Bądź konkretny i suń do przodu!

luwp6hzb2oo-alex-wigan

Rzeczywista sytuacja w pracy. Rozmawiam z koleżanką. Ona chce mnie przekonać do swojego pomysłu. Zdiagnozowała, że w jednym z obszarów działaliśmy do tej pory błędnie, nieefektywnie, niekonkurencyjnie. Przeanalizowała dużo danych, wypracowała rozwiązania i chce je wdrożyć. Potrzebuje mojej pomocy i zgody.

Je jednak kompletnie nie rozumiem jej zamysłu. Jest pomysł, ale nie wiem, skąd się wziął. Nie łapię, dlaczego akurat ten nowy model ma być dla nas lepszy. Obie się frustrujemy. Ja – bo nie rozumiem, choć bardzo się staram. Ona, bo nie umie przekazać, o co jej tak naprawdę chodzi. Po obu stronach są dobre intencje, ale sposób komunikacji zawodzi.

I stąd właśnie wziął się ten dzisiejszy wpis. Taka sytuacja zdarzyła mi się już wielokrotnie. Doświadczyłam jej z obu stron – zarówno kiedy to mnie usiłowano coś przekazać, jak i wtedy, kiedy to ja nie umiałam wytłumaczyć drugiej osobie, w czym tkwi problem.

Do komunikacji mam podejście bardzo restrykcyjne – wierzę, że ciężar przekazania odpowiedniej wiadomości leży po stronie nadawcy. To on musi dostosować się do odbiorcy, upewnić, że mówi w zrozumiały sposób, prosto, konkretnie. To na nim spoczywa obowiązek dopilnowania, że zostanie właściwie zrozumiany. Oczywiście dla skutecznej komunikacji odbiorca musi słuchać i sygnalizować, co jest dla niego jasne, a co nie. Jednak prawidłowe i efektywne sformułowanie komunikatu to zadanie tego, od kogo on wypływa.

I wiesz, co według mnie jest najczęstszym błędem? Właśnie bycie niekonkretnym! Owijamy w bawełnę, mącimy, zmiękczamy przekaz, nie dochodzimy do sedna. A potem dziwimy się i irytujemy, że ktoś tego nie zrozumiał!

Dlaczego tak się dzieje?

  • bo bycie konkretnym nie jest łatwe! Żeby przekazać krótki i rzeczowy komunikat, trzeba się najpierw napracować, by go dobrze sformułować. Znasz ten cytat z Marka Twaina „Nie miałem czasu na napisanie krótkiego listu, więc napisałem długi”?
  • bo sami nie znamy odpowiedzi. To chyba najczęstsza przyczyna. Częściej myślimy na głos, dywagujemy, rozważamy, czekamy na podpowiedzi. To też jest czasem potrzebne, ale nie można tego robić non stop. Przychodzi taki czas, gdy trzeba podać odpowiedź, decyzję, diagnozę, pomysł. I wtedy warto być konkretym.
  • bo mamy różne style myślenia. Jak świat długi i szeroki nie znajdziesz 2 osób, które myślą w taki sam sposób. Są Ci logiczni, sekwencyjni, bazujący na faktach oraz Ci, którzy łączą je w nieszablonowy i kreatywny sposób, uwielbiają myśleć abstrakcyjnie, kierują się intuicją. Jedni z drugimi nigdy efektywnie się nie porozumiają, jeśli nie nauczą się dostosowywać komunikacji do sposobu myślenia drugiej strony. I tu bardzo pomaga konkret.
  • bo boimy się „walić prosto z mostu”. Zarówno wobec bliskich, jak w wobec szefa w pracy – nie jest łatwo powiedzieć wprost zwłaszcza gorzką prawdę. Łatwiej jest dryfować wokół problemu. Ale w ten sposób nigdy go nie rozwiążesz, frustracja będzie narastać, a relacja psuć się dalej. Zastanów się, jak zamiast tego powiedzieć konkretnie i delikatnie w czym rzecz (np. w cztery oczy, a nie na zebraniu, mówiąc co TOBIE się nie podoba, a nie co DRUGA OSOBA robi źle itp).
  • bo lubimy gadać. Większość ludzi wręcz ubóstwia, im więcej – tym lepiej. Po co więc ograniczać się do jednego zdania, kiedy mogę powiedzieć piętnaście? Poczuję się wtedy taka mądra i ważna, że mam tyle do przekazania. Tyle, że zazwyczaj njbardziej szanujemy tych, którzy mówią mało, ale za to do rzeczy.

