Skuteczność w działaniu – 6 ważnych nawyków

 

Skuteczność to sprawianie, że rzeczy się dzieją. To wcielanie planów w życie i sięganie po zamierzone efekty. To osiąganie wyników poprzez podejmowanie kluczowych działań, doprowadzanie spraw do końca. To jedna z bardzo pomocnych i wartościowych cech. Jesteś ciekaw, jak zwiększać swoją skuteczność poprzez proste nawyki? W takim razie zapraszam do lektury.

 

Nawyk 1: precyzja

 

Precyzja w formułowaniu celów, zadań do wykonania, pytań, na które szukamy odpowiedzi, zamierzonych efektów kieruje nasze skupienie na właściwe tory. Bo jeśli chcesz doprowadzić do końca wybrane przedsięwzięcie, to nie wystarczy, że będziesz “coś robić”. Wiele razy słyszałam takie usprawiedliwienie: przecież od 3 tygodni zajmuję się tym tematem po osiem godzin dziennie. To nie moja wina, że nie ma jeszcze efektów. “Robienie czegoś”, żeby uspokoić sumienie nie wystarczy. Chodzi o to, by robić te WŁAŚCIWE rzeczy. To one doprowadzą Cię najkrótszą ścieżką do zamierzonych wyników.

Jeśli od początku masz stuprocentową jasność co do kierunku w którym zmierzasz – nie błądzisz po omacku i nie tracisz czasu na kluczenie po bocznych uliczkach bo “może akurat trafisz na odpowiedź”. Żeby uzyskać tą jasność – zadawaj sobie właściwe pytania:

 

 

Co chcę osiągnąć?

Z jakiego powodu to dla mnie ważne?

Co jest mi potrzebne, by to osiągnąć?

Jakie bariery muszę pokonać?

Jakie zasoby i umiejętności mogę wykorzystać?

Po czym poznam, że mi się udało?

 

 

Powtarzaj to ćwiczenie za każdym razem, gdy czujesz, że zbaczasz z wyznaczonego kierunku, gdy się gubisz. Albo po prostu powtarzaj je regularnie, by nie tracić  z oczu nadrzędnego celu. Sztuka tkwi jednak nie tylko w zadawaniu  właściwych pytań, ale też w odpowiadaniu na nie w precyzyjny sposób.

 


Wrogowie precyzji

Rutyna. Nie zastanawiam się co i po co robię, bo robię to od zawsze.

Generalizacja. Nazywam coś tak szeroko, że właściwie nie wiem, o co mi chodzi.

Pośpiech. Nie poświęcam czasu na precyzyjne odpowiedzi, lecę działać po omacku.

Brak skupienia. Chcę zrobić od razu wszystko i wszędzie, zamiast podzielić działania na etapy.

Brak mierników sukcesu. Właściwie to nie wiem, po czym poznam, że osiągnęłam zamierzony efekt.

Mieszanie “co” z “jak”. Nie odróżniam celu samego w sobie, od środków, które pomogą mi tam dotrzeć.


 

Pracuj nad precyzyjnym formułowaniem myśli, celów i zadań, by poprawić skuteczność. Kilka pomocnych technik znajdziesz w tym wpisie. Chcesz przetestować swoje postępy? Przedstaw swój plan lub pomysł osobie, która kompletnie nie zna się na tym, czym się zajmujesz. Dosłownie w kilku zdaniach. Jeśli po takiej wypowiedzi zrozumie, o co Ci chodzi i jak zamierzasz tam dotrzeć, a nie zna przecież całego zaplecza, które tkwi w Twojej świadomości – gratuluję, wyraziłeś się prosto i precyzyjnie. Jeśli nie, trenuj podobne wypowiedzi na głos. Gdy słyszysz tylko to, co potencjalnie usłyszeliby inni (bez wszystkich dygresji we własnej głowie), zaczynasz formułować myśli znacznie jaśniej.

 

Nawyk 2: mały wysiłek, duży efekt

 

Wielkie przedsięwzięcia i zmiany porywają do działania. Wizja, że coś będzie od tej pory zupełnie inaczej motywuje, żeby podnieść się z kanapy. Ale często tak samo szybko jak się podniosłeś, opadasz na nią ponownie, bo wielkie przedsięwzięcia i zmiany wymagają jeszcze większego wysiłku. Nie tylko Twojego, ale też ludzi dokoła. A może być tak, że w tym momencie po prostu Was na niego nie stać. I przedsięwzięcie umiera tak szybko i efektownie, jak się narodziło.

Jest jednak alternatywne podejście. Aby krok po kroku zmierzać w obranym kierunku. Szukaj takich działań, które przy minimalnym wysiłku przyniosą maksymalny efekt. Nie ignoruj najprostszych rozwiązań, bo mimo, że nie zawsze spektakularne, są zazwyczaj bardzo skuteczne. Zanim zabierzesz się za kolejne wielkie przedsięwzięcie, poszukaj jak możesz je uprościć, aby nadal osiągnąć zamierzony efekt.

