Feedback – paliwo rozwoju

photo-1453487021979-5b739b2849f4

Feedback cenna rzecz, warto o niego prosić, warto też go dawać. Pozwala nam się rozwijać, poprawiać współpracę wewnątrz zespołu, rozwiązywać sytuacje konfliktowe, budować relacje. Z kilku powodów niestety ludzie nie sięgają po niego chętnie i często, a szkoda – bo wiele tracą. Te powody to najczęściej:

Brak czasu. To najczęściej stosowana wymówka, pisałam o tym ostatnio w poście. Jeśli jednak nie zainwestujesz czasu i energii w poprawę swojej sytuacji, to ona się nie zmieni. Oczekiwany cud nie przyjdzie. Dlatego tak bardzo zachęcam do wygospodarowania w każdym tygodniu chociaż pół godziny na przemyślenie spraw, autorefleksję, poznanie nowych narzędzi i feedback właśnie. Jeśli Twoja sytuacja obecnie nie jest dla Ciebie satysfakcjonująca – zastanów się, jak chcesz ją zmienić i co jest potrzebne, by tam dotrzeć. Feedback to podstawa, by zrozumieć dokładnie punkt startowy.

Lęk przed oceną. Proszenie o feedback wiąże się oczywiście z ryzykiem, że usłyszymy coś, czego nie chcemy. Przeglądnięcie się w oczach innych bywa bolesne, bo nie widzą nas dokładnie tak, jak my sami siebie. I właśnie o to chodzi. Właśnie ta inna perspektywa jest dla nas cenna, pozwala zwrócić uwagę na aspekty, które wcześniej kompletnie pomijaliśmy.

Tylko jak sobie poradzić z lękiem przed usłyszeniem kilku cierpkich słów? Po pierwsze uświadom sobie, że to co myśli o Tobie druga osoba, nie zmienia tego, kim jesteś. Mówi Ci jednak, jak jesteś odbierany. Po drugie, przygotuj się, że nie zawsze dostaniesz sam lukier i potraktuj kwaśne feedbacki jako szansę na rozwój i zmianę, nie jako powód do załamania. Nie ma na świecie osoby, która byłaby dla wszystkich idealna i Ty też nie będziesz. Czerp radość z faktu, że feedback i to co z nim potem zrobisz wzbogaci Cię.

Po trzecie – praktykuj go regularnie. Jeśli na samą myśl cierpnie Ci skóra, zacznij od osób, które darzysz większym zaufaniem. Poproś ich, żeby zbalansowały swój feedback – na przykład, by wymieniły 3 rzeczy, w których jesteś według nich dobry i jedną, nad którą powninieneś popracować. Z czasem sięgaj po feedback osób, z którymi nie łączą Cię bliskie relacje, aż wejdziesz na najwyższy (i zarazem według mnie najcenniejszy) poziom i poprosisz o opinię osoby, z którymi pracuje albo żyje Ci się źle. Właśnie odkrywając ich punkt widzenia (z zachowaniem dystansu, niekoniecznie musisz wszystko brać sobie do serca) możesz najbardziej poszerzyć perspektywę.

Nie potrzebuję, już jestem świetna. Są tacy, którzy uważają, że informacja zwrotna jest im do niczego niepotrzebna, bo już są we wszystkim świetni. Sama miałam takie okresy w życiu i karierze, wydawało mi się, że pozjadałam wszystkie rozumy. Na szczęście zrozumiałam, że to nieprawda, a moment w którym spocznę na laurach z przekonaniem o własnej wspaniałości będzie pierwszym krokiem do regresu mnie jako osoby. Z pewnością są obszary, w których jesteś świetny i możesz uczyć innych. Zapewne są też takie, w których idzie Ci nieco gorzej. Warto zdawać sobie z nich sprawę, a nie ma lepszego narzędzia, by je poznać, niż autorefleksja i feedback.

Dobra, skoro już wiemy dlaczego ten feedback jest ważny i pomocny, to teraz chciałam Ci przekazać 3 rzeczy:

1. ZAWSZE dawaj pozytywną informację zwrotną, gdy ktoś robi coś dobrze

2. Dawaj konstruktywny feedback, gdy ktoś nawala

3. Regularnie proś o feedback rozmaite osoby, zaczynając od tych, z którymi nie układa Ci się najlepiej

Przyjrzyjmy się każdemu z tych punktów po kolei.

photo-1450137532707-68fa794ee7f9

Dawaj pozytywny feedback

Jeśli zapamiętasz jedną rzecz z tego artykułu, niech to będzie właśnie ten akapit. Dawanie pozytywnej informacji zwrotnej to kluczowa umiejętność do budowania dobrych, głębokich relacji. Przyłapuj ludzi na robieniu czegoś dobrze i mów im o tym. To nic nie kosztuje, trwa krótko a buduje zarówno obdarowywanego, jak i Ciebie. Nie ma dla mnie bardziej motywującego momentu, niż ten, gdy ktoś z własnej woli i bez większego powodu mówi mi, że jestem w czymś świetna. Nie zakładaj, że druga osoba “już to wie”, najwyżej utwierdzisz ją w tym przekonaniu i na 100% wywołasz dobre emocje.