5gdmvqdfz6i-mark-galer

No to teraz dla równowagi wymienię kilka powodów, dla których według mnie warto być konkretnym:

Bycie konkretnym zwiększa szansę na sukces. W dowolnym obszarze. Nazwanie zjawisk, które stoją nam na drodze, albo które są dla nasz szansą pozwala nad nimi pracować. Skupiamy się na tym co istotne, kierujemy tam swoją energię i czas. Jeśli nie wiemy, o co w ogóle chodzi – strzelamy na oślep, a szansa, że trafimy jest znacznie mniejsza.

To samo tyczy się planu działania – sformułowanie go w jasny, konkretny i precyzyjny sposób sprawi, że następnym razem gdy się pogubimy i do niego zajrzymy – będziemy dokladnie wiedzieć, jak wrócić na właściwe tory.

Bycie konkretnym zwiększa skuteczność komunikacji. Ludzie zapamiętuję zazwyczaj niewielki ułamek tego, co do nich mówimy. Założę się, że zdarzało Ci się bywać na spotkaniach, wykładach, konferencajach, z których wychodziłeś zastanawiając się „ale o czym to właściwie było”? Na drugi dzień zapominałeś, że w ogóle brałeś udział w takim wydarzeniu. Nie powtarzaj tego błędu. Jeśli Twój przekaz będzie dla innych jasny, a do tego zwięzły, zwiększasz szansę nie tylko na bycie zrozumianym, ale i zapamiętanym.

Bycie konkretnym prowadzi do jasnych oczekiwań. Czy to w pracy, czy w życiu prywatnym, każda moja relacja do tej pory znacząco się poprawiała, kiedy sama zyskiwałam jasność co do moich oczekiwań wobec niej i komunikowałam te oczekiwania drugiej stronie. I vice versa. Wiedza, że dane oczekiwania nie mogą być spełnione też jest według mnie lepsza, niż wieczna szarpanina.

Bycie konkretnym zwiększa motywację. Znasz cel, wiesz, co zrobić, by do niego dotrzeć. Nie tracisz czasu na kręcenie się w kółko, teoretyzowanie, z którego nic nie wynika. Działasz, widzisz pierwsze rezultaty, motywacja rośnie, działasz dalej.

Bycie konkretnym w dłuższej perspektywie obniża negatywne emocje w relacjach. Nawet jeśli na krótką metę może być nieprzyjemne, często burzy zastany porządek, to jednak na dłuższą metę oczyszcza atmosferę, klaryfikuje potrzeby stron, przeciwdziała frustracji.

Bycie konkretnym idzie w parze z wizerunkiem osoby kompetentnej. Inni ludzie też nie lubią tracić czasu. Szukają wiedzy i odpowiedzi u osób, które oferują „mięso”, a nie luźne dywagacje, przemyślenia, gadają od rzeczy byle dużo. Osoby konkretne postrzegane są jako odważne, zdeterminowane, inteligentne.

ylgtmdb7r1o-paulo-brandao

No dobrze, bycie konkretnym ma swoją wartość, ale… jak się tego nauczyć? Nieliczna grupa osób ma tą umiejętność od urodzenia, inni naturalnie nabywają ją w doświadczeniu, obszerwując, że skuteczność ich komunikacji znacząco się wtedy poprawia. Co jednak z tymi, którzy jeszcze nie posiedli takiej zdolności? Wyobraź sobie – szukałam kilka dni temu w sieci po polsku i angielsu wskazówek, ćwiczeń, podpowiedzi i nie znalazłam nic! A to według mnie jedna z kluczowych kompetencji.

Trochę uczą nas tego w szkole, ale potem – cicho sza! Radź sobie człowieku sam. No więc jak już dotarło do mnie, że nie znajdę materiałów na ten temat, postanowiłam sama stworzyć kilka podpowiedzi. Poniżej znajdziesz więc mój mini poradnik pod tytułem „Jak być konkretnym?”.

 

  1. Postaw pytanie, przeanalizuj zagadnienie, a następnie podsumuj wnioski w kilku punktach

To jest mój podstawowy sposób na trening konkreciarstwa. Za każdym razem, gdy mam do czynienia z bardziej rozległym zagadnieniem, zaczynam od postawienia sobie pytania, na które szukam odpowiedzi. Czasem jest bardziej ogólne, czasem całkiem wąskie. Dopiero potem zabieram się do analizy. Kiedy już dobrnę do potrzebnych wniosków – spisuję je w kilku prostych punktach. Nie na 40 slajdach prezentacji, nie w 20 stronach raportu, naprawdę w kilku punktach. Tak, żeby móc je przekazać dowolnej osobie na korytarzu w dwie minuty.

 

  1. Nazwij zjawiska

Większość z nas ma tendencję do wypowiadania się w sposób opisowy, zamiast nazywać zjawiska za pomocą odpowiednich pojęć, specjalnie w tym celu stworzonych. Te pojęcia są szczególnie przydatne w języku branżowym. Kiedy pracujesz w danym środowisku, możesz bez wahania posługiwać się jego żargonem, by uprościć i skonkretyzować wypowiedź. Zamiast zatem opisywać – nazwij. Druga osoba, która też zna specyficzny język, na pewno zrozumie szybciej i łatwiej, co masz na myśli.