 

 Nawyk 3: co JA mogę z tym zrobić?

 

W drodze do realizacji Twoich celów na 100% pojawią się trudności, nie ma się co oszukiwać. Trzeba się na nie przygotować. Najgorsze co możesz zrobić w obliczu trudności, to potraktować je jako usprawiedliwienie do zawieszenia swoich starań. Zamiast siedzieć i czekać na cud (na przykład: ktoś inny przyjdzie i załatwi to za Ciebie) albo obarczać otoczenie winą za porażkę, zastanów się:

 

Co JA mogę w tej sytuacji zrobić, by posunąć się naprzód?

 

Nie masz władzy nad okolicznościami, decyzjami innych ludzi, trendami w gospodarce, prawem natury ani pogodą. Masz jednak władzę nad samym sobą. Wykorzystaj ją mądrze. Weź odpowiedzialność za swoje działania i poszukaj alternatywnych dróg, by dotrzeć do założonego kierunku. Jak to mówią, jak nie drzwiami to oknem, a jak nie oknem to kominem. Wiem, że to dla Ciebie oczywiste, dlaczego więcj wciąż tego nie stosujesz?

 

Nawyk 4: jakie kluczowe zadania wykonam w tym tygodniu?

 

Mając dokoła nawet największy chaos, nie trać z oczu najważniejszego: kluczowych zadań do wykonania. Zamiast płynąć z nurtem coraz to nowych obowiązków i oczekiwań – wybierz działania, które podejmiesz i poświęć im większość swojej energii. Zdecyduj, w co zainwestujesz czas.

Raz na tydzień wracaj do swoich nadrzędnych celów.  Przeglądaj przedsięwzięcia i projekty, sprawdzaj postępy i zastanawiaj się, co dalej. Jaki powinien być Twój kolejny krok, by dotrzeć tam, dokąd zmierzasz. Te kluczowe zadania wpisuj do swojego kalendarza, dzieląc je na mniejsze bloki. A po przyjściu do pracy nie zastanawiaj się  “za co by się tu dziś zabrać”, tylko otwórz kalendarz i wykonaj to, co zaplanowałeś.

 

Nawyk 5: czas na myślenie, czas na różności, czas na przygotowanie

 

Są trzy rzeczy, które powinny znaleźć się w Twoim kalendarzu, aby poprawić skuteczność działania: czas na myślenie, czas na różności, czas na przygotowanie. Inaczej albo w ogóle nie znajdujesz na nie przestrzeni, albo robisz to niesystematycznie, kosztem innych ważnych zadań.

 

Czas na myślenie to ta godzina w ciągu tygodnia, kiedy poświęcasz się refleksji nad nawykami 1 – 4. Siadasz w skupieniu, przeglądasz swoje cele i status ich realizacji. Zastanawiasz się, jakie działania w ciągu najbliższych kilku tygodni są najważniejsze. Rozważasz, co można zrobić lepiej, prościej, taniej. Analizujesz efekty swoich działań. Myślisz, czego powinieneś się nauczyć, by poprawić swoją skuteczność i satysfakcję z pracy. Gdzie jesteś aktualnie najbardziej potrzebny i możesz dodać najwięcej wartości. Jak podejść do nowych i starych wyzwań. Jak rozwiązać toczące się konflikty.

Znajdujesz też chwilę na prześledzenie szerszego kontekstu w jakim pracujesz – w jakiej sytuacji finansowej są Twoi partnerzy, na czym im zależy, co ich spowalnia i utrudnia działanie, jak to się ma do Twoich celów. Na koniec przeglądasz swój kalendarz i zastanawiasz się, czy konieczne będą w nim jakieś zmiany, żeby dobrze wykorzystać czas.

 

Czas na różności. Jeśli duże zadania wypełniają tydzień po brzegi, a ciągle napływają te mniejsze, często nieplanowane, to kiedy znaleźć czas na ich realizację? Najczęściej niestety rzucamy się na nie w pierwszej kolejności, z błędnym przekonaniem “ogarnę to szybko i będę mieć spokojną głowę, by zająć się ważnym projektem”. Tyle, że schodzi nam na tych małych zadaniach znacznie więcej czasu niż planowaliśmy, a w międzyczasie – napływają kolejne.  Niekończąca się historia.

Aby jej uniknąć – zaplanuj z góry w kalendarzu czas na realizację małych zadań. Nie rzucaj się na nie bez ładu i składu, tylko wyznacz moment w ciągu dnia lub tygodnia, kiedy poświęcisz im uwagę. Owszem – zostanie Ci trochę mniej czasu do dyspozycji, ale będziesz mieć rozsądny harmonogram i wykonalne terminy. Albo zobaczysz, że zadań jest zbyt wiele i któreś z nich musisz wyeliminować.