Miłosz Brzeziński napisał całą książkę na ten temat – zachęcam do lektury “Głaskologii”. Autor przytacza w niej uroczą metaforę kubeczka czekolady, który każdy z nas ze sobą nosi. Pozytywna interakcja (dobry uczynek, słowo, gest) sprawia, że do kubeczka tej drugiej osoby dolewamy czekolady. Kiedy przychodzi gorszy moment i pojawia się tarcie – mamy uskładane u tej osoby tyle czekolady (czyli mamy na tyle silną relację), że przechodzimy przez kryzys bez szwanku, “kapitalizujemy” tą relację. Jeśli więc zaniedbujesz ten obszar i nie chwalisz innych – tracisz.

Usłyszałeś ostatnio od kogoś dobre słowo na swój temat? Pamiętasz jakie to uczucie? Założę się, że urosły Ci skrzydła! A kiedy ostatnio zdarzyło Ci się sprawić komuś w ten sposób radość? Nie przepuszczaj okazji, by powiedzieć innym, co robią dobrze. Mówimy oczywiście o szczerym feedbacku, nie o podlizywaniu się. Zachęcam też do lektury posta o budowaniu dobrych relacji.

Dawaj konstruktywny feedback

Ktoś zachowuje się według Ciebie nieodpowiednio? Zaniedbuje obowiązki? Nie radzi sobie w określonej dziedzinie? Nie obgaduj go za plecami ani nie prychaj sam do siebie, że mógłby się w końcu poprawić, tylko daj mu feedback! Nie oczekuj, że ktoś zmieni zachowanie wobec Ciebie, jeśli nie powiesz mu otwarcie, że obecne Ci nie odpowiada. Jak mawiał Einstein szaleństwem jest robić wciąż to samo i oczekiwać różnych rezultatów.

Kiedyś w świecie informacji zwrotnych królowała tak zwana “kanapka”. Żeby negatywny feedback został dobrze odebrany i nie zdemotywował odbiorcy, należało go opakowywać w dwie pozytywne informacje “przed” i “po” tej negatywnej. Na przykład: Jesteś świetna w nawiązywaniu kontaktów z klientami, musisz jednak popracować nad prezentowaniem ofert. Ogólnie jestem jednak zadowolona z Twojej pracy. W praktyce nigdy nie stosuję kanapki, bo po pierwsze ten ostatni człon brzmi sztucznie, a po drugie informacja zwrotna robi się zbyt zawiła, odbiorca może nas nie zrozumieć.

Mam jednak swoje zasady w temacie udzielania feedbacku:

Zaraz po wydarzeniu. Nie czekam z przekazaniem go tydzień czy dwa, bo druga osoba zdąży dawno zapomnieć o okolicznościach i będzie jej dużo trudniej zrozumieć, o co mi chodzi. Przekaż informację zwrotną od razu po wydarzeniu, ale …

… najpierw przemyśl. Niestety nie raz i nie dwa zdarzyło mi się dać feedback “na gorąco” i prawie zawsze tego żałowałam. Kiedy jesteśmy w emocjach po nieprzyjemnej lub irytującej sytuacji stajemy się nieobiektywni i nie komunikujemy się spokojnie. Dlatego zachęcam, by wziąć kilka głębokich oddechów, odczekać godzinę lub dwie aż emocje opadną i dopiero zabrać się do przekazywania informacji zwrotnej. Warto też przemyśleć komunikat, ustrukturyzować go, zamiast wyrzucać z siebie co ślina na język przyniesie.

Wybierz 1-2 konkretne obszary i je nazwij. Z doświadczenia wiem, że wtedy feedback przynosi skutek. Jeśli wymienimy całą litanię rzeczy do poprawy, po pierwsze sami prosimy się o wniosek, że zwyczajnie nie lubimy delikwenta, bo wszystko robi według nas źle, a po drugie i tak nikt nie zacznie nagle pracować nad 17 rzeczami jednocześnie. Koniecznie zadbaj o nazwanie obszarów, w których wymagana jest poprawa, mów konkretnie, nie owijaj w bawełnę, bo inaczej nie zostaniesz w ogóle zrozumiany.

Najlepiej na przykładzie. Najprostszą i najlepszą metodą, by rozmówca nas dobrze zrozumiał jest podanie przykładu sytuacji, w której zaobserwowałeś dane zachowanie. Rozmawiaj na konkretach, nie na opiniach.