Po drugie – pojęcia są zazwyczaj częścią schematów, a te pomagają porządkować. Handlowcy i marketingowcy na przykład bardzo często budują modele sprzedażowe w oparciu o słynny marketing mix i 4P – product (produkt), placement (dystrybucja), price (cena), promotion (promocja). Ten sam schemat pozwala potem definiować obszary niekonkurencyjnie lub te, w których jest jeszcze duży potencjał rozwoju. Fachowe nazwanie deficytów w jednym z obszarów za pomocą odpowiednich pojęć uporządkuje myślenie i skieruje działanie na właściwe tory.

 

  1. Zdefiniuj słowa klucze

Budując na poprzednim punkcie, oprócz właściwego nazywania zjawisk, warto też zastanowić się nad słowami-kluczami, które powinny znaleźć się w naszym podsumowaniu, czy wypowiedzi. Mam tu na myśli zarówno rzeczowniki (co? z czym jest problem? jaki jest cel? czego brakuje?), przymiotniki/przysłówki (jak oceniam sytuację? jaki jest pożądany status? jak to się ma stać?), jak i czasowniki (jakie działania należy podjąć?).

Słowa – klucze nadają ton wypowiedzi, już z nich samych odbiorca powinien zrozumieć jej sens. Kiedy przystępujesz do jej konstruowania, zastanów się i wypisz słowa klucze, którymi chcesz się posłużyć.

taxsj3jhoma-tim-stief

 

  1. Zrozum cel komunikatu, jakich informacji potrzebuje rozmówca i wydestyluj je

Ten krok z kolei pomaga mi, gdy przygotowuję się do przekazania komunikatu innej osobie lub osobom. Zanim zrobię cokolwiek innego – zastanawiam się, jaki właściwie jest cel mojego komunikatu (proszę o pomoc, akceptację, chcę poinformować, wezwać do działania), a następnie zastanawiam się, jakich informacji będzie potrzebował odbiorca, by zareagować w pożądany sposób. Co więcej – ustalam, jakie informacje są niezbędne, a nie jakie mogłyby się przydać, ale nie są konieczne – destyluję absolutne minimum. Pomaga mi w tym kolejny krok.

Uwaga! Często gubi nas założenie, że inni mają tą samą wiedzę, informacje i ocenę co my, tymczasem zazwyczaj jest dokładnie odwrotnie! Na komunikat musimy spojrzeć ZAWSZE z perspektywy drugiej strony i odpowiednio go dostosować. To nasza odpowiedzialność.

 

  1. Zaplanuj wiadomość, spisz ją na kartce i zredaguj

To bardzo przydatna umiejętność, której nauczyłam się jakiś czas temu. Wykorzystuję najczęściej przed pisaniem jakiegokolwiek raportu lub tworzeniem prezentacji. Nie idę na żywioł, bo wtedy zazwyczaj wychodzi coś innego, niż pierwotnie miało, gubię przesłanie. Spisuję więc najpierw to, co chcę przekazać i do tego dobieram odpowiednie materiały. Nawet jeśli masz do przekazania krótką wiadomość, ale nie jesteś konkreciarzem – zachęcam do jej spisania.

Kiedy już to zrobisz, poproś kogoś o przeczytanie i komentarz. Albo zrób to samemu i zastanów się, czy ta wiadomość będzie zrozumiała dla pracownika z innego działu, na innym poziomie organizacyjnym, dla Twojej babci (abstrahując od fachowego słownictwa). Jeśli nie – to znaczy, że trzeba ją uprościć. Przede wszystmi, wykreśl z niej wszystkie słowa, które nie są tam absolutnie konieczne dla zachowania sensu.

 

  1. Mów prostymi zdaniami

Dzieci mają tą wspaniałą cechę, ale dorosłym z różnych powodów zaczyna wydawać się, że im język bardziej kwiecisty, a zdania wielokrotnie złożone – tym będą uchodzić za mądrzejszych. A jest dokładnie odwrotnie. Bardzo często proste zdanie wypowiedziane normalnym językiem wybrzmi bardziej dosadnie i da mocniejszy impuls do działania niż skomplikowana przemowa.

Ćwicz zatem z uporem maniaka formułowanie wypowiedzi z pomocą prostych zdań. Polecam pisanie (np. bloga), bo częso nie zdajesz sobie nawet sprawy w jak skomplikowany sposób mówisz. A kiedy przeczytasz akapit, który wyszedł spod Twojej ręki, zrozumiesz jak wiele w nim niepotrzebnych ozdobników. Ja byłam bardzo zaskoczona. Jeśli nie masz czasu na bloga, spróbuj listów, pamiętnika, dziennika, czytaj zawsze przed wysłaniem swoje maile, albo po prostu skocz do punktu 3 i zapisz to, co chcesz powiedzieć na najbliższym spotakniu.