Raz na tydzień w moim kalendarzu trzy godziny zarezerwowane są właśnie na takie zadania ad hoc. Zawsze o tej samej porze. Omijam ten czas planując inne działania. To mój bufor na niezapowiedzianych gości. Od Ciebie zależy, czy zaplanujesz na nie godzinę dziennie, czy pół dnia raz w tygodniu. Ważne jednak, żebyś w ogóle zrobił na nie miejsce.

 


Drobne zadania zaplanowane w moim kalendarzu tak samo jak te większe:

Telefony do wykonania

Pisanie dłuższych maili

Odpowiadanie na krótkie prośby z innych zespołów

Wysyłanie inspiracji dla mojego zespołu

Sprawdzanie danych

Organizowanie większych spotkań

Krótkie rozmowy ze współpracownikami


 

Czas na przygotowanie. Profesjonalista zawsze przychodzi przygotowany. Czasem oznacza to przeczytanie wysłanych wcześniej materiałów, kiedy indziej samodzielne ich stworzenie. Dzięki temu nie marnujesz czasu swojego i innych. Dużym błędem jaki popełniałam w przeszłości było bezmyślne umawianie spotkań jedno po drugim. W efekcie do żadnego z nich nie byłam się w stanie porządnie przygotować. Jeśli do podjęcia była jakaś decyzja, nie kończyło się więc na jednym spotkaniu, bo okazywało się, że muszę jeszcze sprawdzić kilka danych przed jej podjęciem. Wiele razy uczestniczyłam też w spotkaniach, do których nieprzygotowana była prowadząca je osoba.

Nie popełniaj tego błędu, nie marnuj czasu. Popraw skuteczność planując w swoim kalendarzu czas, podczas którego przygotujesz się porządnie do nadchodzących spotkań – zarówno tych, których jesteś uczestnikiem, jak i tych, które prowadzisz. Pomyśl, czego potrzebujesz, aby kolejne spotkanie w ogóle nie było konieczne. Zainwestuj więcej wysiłku raz a dobrze, żeby zrobić krok naprzód w stronę realizacji swojego celu.

 

Nawyk 6: wykorzystanie zewnętrznej pamięci

 

O zakupach najczęściej przypominasz sobie w pracy, a o niewysłanym mailu – na zakupach. Nasz umysł spełnia swoje zadanie, alarmując nas o zadaniach do wykonania, jednak niekoniecznie wtedy, kiedy możemy coś z nimi zrobić. Założę się, że to znasz. Cały dzień powtarzasz sobie, że są imieniny cioci i trzeba zadzwonić do niej z życzeniami, a kiedy docierasz wieczorem do domu – zadanie ulatnia się z pamięci aż do następnego poranka, kiedy budzisz się z przerażeniem w oczach, że jak co roku… zapomniałeś.

Takie zadania, o których trzeba pamiętać, ale nie można ich wykonać od razu powodują duży dyskomfort. David Allen w swojej kultowej książce “Getting Things Done” nazywa je otwartymi pętlami, wywołującymi  nieustanny szum w głowie. Są jak mała torturka, wracając raz po raz w pamięci, ale jeśli nawarstwi się ich więcej – sumują się do pokaźnej tortury. Istnieje na nie jednak prosty sposób. Wystarczy, że zgrasz takie zadania na pamięć zewnętrzną (telefon, kalendarz, komputer, kartka papieru) i upewnisz się, że w odpowiednim momencie dostaniesz o nich automatyczne przypomnienie.

Wszystkie prywatne zadania do wykonania spisuję w smartfonowym notatniku albo kalendarzu (jeśli mają konkretną datę wykonania – wtedy mogę od razu dodać przypomnienie). W notatniku zazwyczaj tworzą mi się tematyczne listy takich zadań (do kupienia przy najbliższych zakupach, do wysłania, do sprawdzenia, do zarezerwowania). Ponieważ obie aplikacje zainstalowane są w telefonie, mam je zawsze przy sobie i mogę użyć kiedy tylko w głowie zaświta mi kolejne zadanie. W pracy robię dokładnie to samo, tyle, że z wykorzystaniem Outlookowego kalendarza. Kiedy wiem, że zadanie zostało zapisane i w odpowiednim czasie o sobie przypomni – mogę oczyścić pamięć i przestać o nim myśleć. Gdy nadchodzi odpowiednia pora, otwieram listę i wykonuję zadania po kolei.

Zarówno w pracy, jak i prywatnie pierwszeństwo daję elektronicznym narzędziom z prostej przyczyny – nie produkują śmieci. Nie tonę potem w papierkach. Kasuję stronę notatnika po wykonaniu zadań i jest gotowa do ponownego użycia. Poza tym, jak przystało na cyfro-niewolnika, nie ruszam się nigdzie bez telefonu komórkowego, nie ma więc ryzyka, że coś zgubię lub o tym zapomnę.