Mniej ale lepiej

Masz poczucie, że robisz bardzo dużo, ale spodziewane rezultaty nie przychodzą? Czujesz się zmęczony, przepracowany i zawalony miliardem spraw niemożliwych do opanowania? Czasem… albo nawet nie! ZAZWYCZAJ masz wrażenie, że jesteś jak ten chomik biegnący w kołowrotku, zamiast cieszyć się życiem? Szukasz magicznego sposobu, żeby wreszcie to wszystko ogarnąć, zrobić, rozmnożyć czas i zapanować nad wszechogarniającym chaosem?

To dobrze, ten post jest właśnie dla Ciebie. Mam dwie wiadomości – dobrą i złą. Zła jest taka, że nigdy nie zrobisz wszystkiego i nie rozmnożysz dostępnych godzin. Dobra mówi natomiast, że mimo to istnieje sposób, by poprawić Twoje rezultaty i jakość życia. Ten sposób to: mniej ale lepiej. Magiczna recepta na rozmnażanie czasu nie istnieje, istnieje jednak magiczne działanie i nazywa się ELIMINACJA. O tym prostym, ale potężnym koncepcie zwanym esencjalizmem (w rozumieniu organizacji, nie filozofii) przeczytasz w książce “Esencjalista” Grega McKeowna. Jest warta Twojej uwagi i czasu. To jedna z lektur, która na stałe zmieniła mój sposób myślenia i działania.

Jak pisze McKeown, cała sztuka dobrego wykorzystania czasu polega na skupianiu się na najważniejszych z naszego punktu widzenia zobowiązaniach. Co za tym idzie – eliminujemy z życia osobistego i pracy wszystkie zadania, które nie przybliżają nas do celów, są narzucone przez oczekiwania innych, nie są ważne, nie sprawiają nam przyjemności, nie rozwijają nas. Uff, trudna to sztuka, wiem coś o tym, bo za każdym razem gdy muszę komuś odmówić, czuję się z tym ŹLE. Mimo to z uporem maniaka trenuję się w tej umiejętności, inaczej zginęłabym pod stosem niezrealizowanych zadań.

 

 

Podsumowując

 

⇒ Otacza nas morze możliwości, sztuką jest nie rzucać się na wszystkie z nich, ale wybrać te najbardziej wartościowe i znaleźć na nie odpowiedni moment.

 

⇒ Kluczem do sukcesu będzie ustalenie, które zadania/możliwości/zobowiązania dodają najwięcej wartości. Następnie powinniśmy wyeliminować z listy “do zrobienia” pozostałe. Wiem, nie zawsze się da – rutynowe czynności czasem po prostu trzeba zrobić. Zamiast jednak z miejsca zaprzeczać – przyjrzyj się uważnie, ile faktycznie jesteś w stanie wyeliminować! Wierz mi, będzie tego sporo.

 

⇒ Problemem nie jest niezdolność do podjęcia decyzji “co jest ważne”, ale brak czasu, żeby się nad tym zastanowić – potrzebny jest czas na myślenie.

 

⇒ Warto praktykować mówienie “nie”.

 

⇒ Nie obawiaj się, że asertywność zniszczy Twoją reputację – najprawdopodobniej będzie wręcz przeciwnie. Wyselekcjonowane rzeczy zrobisz lepiej i niczego nie zawalisz. Twoja reputacja się poprawi.

 

Początki praktykowania esencjalizmu są trudne, przygotuj się na to. Decyzja, by nie korzystać z każdej pojawiającej się możliwości (choć wszystkie są takie kuszące!), nie zgadzać się na wszystko i nie wszystkiego się podejmować przychodzi łatwo, ale weź to człowieku potem wyegzekwuj względem siebie! Muszę Ci w tym miejscu zareklamować wynalazek pod tytułem “czas na myślenie”. To oczywiste, powiesz, jednak czy na pewno? No cóż – przynajmniej nie dla mnie. W pewnym momencie zdałam sobie sprawę, że w pracy biegam ze spotkania na spotkanie, odpisuję na maile, robię prezentacje, w domu oglądam, czytam, gotuję, piszę ale … i tu i tu właściwie ciężko mi znaleźć czas w którym po prostu się zastanawiam, czy robię właściwe rzeczy.

Kierowana radami bardziej doświadczonych kolegów i koleżanek oraz “Esencjalistą” wprowadziłam taki czas na myślenie na stałe do mojego kalendarza (raz w tygodniu godzina w pracy, pół godziny w domu). Oczywiście jak tylko przyszedł ten moment, kiedy miałam zaplanowane “myślenie” wydało mi się ono stratą czasu, bo przecież maile się piętrzą (jak zwykle), a jutro jest ważne spotkanie (jak zwykle). Zdyscyplinowałam się jednak i “zaczęłam myśleć”.

Nie pamiętam, kiedy byłam tak pełna energii, pomysłów i jasności co do moich celów, jak po tej “przemyślanej” godzinie. Od razu zabrałam się do przeplanowania kalendarza, eliminując z niego wszystkie spotkania i zadania, które nie przynosiły wartości dodanej. Dołożyłam za to nowe pozycje, które wcześniej nie miały nawet szansy przyjść mi do głowy. Zweryfikowałam, czy zbliżam się do rezultatów, których oczekuje ode mnie szef, czy poświęcam każdej z działek wystarczająco dużo czasu i energii, czy wykonuję kluczowe zadania. Szok. Jedna godzina zmieniła tak wiele!

 


Godzina na myślenie w pracy:

jakie są moje aktualne cele i jak wyglądają dotychczasowe rezultaty

czy podejmuję właściwe działania, żeby zrealizować cele

co działa, a co nie działa

czy każdemu z celów poświęcam odpowiednią ilość czasu i uwagi

czy mam jakieś nowe pomysły, które chcę wdrożyć w życie

czy mój zespół ma jasność co do celów, czy komunikuję im, czego od nich oczekuję

w jakich obszarach chcę się rozwinąć


Godzina na myślenie w domu:

czy jestem szczęśliwy

czego teraz najbardziej potrzebuję

jak będę pielęgnować najważniejsze dla mnie relacje

jakie są moje największe marzenia i kiedy/jak planuję je zrealizować

czego chcę spróbować

co lubię robić i chcę robić częściej

z których zobowiązań chcę zrezygnować


 

Mimo, że początki praktykowania esencjalizmu są trudne, to jednak pierwsze efekty pojawiają się szybko. Wreszcie masz poczucie, że jesteś w stanie opanować swoje zadania. Możesz poświęcić odpowiednią ilość czasu na najważniejsze działania. Widzisz dobre rezultaty, bo zadbałeś o odpowiednią jakość. Nie gonisz w piętkę z miejsca w miejsce, ale decydujesz o tym, czym się zajmiesz. A wszystko zaczyna się, gdy zrozumiesz, że mniej ale lepiej to klucz do zarządzania czasem i energią.