Nie wycofuj się. Kiedy już powiesz co masz do powiedzenia, najdzie Cię pewnie pokusa, by trochę złagodzić przesłanie, wycofać się, zwłaszcza jeśli druga strona nie przyjęła Twojego komunikatu najlepiej. Nie rób tego, spowodujesz tylko konfuzję. Przemyśl dobrze feedback zanim go dostarczysz, a kiedy to zrobisz po prostu zamilknij i daj drugiej stronie zareagować. Nie rozmywaj przekazu – w końcu nie po to go dawałeś, by go wycofać.

W cztery oczy. Chwalić najlepiej w większym gronie (by inni słyszeli – to dodatkowa gratyfikacja), a ganić zawsze w cztery oczy. Nie zamierzasz przecież nikogo poniżać, nie chcesz, żeby druga osoba straciła twarz przed resztą zespołu i poczuła się fatalnie. Tą zasadę niestety też zdarzyło mi się złamać i doprowadziło to głównie do zabicia motywacji zamiast pozytywnych zmian. Wyciągnęłam wnioski.

Nic na siłę. Dając feedback powiedz, co zauważyłeś w drugiej osobie i jaką to wywołało w Tobie reakcję. Postaraj się być konkretny, ale nie kategoryczny. Rozmówca może nie chcieć przyjąć Twojego komentarza i jest to jego święte prawo. Nie wdawaj się w dyskusje, ani kłótnie. Jeśli widzisz, że wzrasta napięcie, powiedz, że taki jest Twój punkt widzenia, prosisz o przemyślenie i tyle. Nikogo nie można zmienić wbrew jego woli, co więcej powinniśmy skupić się na zmienianiu siebie, nie innych.

3 pozytywne na jeden negatywny. Nie stosuję wprawdzie “kanapki”, ale dbam o to, żeby nie serwować danej osobie w kółko negatywnych informacji zwrotnych. Staram się jak najczęściej wspominać o rzeczach, które doceniam. Zależnie od mojej relacji z daną osobą oraz okoliczności stosuję dwie techniki – albo w jednej wypowiedzi wymieniam najpierw rzeczy, które działają świetnie, a potem 1-2, które wymagają poprawy, albo rozdzielam w czasie komentarze pozytywne od negatywnych. Jak mówię, że jest dobrze, to nie wkładam łyżki dziegciu, a jak mówię że jest źle, to nie cukruję. Pierwsza technika sprawdza się, kiedy ktoś poprosi mnie o kompletny feedback na jego temat, a druga jest lepsza na co dzień, w konkretnych sytuacjach.

A photo by Andrew Small. unsplash.com/photos/FDJ371PeyhY

Proś o feedback dla siebie

Rzeczowa i konstruktywna informacja zwrotna to paliwo rozwoju. Pierwszym krokiem powinna być autorefleksja, ale potem warto też przyjrzeć się sobie z perspektywy innych. Być może nie zdajesz sobie nawet sprawy z części obszarów, w których postrzegają Cię jako eksperta, a także z takich, które powinieneś poprawić? Nawet jeśli z częścią opinii się nie zgadzasz, zastanów się, na podstawie jakich sytuacji, zachowań zostały zbudowane. Poszerzasz w ten sposób samoświadomość.

Ponieważ ludzie (niestety) niechętnie udzielają feedbacku sami z siebie – warto ich o to raz na jakiś czas prosić. Zacznij od bliskich osób, szefa, kolegów z zespołu. Potem zaczerpnij opinii u osób, z którymi masz do czynienia rzadziej, kończąc na tych, z którymi jest Ci ewidentnie nie po drodze. Paradoksalnie, zachowując odpowiedni dystans – to właśnie od nich nauczysz się pewnie najwięcej. Każdy z nas ma zazwyczaj określony repertuar zachowań, reakcji. Jeśli nie ma takiej potrzeby – nie zmieniamy ich, bo ani to wygodne ani konieczne. Otaczamy się ludźmi, którzy myślą i zachowują się podobnie. Jednak całkowita zmiana perspektywy i spojrzenie na siebie oczami kompletnie innej osoby potrafi być bardzo wzbogacające.

Każdy feedback staram się przyjmować z ciekawością i otwartością. Nie przybieram obronnej postawy i nie neguję (to naturalna reakcja, kiedy ktoś mówi coś, czego nie chciałam usłyszeć), po prostu dziękuję za zwrócenie uwagi na tą kwestię i rozważam. Nie wdaję się w dyskusję. Z niektórymi uwagami kompletnie się nie zgadzam i nie podejmuję na ich bazie żadnego działania. Niektóre otwierają mi oczy. Przyjmowanie feedbacku z klasą wobec drugiej osoby i siebie samego to sztuka, która przychodzi z doświadczeniem.

Zachęcam, by o feedback prosić bez okazji przynajmniej raz na pół roku, a także po ważnych lub nowych dla nas wydarzeniach – prezentacji przed dużą grupą osób, kluczowym spotkaniu, zakończonym projekcie. Zobaczysz, jak wiele możesz się dzięki temu nauczyć.