Efektywna organizacja pracy – 6 sekretów

photo-1453928582365-b6ad33cbcf64

Niedawno podzieliłam się tutaj moim największym sekretem efektywnej organizacji pracy, czyli skupieniem na celach. Odkrycie go było kamieniem milowym, zarówno w rozwoju kariery zawodowej, jak i równowagi pomiędzy życiem prywatnym a pracą. Jest jednak jeszcze kilka zasad uzupełniających, które pozwalają mi pracować efektywnie i cieszyć się z realizacji kolejnych zadań. Dzisiaj zamierzam przybliżyć właśnie te zasady, może i w Twoim przypadku okażą się przełomowe?

Robię raz, a dobrze

Jeśli rozpoczynam jakieś zadanie, staram się je doprowadzić od razu do końca. Oczywiście po drodze czekają na mnie pułapki, na przykład natrafiam na trudną do podjęcia decyzję, muszę zebrać dodatkowe informacje, skonsultować się ze współpracownikami, albo zwyczajnie mam już dość ślęczenia nad jednym i tym samym. Mimo to nie odkładam tych czynności na później, ale staram się wykonać je od razu. Gdy zadanie jest bardzo złożone i wiem, że nie uporam się z nim na raz, dzielę je na etapy, które traktuję jak pojedyncze zadania. Jeśli z jakiś powodów odstąpię od tej zasady i jednak przerwę – planuję od razu termin, kiedy dokończę.

Dlaczego tak mi na tym zależy? Po pierwsze nie marnuję czasu na przypominanie sobie gdzie skończyłam poprzednim razem. Chcąc nie chcąc, część informacji ulatuje mi z głowy jeśli przerwę. Po drugie – jeśli zadanie nie jest przyjemne, muszę zmobilizować się tylko raz by zacząć, a nie zbieram się do tego samego kilka kolejnych dni w tygodniu. Walczę też z prokrastynacją (“to trudne i nie wiem jak to zrobić, więc zajmę się najpierw czymś łatwiejszym”). No i wreszcie, sprawne ukończenie zadań motywuje mnie do dalszej pracy, jestem z siebie zwyczajnie zadowolona. Ponoć ludzie dzielą się na tych, którzy lubią rozpoczynać nowe projekty i tych, którzy lubią je kończyć. Ja zdecydowanie zaliczam się do tych drugich.

photo-1456324463128-7ff6903988d8

Myślę, jaki ma być efekt końcowy…

… i jak dotrzeć do niego najmniejszym wysiłkiem. Robię to zanim jeszcze do czegokolwiek się zabiorę. Dzięki temu mogę zaplanować swoją pracę, zamiast rzucać się na pierwsze lepsze czynności, które wcale nie doprowadzą mnie do założonego celu. Ta zasada pomaga mi szczególnie przy czynnościach rutynowych. Naturalnym odruchem jest wykonać je tak jak poprzednio lub tak jak zawsze, tylko czy to na prawdę doprowadzi nas do realizacji zadania?

Postawienie pytania “co i dlaczego powinnam zrobić” bardzo pomaga również jeśli współrealizuję projekty z innymi. Często jeden z członków zespołu ma jakiś pomysł i chce jak najszybciej wcielić go w życie. Jeśli mam wątpliwości, czy to koniecznie, zadaję pytanie “do czego nam to potrzebne? jakiego spodziewamy się efektu?”. Takie podejście zdecydowanie lepiej skłania do powtórnej refleksji, niż najmocniejsze argumenty. Zdarza nam się dojść do wniosku, że dany pomysł, mimo że na pierwszy rzut oka świetny i oczywisty, nie przyniesie jednak wystarczającej wartości dodanej i zostaje skreślony.

Jeśli stwierdzenie “dotrzeć do końca najmniejszym wysiłkiem” zabrzmiało w Twoich uszach jak bumelanctwo (a la “jak pracować, żeby się nie napracować”), to nic bardziej mylnego! Według mnie im prostsze rozwiązania i narzędzia wybieramy, tym lepiej! Pomagają nam zaoszczędzić czas, który możemy potem spożytkować na inne zadania. Nie widzę nic złego w stawianiu najprostszej drogi ponad tą bardziej skomplikowaną. Wręcz przeciwnie – traktuję to jako swój obowiązek. Firmy w której pracuję nie interesuje ile czasu spędzę nad realizacją zadania, nie ma to kompletnie żadnego znaczenia. Liczy się efekt, który osiągnę. Tylko on ma bezpośrednie przełożenie na wzrost sprzedaży, zwiększenie zysków. Nie chodzi o to, żeby robić, ale żeby zrobić.