Jeśli masz ochotę poszerzyć wiedzę w tym obszarze – zachęcam do lektury „Fast text”. Zaczerpnęłam z niej wiele praktycznej wiedzy – na przykład przestałam używać słów, które najczęściej nic nie wnoszą do komunikatu jak: właściwie, pewna, w pewien sposób, jakkolwiek, swojego rodzaju itp.

lha5ewdwwe4-alice-donovan-rouse

 

  1. Zaprzyjaźnij się z listami

Kocham listy, podpunkty, myślniki. To dla mnie najszybszy sposób porządkowania myśli, zanim podzielę się nimi z innymi. „Zgrywam” je z głowy, sprawdzam, czy są kompletne, porządkuję w odpowiednią kolejność i dopiero potem przekazuję. Dzięki temu niczego nie pomijam. Tworząc listy z biegiem czasu zaczniesz też „mówić listami”, w formie punktów. Dzięki temu odbiorcom będzie łatwiej za Tobą nadążyć.

 

  1. Odpowiadaj jednym zdaniem

To nie lada sztuka, zwłaszcza dla tych, którzy lubią gadać. Ale i świetny trening. Załóż sobie, że danego dnia odpowiadasz na pytania tylko jednym zdaniem. Niewykonalne? Na początku może się tak wydawać. Potem dojdziesz do wniosku, że większość komunikatów można zmieścić w 3 słowach.

To ćwiczenie nauczy Cię po pierwsze zwracać większą uwagę na to, co mówisz, a po drugie przemyśleć wypowiedź, zanim wypłynie ona z Twoich ust.

 

      9.  Zadawaj sobie pytanie „o co mi właściwie chodzi?” zanim zadadzą Ci je inni

Po prostu. Bądź pewien, że masz odpowiedzi, zanim zaczniesz rozmawiać z tymi, którzy ich od Ciebie oczekują. Przygotuj się, żeby być w stanie krótko wytłumaczyć w czym tkwi problem, szansa, trudność. Dopóki Ty nie wiesz jak ma brzmieć wiadomość – nie będziesz w stanie przekazać jej innym.

 
10.  Unikaj generycznych stwierdzeń

Jeśli powiesz “jesteśmy niekonkurencyjni” albo “muszę poprawić wizerunek” to wiesz, w czym tak na prawdę tkwi problem i jakie trzeba podjąć kroki, żeby zmienić sytuację? Nie masz zielonego pojęcia! Bo są to tak szerokie, pojemne i mało konkretne stwierdzenia, że mogą znaczyć wszystko i… nic. Niestety często wpadamy w ich pułapkę i powtarzamy je na ślepo, bo taka aktualnie panuje moda, albo podobnych wyrażeń używa nasz szef.  Tylko że one ani o krok nie przybliżają nas do realizacji celów. Jeśli już postawisz taką ogólną diagnozę, zadaj sobie zaraz pytanie “a co to dokładnie oznacza?” albo “co konkretnie muszę zmienić?” by sprecyzować komunikat i działania.

 

      11.  Ćwicz

Zwięzła i konkretna komunikacja to umiejętność jak każda inna. Można się jej nauczyć, trzeba ćwiczyć. Gorąco zachęcam, by zacząć od obserwacji samego siebie, spisania lub nagrania kilku swoich wypowiedzi, oraz zebrania informacji zwrotnych od paru osób, najlepiej takich, z którymi nie komunikujemy się na co dzień. Partner, czy koleżanka z biurka obok pewne zdążyli już przyzwyczaić się do naszego sposobu formułowanie wypowiedzi i trudniej im będzie dać obiektywną perspektywę.

Te początki w ćwiczeniach nie są łatwe – wiem, sama przechodziłam. Możesz poprosić o pomoc kogoś, kto będzie dawał Ci znać o postępach i zwracał uwagę na gorsze momenty. Najważniejsza jest jednak obserwacja samego siebie. Kiedy zaczniesz podchodzić do komunikacji bardziej świadomie, z łatwością dostrzeżesz, czy druga osoba Cię rozumie i czy łapie, co chcesz jej przekazać.

Zauważ też, jak formułujesz wypowiedzi, decyzje, wnioski i wiadomości w swojej głowie – czy masz tam konkretne odpowiedzi, przejrzystą strukturę? Jeśli nie, próbuj uporządkować myśli. Zazwyczaj z bałaganu w głowie bierze się bałagan w komunikacji.

 

  • Doskonały tekst 🙂
    Właśnie jestem w temacie, bo w piątek idę na szkolenie Crucial Conversations 🙂