie więcej czasu niż powinnam i brakowało mi go na realizację ważnych zadań. Docelowo chciałabym sprawdzać skrzynkę dwa razy dziennie – raz z samego rana, żeby zorientować się, czy czeka tam coś ważnego i pilnego, drugi raz po południu, kiedy przeznaczam więcej czasu na właściwą obróbkę. Nie jestem jeszcze w miejscu docelowym, nadal często zdarza mi się otworzyć skrzynkę w ciągu dnia, ale powoli, powoli, ziarnko do ziarnka..:)

Nie odpisuj na maile w swoim najbardziej produktywnym czasie. Każdy z nas ma porę dnia podczas której jego umysł pracuje na najszybszych obrotach – u mnie jest to zdecydowanie przedpołudnie i wczesne popołudnie (między 10 a 14). W tym czasie planuję sobie najważniejsze zadania kreatywne, które wymagają wypoczętego umysłu, większej koncentracji, świeżości. Pisanie maili zazwyczaj nie wymaga aż takiego skupienia i twórczego nastawienia, wiec spokojnie możesz je robić przed lub po swoim najbardziej produktywnym czasie. Ja zajmuję się tym najchętniej przed wyjściem z pracy, między 16 a 17:30.

Wyłącz powiadomienia o nowych mailach. Nie są Ci do niczego potrzebne, jedynie rozpraszają. Nie musisz reagować na każdego maila natychmiast. Sprawdź tutaj jak się pozbyć powiadomień.

mac-glasses

Włącz kolorowanie maili. Takie cuda są dostępne w outlooku. Możesz zaprogramować aplikację tak, żeby maile od różnych adresatów otrzymywały na wstępie różne kolory (np. maile od szefa – czerwone, maile od zespołu – zielone, maile od spamujących koleżanek – szare) lub były kolorowane w zależności od tego czy figurujesz wśród odbiorców, czy tylko na kopii (DW, CC). Osobiście nie korzystam, ale znam takich, którzy opanowali to narzędzie do perfekcji i je zachwalają. Gmail z kolei po odpowiednim ustawieniu automatycznie nadaje etykiety według preferowanych przez Ciebie kategorii.

Oswój się z tym, że Twoja skrzynka odbiorcza nie będzie pusta. Nie jestem fanką podejścia “inbox zero”, które zakłada, że na koniec każdego dnia nie powinnam mieć w skrzynce odbiorczej żadnego maila. Pewnie zależy to od specyfiki pracy, w moim przypadku nie jest to wykonalne, chyba, że pracowałabym dwa razy więcej, albo przestała robić inne, ważniejsze rzeczy. Powtarzam sobie zawsze, że nie jestem “e-mail managerem” i odpowiadanie na wiadomości nie jest moim pierwszoplanowym obowiązkiem, to tylko forma komunikacji. Lubię porządek, więc sterta nieprzeczytanych maili mnie mierzi, ale znalazłam w sobie wytrwałość, żeby się z tym uczuciem oswoić.

Archiwizuj. Moje drzewko folderów w archiwum jest dość mocno rozbudowane, kategoryzuję maile według tematyki, tak, żeby móc je potem łatwo i szybko odnaleźć. Nie zostawiam “na później” maili w skrzynce odbiorczej – dzięki temu jestem w stanie utrzymać względny porządek.

photo-1456472821979-5120d02321ab

No i najważniejsze zostawiłam na koniec.

Każdego maila otwieraj raz. Dawniej zostawiałam maila w skrzynce odbiorczej nawet po przeczytaniu – jeśli wymagał ode mnie jakiegoś działania, na które w danym momencie nie miałam czasu. Żeby nie zapomnieć. Teraz zamiast tego używam dwóch narzędzi: tasków/zadań i kalendarza. Na wszelkie większe zadania rezerwuję sobie od razu czas. Dzięki temu znam swój plan i mam jasność, co do realnych terminów. Jeśli jest to krótkie zadanie, albo wymaga kontaktu z kimś z mojego zespołu – zapisuję je na liście tasków/zadań i przywołuję przy najbliższej okazji. Z większością członków zespołu mam cykliczne spotkania, 90% tematów może do tego czasu poczekać.

Na koniec – pamiętaj, że to Ty kontrolujesz maile, a nie one kontrolują Ciebie. Są wyłącznie narzędziem, które ma Ci pomóc, a nie przeszkadzać. Jeśli tak nie jest – zastanów się, które z powyższych sposobów mogłyby pomóc. A może masz jakieś inne pomysły? Chętnie skorzystam!

Spodobał Ci się ten artykuł? Bardzo mi miło! Zostaw koniecznie komentarz i podaj dalej!