Mimo to spotykam wiele osób, którym wydaje się, że jakość ich pracy mierzona jest ilością wysłanych maili, długością prezentacji, godzin spędzonych na spotkaniach. Według mnie jest dokładnie odwrotnie: wszystko, co nie jest konieczne, żeby zrealizować zadanie w dobrej jakości, to zasoby, których nie powinniśmy marnować. Ten czas i energię możemy poświęcić na coś innego. Od prostoty do lenistwa i bumelanctwa jest daleka droga.

photo-1438302439441-82e18f791f5e

Eliminuję przerwy w kalendarzu…

…lub je wykorzystuję. Pisałam już o tym w poście o efektywnych spotkaniach. Nic mnie tak nie denerwuje, jak dzień poszatkowany spotkaniami, pomiędzy którymi mam półgodzinne przerwy. To za mało czasu, żeby zrealizować dłuższe zadania. Jeśli zbierze się tych przerw kilka – to też za dużo czasu, żeby go tak po prostu zmarnować. Pierwsze co robię, bo staram się takie przerwy eliminować. Przesuwam terminy spotkań, tak żeby zaczynały się po sobie, albo zapełniam przerwy innymi spotkaniami, które i tak planowałam odbyć, przesuwając je na przykład z kolejnego dnia.

Wolę przesiedzieć jeden dzień na spotkaniach, a drugi mieć całkiem wolny, niż oba poszatkowane. Ponoć znacznie łatwiej utrzymać skupienie pracując w większych blokach nad zadaniami tego samego typu, bez przełączania się pomiędzy różnymi typami czynności (np. zajęcia kreatywne to inny typ niż odpisywanie na maile). Ta zasada się u mnie sprawdza, planuję zatem zadania jednego typu w dłuższych blokach czasowych, nawet całodniowych.

Jeśli jednak nie mam możliwości wyeliminowania przerw pomiędzy spotkaniami, staram się je wykorzystać, realizując w nich krótsze czynności. Wpisuję je do kalendarza, nawet jeśli to błahostki w stylu “odpisz na maila”, “przemyśl agendę spotkania”, czy “zadzwoń do dentysty”. Po pierwsze wtedy o nich nie zapominam, po drugie, mam motywację, żeby faktycznie je zrealizować, a nie przepuścić czas przez palce. Moje najczęstsze “wypełniacze” przerw to:

telefony do wykonania

maile do napisania

tematy do przemyślenia

materiały do przeczytania

zadania do zaplanowania

Większość z nich zajmuje 5 – 30 minut, nadają się zatem idealnie. No i nie muszę w innym terminie przerywać dłuższych czynności, żeby się nimi zając.

photo-1448932284983-0c7b152eba33

Robię listę zadań…

…i zaczynam od najważniejszego/najtrudniejszego. Wiem, to nic oryginalnego, ale z ręką na sercu – robisz tak? Jeśli nie, to koniecznie spróbuj. Robienie listy po pierwsze “zdejmuje” z mojej głowy balast psychiczny pod tytułem “muszę o wszystkim pamiętać”. Zgrywam to na pamięć zewnętrzną i mogę skupić się na realizacji. Po drugie – widzę, jak przedstawiają się zadania na dany dzień, które z nich mogę “upchnąć” w przerwach pomiędzy spotkaniami (patrz poprzedni punkt), a na które powinnam zaplanować większy blok czasu.

Na tym etapie podejmuję też decyzję, które zadania przesunę na inny termin, a z których w ogóle zrezygnuję. Szacuję realnie czas potrzebny na poszczególne czynności i zawsze planuję tak, by zmieścić się w regulaminowych godzinach pracy. Nawet jeśli czasem jakieś zadanie się wydłuży – jest to wyjątek od reguły. Jeśli jednak już na tym etapie podejmowałabym ambitne decyzje realizacji zbyt dużej liczby zadań – wychodziłabym z biura po 14 godzinach, albo wściekała się na siebie, że nie zrealizowałam założonego planu i mam opóźnienie.

Dlaczego zaczynam od najważniejszego albo najtrudniejszego? Po pierwsze dlatego, że rano najlepiej mi się myśli. Po drugie, trudne lub obszerne zadania mamy tendencję przesuwać w nieskończoność. Po trzecie, jeśli do południa uporam się z najobszerniejszymi sprawami – wzrasta moja motywacja, jestem z siebie zadowolona. Muszę jednak przyznać, że zdarza mi się odstępować od tej reguły i czasem “na rozgrzewkę” rozpoczynać dzień od przyjemnych zadań, a dopiero potem brać byka za rogi. Nie jestem w końcu robotem, we wszystkim najlepiej zachować zdrowy rozsądek.

photo-1452457750107-cd084dce177d

Planuję zadania w kalendarzu

Do elektronicznego kalendarza wpisuję nie tylko spotkania, ale także wszystkie większe zadania do wykonania. Często wskakują tam też całkiem małe sprawy, o których nie chcę zapomnieć w ciągu kolejnych dni (“umów się do lekarza”, “odpisz szefowi na maila”). Planowanie w skali konkretnego dnia zazwyczaj rozwiązuję listą, jeśli jednak patrzę na cały tydzień – kalendarz jest znacznie wygodniejszy. Przewagą jest to, że mogę od razu zarezerwować określoną ilość czasu na dane zadanie.

Ponieważ inni widzą mój kalendarz – nie wrzucają w tym terminie spotkań. Panuję w tym sposób całościowo nad swoim czasem i łatwiej mi utrzymać dyscyplinę. W kalendarzu jak wiecie ląduje również mój czas na myślenie, czas na planowanie, przygotowanie różnych materiałów. Jeśli czeka mnie gorący okres, wpisuję tam właściwie każdą czynność, która zajmuje co najmniej 15 minut. Jeśli mam akurat luźniej – nie jestem aż tak restrykcyjna.

Wiem, że nie wszystkim odpowiada tak rygorystyczne planowanie swojej pracy. Dla mnie jest jednak idealne i przynosi dobre efekty. Najlepiej spróbować i samemu ocenić efekty. Jeśli Twoim problemem są “złodzieje czasu” – myślę, że ta metoda będzie pomocna.

photo-1438302292089-1bfacb810383

Nie stosuję zasady “inbox zero”

Obowiązek kończenia każdego dnia pracy pustą skrzynką odbiorczą jest teraz niezwykle popularny. Szczerze mówiąc nie znam jednak nikogo, komu stosowany rygorystycznie wychodzi na zdrowie. Nie zrozum mnie źle – staram się na bieżąco procesować maile, nie robię sobie zbyt dużych zaległości i trzymam porządek w Outlooku. Nie jest to jednak dla mnie cel sam w sobie bo…maile to tylko narzędzie. Jeśli danego dnia mam sporo ważnych spraw do załatwienia, nie będę poświęcać mojego czasu na odpoczynek, tylko po to, żeby mieć pustą skrzynkę. Jeśli czeka w niej jakaś ważna wiadomość, wymagająca szybkiej interwencji – zajmę się nią. Ale jeśli mam ślęczeć przed laptopem do 20:00 tylko po to, żeby zrealizować sztywną zasadę … no to nie:).

Wiem, że niektórzy źle się czują, kiedy piętrzą im się niezałatwione sprawy, według mnie jednak na pewnym etapie trzeba się do tego przyzwyczaić. Ja też tego nie lubię, jestem perfekcjonistką, chcę mieć porządek. Ale nie kosztem mojego zdrowia i czasu wolnego. Prawda jest taka, że im dalej Twoja kariera będzie się rozwijać, tym więcej będzie spraw, których nie zmieścisz w standardowym czasie pracy. Czy na prawdę chcesz odpuszczać dla nich coraz więcej czasu przeznaczonego dla rodziny, realizacji zainteresowań, odpoczynku, rozwoju, zabawy? Jeśli nie postawisz w odpowiednim czasie granicy, to najprawdopodobniej źle się to skończy. Ale spokojnie, odpuszczanie mniej ważnych zadań można wytrenować. Trzeba tylko chcieć.

Jestem bardzo ciekawa, jakie są Twoje sposoby na efektywną pracę? Koniecznie podziel się nimi w komentarzach. Ten temat mogę chyba nazwać moim hobby, niesamowicie mnie fascynuje. Jeśli moje sposoby przypadły Ci do gustu – wypróbuj je i koniecznie podziel się nimi z innymi, którzy mają trudności z efektywną organizacją pracy, siedzą po godzinach. Kto wie, może to będzie właśnie ten konieczny impuls do zmian?

 

  • Jane599

    Niby nic odkrywczego, ale zebrane w jednym miejscu 😉

  • No masz racje, bo ja uważam, że najprostsze rozwiązania są najlepsze, jeśli tylko stosowane w praktyce:) a w codziennej gorączce łatwo o nich zapomnieć. Pozdrawiam!